Lorsqu'un nouvel employé est créé dans Factorial, une mise à jour d'employé est créée. Vous pouvez l'ouvrir et vérifier que toutes les données sont correctes, puis la marquer comme "Terminée" pour synchroniser le changement avec Silae.

Autres points importants à prendre en compte :

• Lors de la création de l'employé et du chargement des informations du contrat, assurez-vous que la DATE DE CONTRAT est la même dans SILAE. Sinon, Silae créera un nouveau contrat, ce qui entraînera une duplication.
• Lorsque vous avez des employés sans numéro de sécurité sociale → Vous devez d'abord créer l'employé dans Silae pour obtenir un numéro de sécurité sociale provisoire (après la première paie), puis le saisir dans Factorial. À partir de ce moment, vous pourrez synchroniser les changements de cet employé de Factorial à Silae.
• La date de naissance et le sexe fournis doivent être cohérents avec le numéro de sécurité sociale.
• Le nom de naissance est obligatoire. S'il est laissé vide, le nom de famille sera traité comme nom de naissance pour éviter de bloquer la création.
• Le matricule n'a pas besoin d'être ajouté dans Factorial. Lorsque la nouvelle embauche est synchronisée, nous remplirons automatiquement le champ matricule dans Factorial. Vous pouvez activer une option dans Silae pour garantir l'unicité du numéro de personnel sur plusieurs fichiers ou groupes de fichiers si nécessaire.
• La raison de début d'emploi sera envoyée par défaut avec le code 001 : Embauche, début d'activité, recrutement direct ou par concours (fonction publique), début de détachement, début de vie culturelle (religions). Vous pouvez le modifier dans Silae, si nécessaire.

Champs envoyés à Silae

1. Données de l'employé
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Numéro de sécurité sociale (le client doit sélectionner le numéro de sécurité sociale dans le champ numéro d'identification)
   • Nom de jeune fille (s'il est laissé vide dans Factorial, le prénom sera également synchronisé ici)
   • Sexe
   • E-mail professionnel
   • E-mail personnel (s'il est laissé vide dans Factorial, l'e-mail personnel sera remplacé par l'e-mail professionnel)
   • Téléphone portable
   • Adresse du domicile (ville, pays, état, rue, numéro et code postal)
   • Code commune INSEE
   • Date de naissance
   • Département de naissance (il le prend du NSS & si celui-ci est hors de France, il est envoyé avec le code "99" et l'utilisateur doit le modifier manuellement dans Silae)
   • Code pays de naissance (il le prend du NSS)
   • Nationalité
   • IBAN
   • BIC
2. Données du contrat
   • Date d'ancienneté dans l'entreprise (basée sur le champ Date de début du contrat de Factorial)
   • Date d'entrée (basée sur le champ Date de début du contrat de Factorial)
   • Date de début du contrat (basée sur la Date d'effet du contrat de Factorial)
   • Date de début de la version du contrat (basée sur la Date d'effet du contrat de Factorial)
   • Date de fin
   • Raison de début (raison synchronisée par défaut : 001)
   • Établissement
   • Intitulé du poste - sous "autre intitulé de poste"
   • Code du contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial)
   • Salaire de base (doit être mensuel)
   • Pour les employés horaires → Heures de travail dans le contrat (doit être sur une base mensuelle. Il remplira les champs "Heures mensuelles normales" et "Heures supplémentaires mensuelles" dans Silae)
   • Pour les employés au forfait jours → Nombre de jours

Lorsqu'un profil d'employé ou des données de contrat sont mis à jour dans Factorial, une mise à jour d'employé est créée. Vous pouvez l'ouvrir et vérifier que toutes les données sont correctes, puis la marquer comme "Terminée" pour synchroniser le changement avec Silae.

Les champs suivants généreront une mise à jour d'employé qui peut être synchronisée avec Silae :

1.  Données de l'employé
   • Nom de famille
   • Prénom
   • E-mail professionnel
   • Téléphone portable
   • Adresse du domicile (ville, pays, état, rue, numéro et code postal)
   • Nationalité (seul le code est modifié, le texte doit être changé manuellement depuis Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Données du contrat - Synchronisation temporairement suspendue
   • Date de début d'emploi
   • Date de début du contrat
   • Date d'ancienneté dans l'entreprise
   • Date d'entrée
   • Date de fin
   • Établissement
   • Intitulé du poste (sous "autre intitulé de poste")
   • Code du contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial)
   • Salaire de base (doit être le salaire mensuel)
   • Pour les employés horaires :
     • Heures contractuelles - les heures mensuelles ou hebdomadaires doivent être saisies (celles-ci rempliront les champs "Heures mensuelles normales" et "Heures supplémentaires mensuelles" dans Silae)
   • Pour les employés au forfait jours :
     • Nombre de jours

Lorsqu'une absence d'employé est approuvée dans Factorial, une mise à jour de paie est créée. Vous pouvez vérifier que toutes les données sont correctes, puis marquer l'incident comme "Terminé" pour synchroniser les données avec Silae.

