Si votre entreprise a des informations politiques stockées sous forme de PDFs dans Documents, vous pouvez désormais convertir les fichiers éligibles en Politiques. Cela rend les informations disponibles pour One, afin que les employés puissent poser des questions et obtenir des réponses basées sur les politiques de votre entreprise.
Vue d'ensemble
Factorial peut détecter des PDFs ressemblant à des politiques stockées dans Documents publics et suggérer de les convertir en Politiques.
La détection est basée sur l'IA et conservatrice : rien n'est converti automatiquement. Un administrateur examine toujours et confirme la conversion avant qu'une Politique ne soit créée.
Cette fonctionnalité est utile lorsque :
- Les informations politiques sont déjà stockées sous forme de PDFs dans Documents
- Vous souhaitez que les employés puissent poser des questions à One à propos de ces informations
- Vous souhaitez conserver vos documents existants tout en rendant leur contenu disponible dans des Politiques
- Vous souhaitez éviter de recréer manuellement des politiques qui existent déjà sous forme de documents
Seuls les PDFs stockés dans l'espace Public sont éligibles pour la détection.
Comment utiliser
Créer une Politique à partir d'un nouveau téléchargement
- Dans votre barre latérale, allez à Documents
- Accédez à l'onglet Public
- Cliquez sur Télécharger des fichiers et téléchargez un PDF
- Si Factorial détecte que le fichier peut contenir une Politique, une suggestion de créer une Politique apparaît
- Choisissez l'action qui convient le mieux à vos besoins :
- Créer uniquement la Politique
- Télécharger uniquement le document
- Créer la Politique et télécharger le document
- Si vous créez une Politique, examinez le contenu converti et complétez les paramètres de la Politique
- Publiez la Politique
Convertir des PDFs de politiques existants
- Dans votre barre latérale, allez à Documents
- Accédez à l'onglet Public
- Cherchez la bannière montrant les PDFs que Factorial a détectés comme des Politiques potentielles
- Cliquez sur la bannière pour examiner les documents détectés
- Dans la fenêtre de révision, sélectionnez un document
- Examinez ou changez la catégorie de Politique suggérée
- Sélectionnez à qui la Politique s'applique
- Si nécessaire, activez un accusé de réception pour la Politique
- Examinez le contenu converti
- Publiez la Politique
Une fois publiée, le PDF original reste dans Documents et est lié à la nouvelle Politique. Il est jamais supprimé.
Important : Seuls les utilisateurs ayant la permission Gérer le manuel de l'entreprise peuvent voir la bannière affichant les PDFs détectés comme politiques.
Si un document a été détecté mais que le contenu converti n'est pas correct, examinez la version convertie par rapport au PDF original avant de publier. Vous pouvez modifier le contenu converti si nécessaire avant de créer la Politique.
Si vous avez écarté ou traité un document et que vous ne le voyez plus dans les suggestions, c'est normal. Les documents qui ont déjà été traités sont marqués afin que vous ne soyez pas invité à les examiner à nouveau.
Si One ne peut pas répondre à une question d'une Politique convertie, assurez-vous que la Politique a été créée et publiée avec succès. Si le problème persiste, contactez l'équipe de support.
Conseils et meilleures pratiques
- Examinez le contenu converti avant de publier. La détection et la conversion par l'IA aident à gagner du temps, mais vous devez toujours confirmer que la Politique reflète fidèlement le document original.
- Utilisez des catégories de Politique et des publics clairs. Cela aide à garder vos Politiques organisées et garantit que les bonnes personnes peuvent y accéder.
- Conservez vos documents originaux. Le PDF original reste disponible dans Documents après conversion, donc vous n'avez pas à vous soucier de perdre le fichier source.
- Utilisez des Politiques pour les informations que les employés doivent poser. Une fois converti, le contenu peut être lu par One et utilisé pour répondre aux questions des employés.
- Ne vous inquiétez pas des suggestions répétées. Les documents que vous avez déjà traités sont marqués, donc Factorial ne vous invitera pas à examiner le même document à nouveau.
- Les images sont converties en contenu de Politique. Cela permet d'inclure les informations contenues dans les images des documents pris en charge dans la Politique convertie.
FAQ
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Quels types de documents Factorial peut-il détecter ?
Factorial détecte des Politiques potentielles dans des fichiers PDF stockés dans les documents publics de l'entreprise. La détection est basée sur l'IA et prend en compte des informations telles que le nom du fichier et, lors de l'analyse des documents existants, une partie du contenu du fichier.
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Les documents sont-ils convertis automatiquement ?
Non. Factorial ne suggère que des documents qui peuvent être des Politiques. Un administrateur doit examiner et confirmer la conversion.
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Qui peut convertir un document en Politique ?
Les administrateurs ayant la permission Gérer le manuel de l'entreprise peuvent examiner les documents détectés et les convertir en Politiques.
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Que se passe-t-il avec le PDF original ?
Le PDF original reste dans Documents. Il n'est pas supprimé et est lié à la nouvelle Politique.
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Puis-je choisir à qui la Politique s'applique ?
Oui. Vous pouvez définir le public de la Politique en utilisant S'applique à. Tous est sélectionné par défaut.
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Puis-je exiger que les employés reconnaissent la Politique ?
Vous pouvez configurer optionnellement un accusé de réception lors de la création de la Politique.
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Puis-je modifier la Politique après qu'elle ait été convertie ?
Oui. Le PDF est converti en contenu de Politique modifiable, que vous pouvez examiner et ajuster avant de publier.
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Est-ce que One peut utiliser les Politiques converties pour répondre aux questions des employés ?
Oui. Une fois que le contenu est disponible en tant que Politique publiée, One peut le lire et l'utiliser pour répondre aux questions des employés.
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Est-ce que Factorial suggérera le même document à nouveau ?
Non. Les documents que vous avez déjà traités sont marqués afin que vous ne soyez pas invité à les examiner à nouveau.
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Les images dans un document peuvent-elles être converties en contenu de Politique ?
Oui. Les images sont converties en contenu de Politique dans le cadre du processus de conversion.