La planification des effectifs est un module intégré à la planification financière (l'espace de travail anciennement appelé Espace de travail financier) qui permet aux RH, aux finances et aux responsables de planifier ensemble leur future main-d'œuvre en un seul endroit. Au lieu de gérer les plans d'embauche dans des feuilles de calcul déconnectées, vous créez une période de planification, collectez les demandes d'effectifs des responsables de département, les examinez et les approuvez, et vous vous retrouvez avec un seul plan d'embauche approuvé, avec des prévisions de coûts en direct et un lien direct vers le recrutement.
Cet article explique ce qu'est la planification des effectifs, qui l'utilise et où la trouver.
À qui cela s'adresse-t-il
Trois rôles interagissent avec une période de planification :
- Propriétaire (RH, Finances ou niveau C). Crée et gère la période, définit la fenêtre de demande et examine et approuve les demandes. La personne qui crée une période est automatiquement son Propriétaire.
- Planificateur des effectifs (typiquement un VP ou un responsable de département). Soumet des demandes d'effectifs pour son équipe pendant la fenêtre de demande.
- Collaborateur (Éditeur ou Spectateur). A accès limité uniquement aux employés qu'il/elle gère déjà. Les éditeurs peuvent modifier les effectifs de leurs rapports directs ; les spectateurs peuvent les voir mais ne peuvent pas les modifier.
Quand c'est utile
- Vous planifiez des embauches pour une saison, un trimestre ou une année et avez besoin que les RH, les Finances et les responsables soient alignés sur les mêmes chiffres.
- Vous souhaitez voir le coût prévisionnel d'un plan avant de l'approuver, et non après l'embauche.
- Vous devez réconcilier qui a réellement été embauché par rapport à ce qui était prévu.
- Vous embauchez par cycles ou pics (hôtellerie, vente au détail, production) et replanifiez régulièrement.
Où trouver la planification des effectifs
Pour y accéder :
- Dans la barre latérale, allez à Finances.
- Ouvrez la planification financière (affichée comme Espace de travail financier jusqu'à la renommée).
- Sélectionnez Planification des effectifs.
Si aucune période n'existe encore, vous verrez un état zéro vous invitant à créer votre première avec un bouton Nouvelle période.
Comment fonctionne une période de planification, de bout en bout
- Un Propriétaire crée une période de planification et choisit qui sont les Planificateurs des effectifs.
- Le Propriétaire programme la période de demande, la fenêtre durant laquelle les planificateurs peuvent soumettre. Cela peut être programmé pour plus tard ou lancé immédiatement.
- Chaque Planificateur reçoit une tâche, ouvre la période et ajoute ses demandes : nouvelles embauches, remplacements et licenciements.
- Lorsque la fenêtre de demande se ferme, la période passe à À examiner et le Propriétaire reçoit une tâche à examiner.
- Le Propriétaire approuve ou rejette les demandes. Les postes approuvés forment le plan d'embauche approuvé.
- Les postes approuvés passent à l'embauche et sont suivis avec des statuts Non commencé → En cours → Embauché, connectés au module de Recrutement.
Statuts de période
- Programmé — la période existe mais la fenêtre de demande n'a pas commencé.
- Demandes ouvertes — la fenêtre de demande est actuellement ouverte.
- En cours d'examen — la fenêtre de demande est fermée et le Propriétaire doit examiner.
- En cours — la période planifiée est actuellement en cours, aucune action possible.
- Fermé — une période passée ou abandonnée ; aucune action possible.
La planification des effectifs est actuellement uniquement sur le web.