Qu'est-ce que l'intégration DATEV RDS ?

DATEV RDS 1.0 (Rechnungsdatenservice 1.0) envoie vos dépenses approuvées Factorial, les données de facturation plus le reçu, directement dans la boîte de réception DATEV Unternehmen Online (DUO) de votre conseiller fiscal. Les enregistrements arrivent pré-codés avec des numéros de compte et des taux de TVA. Votre conseiller fiscal les examine, ajuste si nécessaire et les enregistre dans le grand livre. Contrairement à l'exportation de fichiers DATEV, il n'y a pas de fichier à télécharger ou à téléverser : Factorial pousse les données vers DATEV via son API.

Configuration de l'intégration

La configuration se compose de deux parties : ce que votre conseiller fiscal prépare du côté DATEV et ce que vous faites dans Factorial. L'intégration est destinée aux entités juridiques allemandes.

Du côté DATEV (votre conseiller fiscal)

• Commander le Rechnungsdatenservice 1.0. C'est un service DATEV distinct, commandé par votre conseiller fiscal via MyDATEV Mandantenregistrierung. La commande nécessite une SmartCard et s'effectue sur le mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer).
• Configurer Belege en ligne en mode "Erweitert". Les options "Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" et "Mit Kundenrechnungen arbeiten" doivent être "Erweitert". C'est ce qui permet à DATEV de transformer les données envoyées par Factorial en Buchungsvorschläge.
• Donner à la personne de connexion un accès en écriture. Dans Rechteverwaltung en ligne, elle a besoin du rôle "Belegverwaltung online — Schreibrechte" plus la permission pour Rechnungsdatenservice 1.0. Seul un administrateur DATEV (généralement le Kanzleiinhaber) peut accorder cela.
• Un SmartLogin ou SmartCard pour cette personne, afin de se connecter lors de l'étape de connexion. Si personne dans votre entreprise n'en a, demandez-le à votre conseiller fiscal.
• Un exercice fiscal (Wirtschaftsjahr) couvrant la période que vous exportez, avec son grand livre des comptes fournisseurs (Rechnungseingangsbuch). DATEV accepte également l'année immédiatement précédente dans les 12 mois suivant sa fin.
• Préparez votre Beraternummer et Mandantennummer (une Mandantennummer par entité juridique).

Du côté de Factorial

1. Configurer la comptabilité dans Factorial — votre plan comptable et la cartographie des catégories aux comptes doivent être en place, de sorte que chaque dépense porte un compte G/L.
2. Installer DATEV RDS 1.0 — ouvrez le Factorial Marketplace, trouvez DATEV RDS 1.0, cliquez sur "Installer pour l'entreprise", et suivez les étapes de configuration.
3. Connecter votre compte DATEV — entrez votre code consultant (Beraternummer), puis pour chaque entité juridique, sélectionnez son ensemble de données et entrez le code client (Mandantennummer). Vous serez redirigé vers la page de connexion de DATEV ; connectez-vous avec votre SmartLogin ou SmartCard. Répétez pour chaque entité juridique que vous souhaitez connecter.
4. Configurer vos comptes créditeurs de secours — le compte collectif des fournisseurs (pour les remboursements) et le compte pour les dépenses par carte payées par l'entreprise.
5. Vérifier le panneau de préparation — il indique si chaque ensemble de données peut recevoir un import et si vos comptes G/L cartographiés lui conviennent, et précise exactement quelles catégories ou comptes nécessitent une attention particulière.

Exportation des dépenses

1. Dans Dépenses, sélectionnez les dépenses approuvées à exporter et cliquez sur Exporter vers DATEV.
2. Factorial les regroupe par entité juridique et par mois comptable et les envoie à DATEV.
3. Suivez la progression dans le journal de traitement. Les enregistrements arrivent dans la boîte de réception DUO du conseiller fiscal (Belegablage), pré-codés.
4. Votre conseiller fiscal les examine, ajuste si nécessaire et les enregistre dans le grand livre.

Portée

L'intégration :

• Exporte les dépenses régulières, les kilomètres et les indemnités journalières.
• Les données circulent dans un sens : Factorial vers DATEV.
• One enregistrement accountsPayableLedger par dépense (ou un par taux de TVA lorsque la dépense a une répartition multi-taux).

Ce qui est envoyé

Les champs suivants sont synchronisés :

• Date et montant
• Compte G/L (Sachkonto) : de votre cartographie des comptes par entité juridique dans Factorial
• Compte créditeur (Personenkonto) : le compte de l'employé, ou le compte collectif des fournisseurs, pour les remboursements ; le compte de carte pour les dépenses payées par l'entreprise
• Taux de TVA 
• Texte de réservation, numéro de document, nom du fournisseur
• Devise et taux de change (le cas échéant)
• Centre de coût (KOST1)
• Fichier de reçu pour chaque dépense

Limitations

• Uniquement pour les entités juridiques allemandes.
• Nécessite la configuration comptable : les comptes G/L proviennent de votre cartographie des catégories aux comptes dans Factorial. Le panneau de préparation signale toute catégorie ou compte manquant ou ne correspondant pas à l'ensemble de données, avant l'exportation.
• Le côté DATEV doit être prêt : l'ensemble de données doit avoir la gestion des documents (Belege online) active, et la personne qui connecte DATEV (votre conseiller fiscal, ou l'utilisateur de l'entreprise qui détient le SmartLogin ou SmartCard) doit avoir la permission pour le service.
• Les corrections se font dans DATEV : les enregistrements arrivent dans la boîte de réception DUO pour que le conseiller fiscal les examine et les enregistre ; ils ne sont pas écrits directement dans le grand livre.
• Traitement de la TVA (codes BU) : non défini automatiquement au lancement. Le taux de TVA est envoyé, et votre conseiller fiscal saisit le traitement de la TVA dans DUO.
• Centres de coût : un KOST1 par enregistrement. KOST2 (Kostenträger) n'est pas encore couvert.