Type d'absences pouvant être synchronisées

Les absences d'une demi-journée, d'une journée complète et horaires peuvent être synchronisées. Les absences qui impliquent des règles complexes (telles que les délais de carence, les indemnités de sécurité sociale, les compléments employeur ou les seuils) sont envoyées depuis Factorial mais calculées dans Silae, qui agit dans ce cas comme le système maître. Silae détermine à la fois la durée compensée et les montants à payer.

D'autres absences, généralement plus simples, sont gérées directement dans Factorial, qui agit comme le système maître — aucun traitement supplémentaire n'est requis du côté de Silae.

•  Les congés payés et les RTT doivent toujours être envoyés en jours ou en demi-journées.
• Les arrêts maladie sont calculés par Silae. S'ils sont envoyés en jours, ils sont traités automatiquement.
• Les absences horaires doivent avoir leurs compteurs correctement configurés en heures (ex. formation, congés de conversion, jours fériés, congés compensatoires, congés payés/non payés).

Si plusieurs jours d'absences horaires sont envoyés, le total des heures peut ne pas s'afficher immédiatement, mais le calcul est correctement reflété dans la fiche de paie.

Modification et suppression d'une absence synchronisée

Si une absence déjà synchronisée avec Silae est ensuite modifiée ou supprimée, elle doit également être mise à jour ou supprimée manuellement dans Silae. Vous pouvez exporter un fichier delta depuis Factorial pour effectuer des mises à jour en masse. Nous travaillons actuellement à l'amélioration de ce processus.

L'intégration récupère les compteurs de congés acquis de Silae vers Factorial de manière récurrente en obtenant les congés accumulés.

Les compteurs sont mis à jour une fois par mois, en fonction de la date de validation de la fiche de paie (indiquée par une bulle verte dans Silae). Après cette mise à jour, les compteurs de congés payés (CP) et de RTT sont automatiquement complétés avec les jours déjà acquis l'année précédente (N-1) et les jours en cours d'acquisition pour l'année en cours (N).

Comment récupérer les compteurs de congés acquis de SILAE vers Factorial ?

1. Avant d'activer les compteurs, vous devez définir les compteurs de congés pour toutes les politiques de congés à 0 jours disponibles.
2. De plus, vous devez configurer les compteurs de congés dans les paramètres du Marketplace. Chaque ligne correspond à un compteur différent, lié à une politique de congés.
    

3. Une fois activés et les codes de compteur complétés, les compteurs acquis de Factorial seront ajustés 5 jours après la clôture du cycle de paie dans Silae. Une fois l'ajustement effectué, l'utilisateur verra une note dans le compteur indiquant “Mis à jour automatiquement par Silae + un code.” Cependant, l'employé ne recevra aucune notification.
4. Les jours disponibles doivent être ajustés manuellement par l'administrateur en exportant les données de Silae et en les important dans Factorial.

Liste des compteurs et de leurs codes associés dans Silae :

Si une erreur de synchronisation se produit, un rapport d'erreur sera envoyé au client par e-mail. Le client doit spécifier l'adresse e-mail à laquelle il souhaite que le rapport soit envoyé.

Ces rapports fourniront un résumé détaillé de toutes les données envoyées à Silae, ainsi que l'état de leur mise à jour, permettant à l'utilisateur de :

• Vérifier que toutes les données ont été transmises correctement.
• Identifier et résoudre tout problème concernant les données qui n'ont pas été transférées avec succès.

Voici un exemple de rapport d'erreur :

La nouvelle embauche ne sera PAS synchronisée (cela générera une erreur).

Les données de la nouvelle embauche dans Factorial écraseront les données de l'employé existant dans Silae.

La plupart des données sont synchronisées de Factorial à Silae. Cependant, il existe 2 points de données spécifiques qui sont synchronisés de Silae à Factorial :

• Matricule - synchronisé avec Factorial une fois l'employé créé dans Silae
• Compteurs de congés - ajustés automatiquement dans Factorial 5 jours après le calcul de la paie dans Silae

Pour qu'un employé soit créé dans Silae, le Numéro de Sécurité Sociale (NSS) doit être renseigné. Si un employé ne l'a pas, l'employé doit être créé manuellement dans Silae et Factorial. Une fois le NSS temporaire attribué dans Silae, vous devrez le copier et le coller dans Factorial.

• Les données de naissance et le numéro de sécurité sociale ne sont pas cohérents
• Les codes ne sont pas renseignés dans la page Marketplace de Factorial.
• Pas d'accès API pour certains dossiers clients.