Se la tua azienda ha informazioni sulle politiche memorizzate come PDF in Documenti, ora puoi convertire i file idonei in Politiche. Questo rende le informazioni disponibili a One, così i dipendenti possono porre domande e ricevere risposte basate sulle politiche aziendali.
Panoramica
Factorial può rilevare PDF simili a politiche memorizzati in Documenti pubblici e suggerire di convertirli in Politiche.
Il rilevamento è basato sull'IA e conservativo: niente viene convertito automaticamente. Un amministratore esamina sempre e conferma la conversione prima che venga creata una Politica.
Questa funzionalità è utile quando:
- Le informazioni sulle politiche sono già memorizzate come PDF in Documenti
- Vuoi che i dipendenti possano porre domande a One su tali informazioni
- Vuoi mantenere i tuoi documenti esistenti rendendo il loro contenuto disponibile nelle Politiche
- Vuoi evitare di ricreare manualmente politiche che esistono già come documenti
Solo i PDF memorizzati nello spazio pubblico sono idonei per il rilevamento.
Come usare
Crea una Politica da un nuovo caricamento
- Nella tua barra laterale, vai a Documenti
- Accedi alla scheda Pubblica
- Fai clic su Carica file e carica un PDF
- Se Factorial rileva che il file può contenere una Politica, appare un suggerimento per creare una Politica
- Scegli l'azione che meglio si adatta alle tue esigenze:
- Crea solo la Politica
- Carica solo il documento
- Crea la Politica e carica il documento
- Se crei una Politica, rivedi il contenuto convertito e completa le impostazioni della Politica
- Pubblica la Politica
Converti PDF di politiche esistenti
- Nella tua barra laterale, vai a Documenti
- Accedi alla scheda Pubblica
- Cerca il banner che mostra i PDF che Factorial ha rilevato come potenziali Politiche
- Fai clic sul banner per rivedere i documenti rilevati
- Nella finestra di revisione, seleziona un documento
- Rivedi o modifica la categoria della Politica
- Seleziona a chi la Politica si applica
- Se necessario, abilita un riconoscimento per la Politica
- Rivedi il contenuto convertito
- Pubblica la Politica
Una volta pubblicata, il PDF originale rimane in Documenti ed è collegato alla nuova Politica. Non viene mai eliminato.
Importante: Solo gli utenti con il permesso di Gestire il Manuale Aziendale possono vedere il banner che mostra i PDF rilevati come politiche.
Se un documento è stato rilevato ma il contenuto convertito non è corretto, rivedi la versione convertita rispetto al PDF originale prima di pubblicare. Puoi modificare il contenuto convertito come necessario prima di creare la Politica.
Se hai scartato o gestito un documento e non lo vedi più tra i suggerimenti, questo è previsto. I documenti che sono già stati gestiti sono contrassegnati in modo che non ti venga chiesto di rivederli di nuovo.
Se One non può rispondere a una domanda proveniente da una Politica convertita, assicurati che la Politica sia stata creata e pubblicata con successo. Se il problema persiste, contatta il team di Supporto.
Consigli e migliori pratiche
- Rivedi il contenuto convertito prima di pubblicare. La rilevazione e la conversione dell'IA aiutano a risparmiare tempo, ma dovresti sempre confermare che la Politica rifletta accuratamente il documento originale.
- Utilizza categorie e pubblici chiari per le Politiche. Questo aiuta a mantenere le tue Politiche organizzate e garantisce che le persone giuste possano accedervi.
- Mantieni i tuoi documenti originali. Il PDF originale rimane disponibile in Documenti dopo la conversione, quindi non devi preoccuparti di perdere il file sorgente.
- Utilizza le Politiche per le informazioni di cui i dipendenti devono chiedere. Una volta convertito, il contenuto può essere letto da One e utilizzato per rispondere alle domande dei dipendenti.
- Non preoccuparti dei suggerimenti ripetuti. I documenti che hai già gestito sono contrassegnati, quindi Factorial non ti chiederà di rivedere lo stesso documento di nuovo.
- Le immagini vengono convertite in contenuto della Politica. Questo consente di includere le informazioni contenute nelle immagini all'interno dei documenti supportati nella Politica convertita.
FAQ
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Quali tipi di documenti può rilevare Factorial?
Factorial rileva potenziali Politiche in file PDF memorizzati nei Documenti pubblici dell'azienda. Il rilevamento è basato sull'IA e considera informazioni come il nome del file e, durante la scansione dei documenti esistenti, parte del contenuto del file.
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I documenti vengono convertiti automaticamente?
No. Factorial suggerisce solo documenti che potrebbero essere Politiche. Un amministratore deve rivedere e confermare la conversione.
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Chi può convertire un documento in una Politica?
Gli amministratori con il permesso di Gestire il Manuale Aziendale possono rivedere i documenti rilevati e convertirli in Politiche.
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Cosa succede al PDF originale?
Il PDF originale rimane in Documenti. Non viene eliminato ed è collegato alla nuova Politica.
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Posso scegliere a chi si applica la Politica?
Sì. Puoi impostare il pubblico della Politica utilizzando Si applica a. Tutti è selezionato per impostazione predefinita.
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Posso richiedere ai dipendenti di riconoscere la Politica?
Puoi configurare opzionalmente un riconoscimento durante la creazione della Politica.
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Posso modificare la Politica dopo che è stata convertita?
Sì. Il PDF viene convertito in contenuto della Politica modificabile, che puoi rivedere e regolare prima di pubblicare.
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Può One utilizzare le Politiche convertite per rispondere alle domande dei dipendenti?
Sì. Una volta che il contenuto è disponibile come Politica pubblicata, One può leggerlo e utilizzarlo per rispondere alle domande dei dipendenti.
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Factorial suggerirà di nuovo lo stesso documento?
No. I documenti che hai già gestito sono contrassegnati in modo che non ti venga chiesto di rivederli di nuovo.
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Possono le immagini in un documento essere convertite in contenuto della Politica?
Sì. Le immagini vengono convertite in contenuto della Politica come parte del processo di conversione.