cpnAcquis o rttAcquis

Los datos se transfieren de Factorial a Silae a través de nuestra sección "Actualizaciones de nómina de empleados" . Cualquier acción que realice en Factorial que afecte a la nómina generará una actualización de empleado.

Para garantizar la sincronización correcta de las actualizaciones, es importante activar las actualizaciones de empleados relevantes en Factorial . Estas pueden incluir nuevas contrataciones, cambios de contrato, actualizaciones de datos personales y ausencias. Para ello, vaya a Configuración > Nómina > Actualizaciones de empleados y active todas las actualizaciones que desee sincronizar con Silae.

Al generar una actualización de empleado, podrá revisarla y enviarla a Silae marcándola como "Completada". Los tiempos de transmisión pueden variar según el período. Por ejemplo, si se envía una gran cantidad de incidencias a final de mes durante el cierre de nómina, el procesamiento puede tardar entre 5 y 10 minutos.

Al crear un nuevo empleado en Factorial , se crea una actualización. Puede abrirla y comprobar que todos los datos sean correctos, y marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Otras cosas importantes a considerar:

• Al crear el empleado y cargar la información del contrato, asegúrese de que la FECHA DEL CONTRATO coincida en SILAE. De lo contrario, Silae creará un nuevo contrato, lo que resultará en una duplicación.
• Si tiene empleados sin Número de Seguro Social , primero debe crear el empleado en Silae para obtener un número de seguro social provisional (después de la primera nómina) y luego ingresarlo en Factorial . A partir de ese momento, podrá sincronizar los cambios de este empleado de Factorial a Silae.
• La fecha de nacimiento y el género proporcionados deben ser consistentes con el número de seguro social .
• El nombre de nacimiento es obligatorio. Si se deja vacío, el apellido utilizado se considerará el nombre de nacimiento para evitar bloquear la creación.
• No es necesario añadir la matrícula en Factorial . Al sincronizar el nuevo empleado, se completará automáticamente el campo de matrícula en Factorial . Puede habilitar una opción en Silae para garantizar la unicidad del número de personal en varios archivos o grupos de archivos, si es necesario.
• El motivo de inicio del empleo se enviará por defecto con el código 001: Contratación, inicio de actividad, contratación directa o por concurso (servicio público), inicio de destacamento, inicio de vida cultural (religiones). Puede modificarlo en Silae si lo necesita.

Campos que se envían a Silae

1. Datos de empleados
   • Nombre de pila
   • Apellido
   • Número de seguro social (el cliente debe seleccionar el número de seguro social en el campo de número de identificación)
   • Apellido de soltera (si se deja en blanco en Factorial , el nombre también se sincronizará aquí)
   • Género
   • Correo electrónico profesional
   • Correo electrónico personal (si se deja en blanco en Factorial , el correo electrónico personal será reemplazado por el correo electrónico profesional)
   • Teléfono móvil
   • Dirección de domicilio (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Código comunal del INSEE
   • Fecha de nacimiento
   • Departamento de nacimiento (lo toma del SSN y si está fuera de Francia, se envía como código “99” y el usuario debe editarlo manualmente en Silae)
   • Código del país de nacimiento (lo toma del SSN)
   • Nacionalidad
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de entrada (basada en el campo Fecha de inicio del contrato de Factorial )
   • Fecha de inicio del contrato (basada en la fecha de vigencia del contrato de Factorial )
   • Versión del contrato Fecha de inicio (basada en la fecha de vigencia del contrato de Factorial )
   • Fecha de finalización
   • Motivo de inicio (por defecto motivo sincronizado: 001)
   • Establecimiento
   • Título del puesto: en “otro título del puesto”
   • Código de contrato de trabajo (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial )
   • Salario base (debe ser mensual o anual)
   • Para empleados por hora → Horas de trabajo en el contrato (deben ser mensuales o semanales). Se completarán los campos "Horas mensuales normales" y "Horas extra mensuales" en Silae.
   • Para empleados con contrato por días → Número de días

Al actualizar el perfil o los datos del contrato de un empleado en Factorial , se crea una actualización. Puede abrirla y comprobar que todos los datos sean correctos, y marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Los siguientes campos generarán una actualización de empleados que se puede sincronizar con Silae:

