Comment fonctionne l'intégration du service de données de facturation DATEV ?

L'intégration envoie vos dépenses approuvées de Factorial à votre conseiller fiscal dans DATEV Unternehmen online. Chaque dépense arrive avec son reçu et est déjà attribuée à des comptes, donc votre conseiller fiscal n'a qu'à la vérifier et la comptabiliser.

• Les données ne circulent que dans un sens, de Factorial vers DATEV.
• Il n'y a pas de fichiers à télécharger ou à télécharger. Factorial envoie les données directement.
• L'intégration est disponible pour les entités juridiques en Allemagne.

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin dans Factorial

Plan : Dépenses avec comptabilité (comptes G/L). Vous avez la comptabilité si l'un de ces points s'applique :

• Vous avez des Dépenses sur le plan Entreprise, ou
• Vous avez des Dépenses sur le plan Business, plus Comptes Fournisseurs ou Achats sur le plan Business ou supérieur.

Aucune activation séparée par Factorial n'est nécessaire.

Configuration de la comptabilité : chaque catégorie de dépense doit être liée à un compte G/L (Sachkonto). Vous le faites dans les paramètres de comptabilité ou via One.

Qui peut faire quoi :

• Les administrateurs installent l'intégration et connectent DATEV.
• Les administrateurs et les responsables ayant la permission de gérer les dépenses peuvent transférer les dépenses.
• Créer le plan comptable et lier les catégories aux comptes G/L nécessite les permissions comptables (« Gérer les comptes de grand livre » et « Assigner des comptes de grand livre aux ressources »).

Ce qu'il faut convenir avec votre conseiller fiscal en premier

Parcourez cette liste ensemble avant de configurer quoi que ce soit :

• Quel client DATEV (Mandant) chaque entité juridique allemande inscrit, avec le numéro de conseiller et le numéro de mandant. Ceux-ci doivent correspondre aux données de comptabilité (Buchführungsbestand) dans DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• L'exercice fiscal : il doit exister dans DATEV, avec le bon livre activé pour cela :
  • Le Rechnungseingangsbuch (livre des factures entrantes) pour les dépenses remboursées et toute dépense qui ne va pas au Kassenbuch,
  • Kassenbuch en ligne si vous envoyez des dépenses de carte d'entreprise à un Kassenbuch.
• Plan comptable et longueur des comptes : SKR03 ou SKR04, et combien de chiffres un compte G/L a (par exemple 4).
• Attribution des comptes : quelle catégorie de dépense s'inscrit à quel compte G/L et centre de coûts, et quels comptes créanciers (Personenkonten) utiliser pour les remboursements et paiements par carte d'entreprise.
• TVA : Factorial envoie le taux et le montant de la TVA, mais pas la clé fiscale (BU-Schlüssel). Convenez de la manière dont votre conseiller fiscal gère la TVA dans DATEV.
• Qui commande le service et accorde l'accès dans DATEV (votre conseiller fiscal), et qui se connecte à DATEV depuis Factorial (voir ci-dessous).

Ce que votre conseiller fiscal configure dans DATEV

Votre conseiller fiscal fait cela une fois pour chaque client, dans MyDATEV Mandantenregistrierung, qu'il commence depuis DATEV Arbeitsplatz. Le guide étape par étape de DATEV est DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210).

Avant de commencer, le client a besoin du service (Leistung) Buchführung dans DATEV Arbeitsplatz, et la personne qui commande a besoin du bon « Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten » dans DATEV Rechteverwaltung en ligne.

1. Commander le service DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 sur le numéro de conseiller utilisé par le client (mandantengenutzte Beraternummer). Si le client en a déjà un, par exemple pour DATEV Unternehmen online, il est réutilisé ; sinon, un nouveau est créé. Un Kanzlei-Beraternummer ne peut pas être utilisé ici. Dans la même étape, votre conseiller fiscal choisit la personne de votre entreprise qui connectera Factorial et, si nécessaire, commande un DATEV SmartLogin pour elle. Votre entreprise reçoit l'ID SmartLogin et le code d'enregistrement par courrier.
2. Attribuer le modèle de droits (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” à cette personne. Seul un administrateur dans DATEV Rechteverwaltung en ligne peut le faire, soit lors de la commande, soit plus tard dans Rechteverwaltung en ligne.
3. Créer l'ensemble de données dans DATEV Belege en ligne avec le formulaire de traitement “Erweitert”, y compris l'exercice fiscal. Son numéro de conseiller et son numéro de mandant sont pris de la Leistung Buchführung. Un contrat séparé pour DATEV Unternehmen online n'est pas nécessaire juste pour recevoir les données.

