Lorsqu'un nouvel employé est créé dans Factorial , une mise à jour de l'employé est créée. Vous pouvez l'ouvrir et vérifier que toutes les données sont correctes, puis la marquer comme « Terminée » pour synchroniser la modification avec Silae.

Autres éléments importants à prendre en compte :

• Lorsque vous avez des employés sans numéro de sécurité sociale → Vous devez d'abord créer l'employé dans Silae pour obtenir un numéro de sécurité sociale provisoire (après la première paie), puis le saisir dans Factorial . À partir de ce moment, vous pourrez synchroniser les modifications de cet employé de Factorial vers Silae.
• La date de naissance et le sexe fournis doivent être cohérents avec le numéro de sécurité sociale .
• Le nom de naissance est obligatoire. S'il est laissé vide, le nom de famille utilisé sera traité comme le nom de naissance pour éviter de bloquer la création.
• Il n'est pas nécessaire d'ajouter le matricule dans Factorial . Lorsque la nouvelle embauche est synchronisée, nous remplirons automatiquement le champ matricule dans Factorial . Vous pouvez activer une option dans Silae pour garantir l'unicité du numéro de personnel dans plusieurs fichiers ou groupes de fichiers si nécessaire.
• Le motif de début d'emploi sera envoyé par défaut sous la forme du code 001 : Embauche, début d'activité, recrutement direct ou recrutement par concours (fonction publique), début de détachement, début de vie culturelle (religions). Vous pouvez modifier cela dans Silae, si besoin.

Les champs sont envoyés à Silae

1. Données sur les employés
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Numéro de sécurité sociale (le client doit sélectionner le numéro de sécurité sociale dans le champ numéro d'identification)
   • Nom de jeune fille (si laissé vide dans Factorial , le prénom sera également synchronisé ici)
   • Genre
   • Courriel professionnel
   • Email personnel (si laissé vide dans Factorial , l'email personnel sera remplacé par l'email professionnel)
   • Téléphone mobile
   • Adresse du domicile (ville, pays, état, rue, numéro et code postal)
   • Code INSEE de la commune
   • Date de naissance
   • Service de naissance (il le prend à partir du SSN et s'il est hors de France, il est envoyé sous le code « 99 » et l'utilisateur doit le modifier manuellement dans Silae)
   • Code du pays de naissance (il est tiré du SSN)
   • Nationalité
   • IBAN
   • BIC
2. Données contractuelles
   • Date d'ancienneté dans l'entreprise (basée sur le champ Date de début du contrat de Factorial )
   • Date d'entrée (basée sur le champ Date de début du contrat de Factorial )
   • Date de début du contrat (basée sur la date d'entrée en vigueur du contrat de Factorial )
   • Version du contrat Date de début (basée sur la date d'entrée en vigueur du contrat de Factorial )
   • Date de fin
   • Raison de démarrage (par défaut, raison synchronisée : 001)
   • Établissement
   • Intitulé du poste – sous « Autre intitulé de poste »
   • Code contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial )
   • Salaire de base (doit être sur une base mensuelle)
   • Pour les employés horaires → Heures de travail dans le contrat (doivent être sur une base mensuelle. Cela remplira les champs « Heures mensuelles normales » et « Heures mensuelles supplémentaires » dans Silae)
   • Pour les salariés sous contrat journalier → Nombre de jours

Lorsqu'un profil d'employé ou les données du contrat sont mis à jour dans Factorial , une mise à jour de l'employé est créée. Vous pouvez l'ouvrir et vérifier que toutes les données sont correctes, puis la marquer comme « Terminée » pour synchroniser la modification avec Silae.

Les champs suivants généreront une mise à jour des employés qui peut être synchronisée avec Silae :

1. Données sur les employés
   • Nom de famille
   • Prénom
   • Courriel professionnel
   • Téléphone mobile
   • Adresse du domicile (ville, pays, état, rue, numéro et code postal)
   • Nationalité (seul le code est modifié, le texte doit être modifié manuellement depuis Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Données contractuelles
   • Date de début d'emploi
   • Date de début du contrat
   • Date d'ancienneté dans l'entreprise
   • Date d'entrée
   • Date de fin
   • Établissement
   • Intitulé du poste (sous « autre intitulé de poste »)
   • Code contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial )
   • Salaire de base (doit être le salaire mensuel)
   • Pour les employés horaires :
     • Horaires contractuels - les heures hebdomadaires doivent être saisies (elles rempliront les champs « Heures mensuelles normales » et « Heures mensuelles supplémentaires » dans Silae)
   • Pour les salariés sous contrat journalier :
     • Nombre de jours

Lorsqu'une absence d'un employé est approuvée dans Factorial , une mise à jour de la paie de l'employé est créée. Vous pouvez vérifier que toutes les données sont correctes, puis marquer l'incident comme « Terminé » pour synchroniser les données avec Silae.

Les absences d'une demi-journée peuvent être synchronisées

Les absences d'une demi-journée seront synchronisées avec Silae avec précision. Notez cependant que les absences liées aux congés annuels, aux congés pour événements familiaux (mariage, décès, etc.) et aux congés pour déménagement ne peuvent être créées en demi-journée d'absence à Silae.

Modification et suppression d'une absence synchronisée

Les absences modifiées ou supprimées et déjà synchronisées avec Silae devront être mises à jour ou supprimées manuellement dans Silae. Vous pouvez extraire le fichier delta de cette étape directement dans Factorial pour des mises à jour groupées. Nous travaillons à l'amélioration de ce processus.

