La planification des effectifs est un module de Planification & Analyse (l'espace de travail anciennement appelé Espace de Travail Financier) qui permet aux RH, aux finances et aux responsables de planifier ensemble leur future main-d'œuvre en un seul endroit. Au lieu de gérer les plans d'embauche dans des tableurs déconnectés, vous créez une période de planification, collectez les demandes d'effectifs auprès des responsables de département, les examinez et les approuvez, et vous vous retrouvez avec un seul plan d'embauche approuvé, avec des prévisions de coûts en direct et un lien direct vers le recrutement.
Cet article explique ce qu'est la planification des effectifs, qui l'utilise et où la trouver.
Pour qui est-ce
Trois rôles interagissent avec une période de planification :
- Propriétaire (RH, Finance ou niveau C). Crée et gère la période, fixe la fenêtre de demande et examine et approuve les demandes. La personne qui crée une période est automatiquement son Propriétaire.
- Planificateur des effectifs (généralement un VP ou un responsable de département). Soumet des demandes d'effectifs pour son équipe pendant la fenêtre de demande.
- Collaborateur (Éditeur ou Visionneur). A un accès limité uniquement aux employés qu'il/elle gère déjà. Les Éditeurs peuvent modifier les effectifs de leurs rapports directs ; les Visionneurs peuvent les voir mais pas les changer.
Quand c'est utile
- Vous planifiez des recrutements pour une saison, un trimestre ou une année et avez besoin que les RH, les finances et les responsables soient alignés sur les mêmes chiffres.
- Vous souhaitez voir le coût prévisionnel d'un plan avant de l'approuver, et non après l'embauche.
- Vous devez concilier qui a réellement été embauché par rapport à ce qui était prévu.
- Vous recrutez par cycles ou pics (hôtellerie, vente au détail, production) et replanifiez régulièrement.
Où trouver la planification des effectifs
Pour y accéder :
- Dans la barre latérale, allez dans Finance.
- Ouvrez Planification & Analyse (affiché comme Espace de Travail Financier jusqu'au changement de nom).
- Sélectionnez Planification des effectifs.
Si aucune période n'existe encore, vous verrez un état zéro vous invitant à créer votre première avec un bouton Nouvelle période.
Comment fonctionne une période de planification, de bout en bout
- Un Propriétaire crée une période de planification et choisit qui sont les Planificateurs des effectifs.
- Le Propriétaire programme la période de demande, la fenêtre pendant laquelle les planificateurs peuvent soumettre. Cela peut être programmé pour plus tard ou lancé immédiatement.
- Chaque Planificateur reçoit une tâche, ouvre la période et ajoute ses demandes : nouvelles embauches, remplacements et licenciements.
- Lorsque la fenêtre de demande se ferme, la période passe à À examiner et le Propriétaire reçoit une tâche à examiner.
- Le Propriétaire approuve ou rejette les demandes. Les postes approuvés forment le plan d'embauche approuvé.
- Les postes approuvés passent à l'embauche et sont suivis avec les statuts Non commencé → En cours → Embauché, connectés au module de Recrutement.
Statuts des périodes
- Programmé — la période existe mais la fenêtre de demande n'a pas encore commencé.
- Demandes ouvertes — la fenêtre de demande est actuellement ouverte.
- En cours d'examen — la fenêtre de demande est fermée et le Propriétaire doit examiner.
- En cours — la période planifiée est actuellement en cours, aucune action possible.
- Fermé — une période passée ou abandonnée ; aucune action possible.
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