La personne de l'étape 1 connecte Factorial avec son SmartLogin (ou une autre méthode de connexion DATEV, telle que mIDentity ou SmartCard).

Si quelqu'un du cabinet du conseiller fiscal transfère les dépenses à la place, votre conseiller fiscal commande simplement le service sur le numéro de conseiller utilisé par le client, et votre entreprise n'a pas besoin d'un SmartLogin. Le cabinet attribue le Rechtevorlage à son propre employé (Doc. No. 1018840), qui se connecte depuis Factorial avec son propre identifiant DATEV et a besoin d'accès à Factorial (voir la FAQ ci-dessous).

Si vous utilisez le Kassenbuch pour les cartes d'entreprise, votre conseiller fiscal active également DATEV Kassenbuch en ligne pour l'ensemble de données, crée un Kassenbuch pour le client et l'ouvre pour l'exercice fiscal actuel. DATEV n'ouvre pas automatiquement de nouvelles années de livre de caisse, donc cela doit être répété chaque année. Un Kassenbuch qui ne reçoit que des paiements par carte a besoin d'un solde d'ouverture, ou la vérification du solde négatif de DATEV désactivée. Belege en ligne avec le formulaire de traitement “Erweitert” est également nécessaire dans ce cas.

Configurer l'intégration

1. Installer l'intégration. Allez dans Marketplace, ouvrez DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 et cliquez sur Installer.
2. Connectez-vous à DATEV. Dans l'onglet Connection, cliquez sur Connect to DATEV et connectez-vous avec votre SmartLogin DATEV (ou une autre méthode de connexion DATEV, telle que mIDentity ou SmartCard).
3. Choisissez le client DATEV. Dans l'onglet Configuration, choisissez le client DATEV pour chaque entité juridique allemande. La liste ne montre que les clients auxquels vous avez accès dans DATEV.
4. Optionnel : ajouter des comptes créanciers. Dans l'onglet Rechnungseingangsbuch, entrez le compte créancier pour les remboursements (Kreditorensammelkonto) et, en option, celui pour les dépenses payées par l'entreprise. Vous pouvez également donner à chaque employé son propre compte créancier.
5. Optionnel : envoyer les dépenses de carte d'entreprise à un Kassenbuch. Dans l'onglet Kassenbuch, activez Export company card expenses to a Kassenbuch. Choisissez les cartes (carte de crédit d'entreprise, carte de débit d'entreprise ou Factorial carte) et entrez le nom du Kassenbuch exactement comme votre conseiller fiscal l'a nommé dans DATEV, par exemple “Factorial Karte”. Les dépenses remboursées vont toujours au Rechnungseingangsbuch.

Vérifiez que tout est correctement connecté

Dans l'onglet Connection :

• Status indique Connected.
• Autorisé par (DATEV) montre le nom de la personne que vous attendez.
• La connexion expire le indique jusqu'à quand vous pouvez transférer. Pour des raisons de sécurité, la connexion dure 11 heures. Vous serez invité à vous reconnecter si vous essayez de synchroniser après ce délai.

Dans l'onglet Configuration, chaque client montre son nom et ses numéros, un résultat de vérification pour chaque livre (le Rechnungseingangsbuch, et le Kassenbuch si vous en utilisez un) et quand il a été vérifié pour la dernière fois avec DATEV :

• Prêt : vous pouvez transférer.
• Besoin d'attention : vous pouvez transférer, mais certains comptes seront rejetés. Cliquez sur Show details pour voir lesquels.
• Impossible d'exporter : quelque chose manque dans DATEV. Le message vous dit quoi.

Vous pouvez voir et révoquer l'accès de Factorial dans DATEV sous Applications connectées.

Transférer les dépenses

1. Dans Dépenses, filtrez la liste pour les dépenses approuvées que vous souhaitez transférer et cliquez sur Sync to DATEV en bas de la page. Factorial transfère les dépenses affichées dans la liste ; sélectionner des dépenses individuelles ne change pas ce qui est envoyé.
2. Factorial les envoie à DATEV, regroupées par client et mois. Les mois de Kassenbuch sont envoyés un à un, du plus ancien au plus récent, donc un transfert couvrant plusieurs mois prend un peu plus de temps.
3. Vous pouvez voir l'état de synchronisation de chaque dépense directement dans Dépenses. Pour plus de détails, y compris les messages de DATEV, ouvrez l'onglet Processing log de l'intégration.

