Qu'est-ce qu'un canal de réclamations et quelles sont les exigences de l'UE ?

1. Un canal de réclamations doit permettre de déposer une plainte par écrit et oralement, ainsi que par téléphone ou d'autres systèmes de messagerie vocale, et en personne si cela est demandé par la personne plaignante.
2. Les canaux de réclamations doivent garantir la confidentialité de l'identité de la personne plaignante et de tout tiers mentionné dans la plainte.
3. Il est obligatoire d'accuser réception de la plainte dans un délai maximum de 7 jours à compter de la réception.
4. Toutes les plaintes, y compris les anonymes, doivent être traitées avec diligence lorsqu'elles sont recevables selon la législation nationale.
5. Un délai maximal de 3 mois est fixé pour informer la personne plaignante de l'avancement du traitement de la plainte, à compter de l'accusé de réception ou, à défaut, de l'expiration du délai de 7 jours après le dépôt de la plainte.

Comment ajouter un responsable des plaintes ?

Un responsable des plaintes est une personne travaillant en interne dans l'entreprise, autorisée à accéder à la section Réclamations et à traiter les plaintes.

La personne déposant la plainte et le responsable désigné pourront laisser des commentaires et ajouter des pièces jointes via Factorial, afin que toutes les informations nécessaires au traitement de la plainte soient bien transmises, même si la plainte est anonyme.

Pour ajouter un responsable des plaintes :

1. Dans la barre latérale, cliquer sur Paramètres
2. Dans la section Personnes, sélectionner Réclamations
3. Cliquer sur Ajouter un ou des responsables des plaintes dans la section correspondante

Comment créer une plainte avec Factorial ?

Pour accéder au lien de réclamation :

1. Dans la barre latérale, cliquer sur Paramètres
2. Dans la section Personnes, sélectionner Réclamations
3. Le lien se trouve dans la section Formulaire de réclamation

Pour envoyer une plainte :

1. Copier et ouvrir le lien du formulaire de réclamation dans le navigateur
2. Remplir le formulaire de réclamation :
   • Quelle est votre relation avec l'entreprise ?
   • Description de la réclamation (obligatoire) : fournir des informations sur les personnes impliquées, le lieu, la date et la raison de la plainte.
   • Pièces jointes : ajouter des documents, photos, etc. pouvant servir de preuve.
     
3. Création de mot de passe : il garantit la sécurité de la plainte.

   Le mot de passe est nécessaire pour accéder à la page de suivi de la plainte.

4. Code de plainte : il sert d'identifiant pour accéder à la plainte.
   • La personne plaignante peut consulter le statut de la plainte et ajouter des commentaires ou documents supplémentaires (si demandé).

Comment traiter une plainte dans Factorial ?

Pour gérer une plainte :

1. Dans la barre latérale, cliquer sur Réclamations
2. Vous verrez une liste de plaintes
3. Cliquer sur la plainte à traiter
4. Une fois ouverte :
   • Vue d'ensemble : informations telles que date de création, échéance, description et pièces jointes
   • Activité : ajouter des commentaires/documents et modifier les statuts de la plainte

Pour supprimer une plainte :

1. Dans la barre latérale, cliquer sur Réclamations
2. Afficher la liste des plaintes
3. Cliquer sur la plainte à supprimer
4. Aller à Vue d'ensemble
5. Cliquer sur Supprimer la plainte en bas de page
6. Cliquer sur Oui, supprimer

Comment configurer votre propre page de politique de signalement

1. Dans la barre latérale, cliquer sur Paramètres
2. Dans la section Personnes, sélectionner Réclamations
3. Aller à la section Système d'information interne et défense du lanceur d'alerte et coller votre URL externe