L'intégration récupère les compteurs de congés accumulés de Silae vers Factorial de manière récurrente en obtenant les congés accumulés.

Comment récupérer les compteurs de congés accumulés de SILAE vers Factorial ?

1. Avant d'activer les compteurs, vous devez définir les compteurs de congés pour toutes les politiques de congés sur 0 jour disponible.
2. Vous devez également configurer les compteurs de congés dans les paramètres de la Marketplace. Chaque ligne correspond à un compteur différent, lié à une politique de congés. 
    

3. Une fois activés et les codes de compteur complétés, les compteurs Factorial accumulés seront ajustés 5 jours après la clôture du cycle de paie dans Silae. Une fois l'ajustement effectué, l'utilisateur verra une note dans le compteur indiquant « Mise à jour automatique par Silae + un code ». Cependant, l'employé ne recevra aucune notification.
4. Les jours disponibles doivent être ajustés manuellement par l'administrateur en exportant les données de Silae et en les important dans Factorial .

Liste des compteurs et leurs codes associés dans Silae :

1. Signer un nouveau contrat. Pour accéder à l'API, vous devrez signer un nouvel avenant au contrat avec le poste API SILAE. Votre gestionnaire de compte pourra vous aider à signer le nouveau contrat.
2. Vérifiez la cohérence des données entre Factorial et Silae . Vérifiez que les données de Factorial et Silae sont cohérentes avant d'activer le connecteur.
3. Fournissez les informations Silae et Factorial requises . Collectez toutes les informations requises à partir de votre compte Silae et Factorial et partagez-les avec votre gestionnaire de compte :
   • De Silae (votre comptable devra peut-être vous aider à les créer dans Silae) :
     • ID client - Clé de domaine Silae
     • Secret client - Clé du modèle API Silae
     • Clé de configuration d'accès API (appelée clé d'abonnement ou clé principale) - Clé pour le(s) dossier(s) Silae lié(s) à un compte utilisateur
   • De Factorial :
     • Clé API (vous devez la copier une fois générée car elle n'est affichée qu'une seule fois dans Factorial )
4. Installez l'intégration de Silae dans Factorial Marketplace . Dans le menu en haut à gauche, accédez à Factorial ⇒ Intégration ⇒ Connecteur API Silae ⇒ Cliquez sur « Installer ».

Complétez les paramètres, en fonction des informations que votre comptable a partagées avec Silae :

• Les numéros de dossiers (correspondant aux entités juridiques)
• Les codes d'établissement (correspondant aux lieux de travail)
• Les codes d'absence que l'utilisateur souhaite synchroniser
• Les codes des compteurs que l'utilisateur souhaite ajuster dans Factorial

5. Essayez l'intégration dans l'environnement de test

Une fois la connexion à l'environnement de développement établie, des sessions de test seront organisées avec l'équipe de consultants en paie de Factorial , pour vous montrer comment fonctionne l'intégration et garantir que les données sont correctement synchronisées de Factorial vers Silae. Il est important que le comptable ou le responsable de la comptabilité ayant accès à Silae participe à ces sessions.

Voici la liste des données qui seront testées lors de ces séances.

6. Migrer vers l'environnement live

Après avoir testé avec succès le connecteur dans l'environnement de test, nous allons migrer l'intégration vers l'environnement réel. Pour continuer, veuillez fournir les informations suivantes à Factorial :

• La clé API pour l'environnement de production de Silae (cela peut être le même que l'environnement de test)
• Le nouveau numéro de dossier de l'environnement de production Silae
• L'adresse e-mail où vous souhaitez recevoir les rapports d'anomalies

Si une erreur de synchronisation se produit, un rapport d'erreur sera envoyé au client par courrier électronique. Le client doit spécifier l'adresse électronique à laquelle il souhaite que le rapport soit envoyé.

Ces rapports fourniront un résumé détaillé de toutes les données envoyées à Silae, ainsi que l'état de leur mise à jour, permettant à l'utilisateur de :

• Vérifiez que toutes les données ont été transmises correctement.
• Identifiez et résolvez tous les problèmes concernant les données qui n’ont pas été transférées avec succès.

Voici un exemple de rapport d’erreur :

La nouvelle embauche ne sera PAS synchronisée (cela donnera une erreur).

Les données du nouvel employé dans Factorial écraseront les données de l'employé existant dans Silae.

La plupart des données sont synchronisées entre Factorial et Silae. Cependant, il y a deux points de données spécifiques qui sont synchronisés de Silae à Factorial:

• Matricule - synchronisé avec Factorial une fois que l'employé est créé dans Silae
• Compteurs de congés - ajustés automatiquement dans Factorial 5 jours après le calcul de la paie dans Silae.

Pour qu'un employé soit créé dans Silae, le numéro de sécurité sociale (SSN) doit être renseigné. Si l'employé ne l'a pas, il doit être créé manuellement dans Silae et Factorial. Une fois le SSN temporaire attribué dans Silae, vous devrez le copier-coller dans Factorial.

• Les données de naissance et le numéro de sécurité sociale ne sont pas cohérents
• Les codes ne sont pas renseignés dans la page Factorial Marketplace.
• Pas d'accès à l'API pour certains dossiers clients.