Ce qui est envoyé

Pour chaque dépense, Factorial envoie :

• date, montant et devise (avec le taux de change pour les devises étrangères),
• taux de TVA et montant,
• compte G/L et compte créancier,
• centre de coûts,
• nom du commerçant et ID TVA,
• numéro de facture et description,
• le reçu.

Que se passe-t-il dans DATEV

Dans Belege en ligne, les comptes sont déjà remplis : Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (le compte créancier) et le taux de taxe. BU reste vide, car la clé fiscale n'est pas envoyée.

1. Chaque dépense apparaît dans Belege en ligne dans DATEV Unternehmen online, avec le reçu joint. Elle est classée dans le Belegkreis que votre conseiller fiscal a configuré pour les factures entrantes (par défaut “Eingangsrechnungen”), sous le mois de la dépense.
2. Ses données de facture deviennent un Belegsatz dans le Rechnungseingangsbuch de Belege en ligne, liées au reçu et avec les comptes déjà remplis. Chaque téléchargement est listé sous Startseite Belege › Protokolle › Import › Importprotokoll anzeigen.
3. Votre conseiller fiscal met les Belegsätze à disposition de la comptabilité : sous Startseite Belege › Belege bereitstellen, il sélectionne le Belegstapel et clique sur Bereitstellen.
4. Dans DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, votre conseiller fiscal les récupère (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), crée des propositions de réservation (Buchungsvorschläge) sous Belege buchen, les vérifie, ajoute la clé fiscale si nécessaire et les comptabilise.

Si vous utilisez le Kassenbuch, les dépenses de carte d'entreprise apparaissent comme des entrées de caisse (Kassenbewegungen) dans DATEV Kassenbuch en ligne. Votre conseiller fiscal clique sur Festschreiben und Bereitstellen là-bas et les récupère de la même manière.

Factorial ne comptabilise jamais directement sur vos comptes. Si vous modifiez une dépense après l'avoir transférée, corrigez également le Beleg dans DATEV, puis marquez la dépense Accept as exported dans l'onglet Processing log afin que les transferts ultérieurs l'ignorent.

Limitations

• La clé fiscale de la TVA (BU-Schlüssel) n'est pas envoyée. Votre conseiller fiscal la définit dans DATEV.
• Les unités de coût (KOST2) ne sont pas encore prises en charge. Seuls les centres de coûts (KOST1) sont pris en charge pour l'instant.

FAQ

1. Mon conseiller fiscal a-t-il besoin d'accès à Factorial ?
   Non. Dans la plupart des cas, l'entreprise configure l'intégration et transfère les dépenses, tandis que votre conseiller fiscal travaille uniquement dans DATEV.
   Si votre conseiller fiscal doit également travailler dans Factorial, un administrateur les ajoute de l'une des deux manières :
   1. En tant qu'employé de votre entreprise, ou
   2. En tant qu'utilisateur externe de votre compte Factorial.
      
2. Qui dois-je contacter si quelque chose ne va pas ?
   Pour tout ce qui concerne l'intégration dans Factorial, contactez Factorial Support. Votre conseiller fiscal ou leur administrateur DATEV gère les paramètres et les droits d'accès dans DATEV.
   
3. Que se passe-t-il si le client DATEV est manquant, ou si Factorial dit qu'il n'y a pas d'accès au client ?
   La personne qui s'est connectée n'a pas le droit Rechnungsdatenservice 1.0 pour ce client, ou le service n'a pas encore été commandé.
   → Demandez à l'administrateur DATEV de votre conseiller fiscal d'assigner le Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” dans Rechteverwaltung en ligne. Puis rechargez la page.
   Qui aide : votre conseiller fiscal.
   
4. Que dois-je faire si je ne peux pas sélectionner le client dont j'ai besoin ?
   Vous avez peut-être signé avec un SmartLogin ou une SmartCard différente. Vérifiez qui est affiché sous Autorisé par (DATEV). Si c'est la mauvaise personne, cliquez sur Disconnect et reconnectez-vous avec la bonne.
   Qui aide : vous ; si le client n'apparaît toujours pas, votre conseiller fiscal.
   
5. Que dois-je faire si Factorial dit que deux entités juridiques ne peuvent pas s'inscrire au même client ?
   Choisissez un client différent pour l'un d'eux.
   
6. Que se passe-t-il si mon SmartLogin est verrouillé ou non activé ?
   L'administrateur DATEV de votre conseiller fiscal peut résoudre ce problème.
   
7. Que dois-je faire si je reviens à Factorial mais que le statut est toujours “Non connecté” ?
   Cliquez à nouveau sur Connect to DATEV. Si cela continue, contactez Factorial Support.
   
8. Que signifie le statut “Reconnexion nécessaire” ?
   La connexion a expiré ou a été révoquée. Cliquez à nouveau sur Connect to DATEV.
   
9. Que dois-je faire si un transfert a échoué ou a été seulement partiellement accepté ?
   Ouvrez le Processing log. Pour chaque dépense, vous verrez pourquoi elle a été rejetée, souvent avec un lien vers l'aide de DATEV.
   
10. Que dois-je faire si le log montre un problème de compte, par exemple un compte G/L est manquant ou a la mauvaise longueur ?
    Corrigez-les dans les paramètres de comptabilité dans Factorial, puis transférez à nouveau.
    
11. Que dois-je faire si le log montre un problème de configuration DATEV, par exemple pas d'exercice fiscal, ou le formulaire de traitement n'est pas “Erweitert” ?
    Demandez à votre conseiller fiscal de changer la configuration.
    
12. Que signifie le statut “Vérifiez dans DATEV” ?
    Factorial n'a pas pu confirmer le résultat. Vérifiez dans Belege en ligne si les documents sont arrivés. S'ils ne l'ont pas été, choisissez Not booked at DATEV pour que le prochain transfert les renvoie. S'ils l'ont été, choisissez Accept as exported.
    
13. Que dois-je faire si DATEV ne peut pas être atteint, ou si l'erreur revient sans cesse ?
    Contactez Factorial Support. Incluez l'ID de travail DATEV du journal de traitement.
    
14. Que dois-je faire si les dépenses de carte d'entreprise n'atteignent pas le Kassenbuch ?
    Dans l'onglet Configuration, le résultat de vérification vous dit ce qui manque.
    Qui aide : votre conseiller fiscal ; pour le nom, vous.
    
15. Que dois-je faire si la vérification dit “Ce client n'a pas de Kassenbuch” ou “Le Kassenbuch n'a pas d'exercice fiscal pour aujourd'hui” ?
    Demandez à votre conseiller fiscal de créer le Kassenbuch ou d'ouvrir l'année en cours dans Kassenbuch en ligne.
    
16. Que dois-je faire si la vérification dit “Le Kassenbuch de l'année prochaine n'est pas encore ouvert” ?
    L'exercice fiscal se termine bientôt. Demandez à votre conseiller fiscal d'ouvrir l'année prochaine avant votre premier transfert de la nouvelle année.
    
17. Que signifie la vérification disant “Seules les dépenses de carte d'entreprise peuvent être exportées” ?
    Le Kassenbuch est prêt mais le Rechnungseingangsbuch ne l'est pas. Les dépenses par carte se transfèrent toujours. Les dépenses remboursées ne peuvent pas être transférées tant que votre conseiller fiscal n'active pas le Rechnungseingangsbuch. Si vous ne transférez que des dépenses par carte, vous pouvez ignorer ce message.
    
18. Que dois-je faire si le nom du Kassenbuch dans Factorial ne correspond pas exactement à DATEV ?
    Corrigez-le dans l'onglet Kassenbuch.
    
19. Que dois-je faire si certains champs manquent dans DATEV ?
    DATEV n'affiche que les champs qui sont activés dans le masque de saisie Belege en ligne (Erfassungsmaske). Demandez à votre conseiller fiscal de les activer.

Aide DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 : Daten übernehmen (Doc. No. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen : Définition et configuration des modèles de droits (Doc. No. 1018840)
• Vérifier l'importation de documents numériques et de données documentaires structurées (Doc. No. 1022872)
• Applications connectées à DATEV

Besoin d'aide ?

• Factorial Support — configuration de l'intégration et erreurs de transfert : contacter Factorial Support
• Votre conseiller fiscal — commande du service, droits dans DATEV, paramètres clients et comptabilisation dans DATEV