1. Datos de empleados
   • Apellido
   • Nombre de pila
   • Correo electrónico profesional
   • Teléfono móvil
   • Dirección de domicilio (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Nacionalidad (solo se cambia el código, el texto hay que cambiarlo manualmente desde Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de inicio del empleo
   • Fecha de inicio del contrato
   • Fecha de entrada
   • Fecha de finalización
   • Establecimiento
   • Título del puesto (en "otro título del puesto")
   • Código de contrato de trabajo (debe ser un tipo de contrato que esté disponible por defecto en Factorial )
   • Salario base (debe ser el salario mensual o el salario anual)
   • Para empleados por horas:
     • Horas contractuales: se deben ingresar horas mensuales o semanales (estas completarán los campos “Horas mensuales normales” y “Horas mensuales extra” en Silae)
   • Para empleados con contrato por día:
     • Número de días

Cómo crear una adenda o simplemente modificar un contrato

• Crear una Adenda: Cuando ocurre un cambio de contrato, si deseas crear un nuevo puesto de trabajo en Silae, ve a la pestaña Contrato en el perfil de tu empleado en Factorial , haz clic en Nuevas Condiciones e ingresa la fecha del cambio.
• Modificar un contrato: Si deseas realizar una modificación sin crear un nuevo trabajo en Silae, haz clic en los tres puntos y selecciona Corregir Condiciones .

Asegúrese de que la fecha de entrada en vigor coincida con la fecha del trabajo en Silae. De lo contrario, se creará automáticamente un nuevo trabajo en Silae:

Gestión de finalizaciones, prórrogas y sucesiones de contratos

¿Cuál es el flujo de trabajo correcto a seguir en Factorial ?

Si el empleado se va:

• Cierra el perfil del empleado en Factorial , ingresa la fecha de finalización y su motivo; el registro de terminación del contrato aparecerá en la sección “Actualizaciones” del módulo Nóminas.

Si el trabajador se reincorpora a la empresa:

• Reactiva el mismo perfil para crear la nueva condición .

Cuando se aprueba la ausencia de un empleado en Factorial , se crea una actualización de nómina. Puede verificar que todos los datos sean correctos y marcar el incidente como "Completado" para sincronizar los datos con Silae.

Tipos de ausencias que se pueden sincronizar

Se pueden sincronizar las ausencias de media jornada, jornada completa y por hora. Las ausencias que implican reglas complejas (como periodos de espera, prestaciones de la Seguridad Social, complementos del empleador o umbrales) se envían desde Factorial , pero se calculan en Silae , que en este caso actúa como sistema maestro . Silae determina tanto la duración de la compensación como los importes a pagar.

Otras ausencias, generalmente más simples, se gestionan directamente en Factorial , que actúa como sistema maestro , sin que sea necesario ningún procesamiento adicional por parte de Silae.

• Las vacaciones pagadas y el RTT siempre deben enviarse en días o medios días .
• Silae calcula la baja por enfermedad . Si se envía en días, se procesa automáticamente.
• Las ausencias horarias deberán tener sus contadores correctamente configurados en horas (por ejemplo: formación, baja por conversión, festivos, baja compensatoria, baja remunerada/no remunerada).

Si se envían varios días de ausencias por hora, es posible que el total de horas no se muestre inmediatamente , pero el cálculo se refleja con precisión en el recibo de pago .

Modificar y eliminar una ausencia sincronizada

Si ha enviado la ausencia de uno de sus empleados de Factorial a Silae y, mientras tanto, este la ha eliminado de su perfil, la incidencia se reabrirá con el mensaje: " La ausencia ha sido eliminada ". Al marcar esta incidencia como completada, la eliminación se enviará a Silae.

La integración recupera los contadores de días de vacaciones acumulados de Silae a Factorial según sus necesidades, reflejando la acumulación de días de vacaciones. Los contadores se actualizan a través de la plataforma KLYR a principios del mes siguiente, una vez validadas sus nóminas. Tras esta actualización, los contadores de días de vacaciones pagados (PD) y días de vacaciones pagadas (RTT) se sincronizan automáticamente. En el caso de PD, esto incluye tanto los días acumulados del año anterior (N‑1) como los del año en curso (N).

¿Cómo recuperar contadores de licencias acumuladas de SILAE a Factorial ?

1. Antes de activar los contadores, debe establecer la base de días acumulados en sus políticas de vacaciones a 0 para desactivar el cálculo automático de acumulación de Factorial . Vaya a Configuración > Vacaciones y Ausencias > su política de vacaciones > Contador → establezca la base de días acumulados a 0.
   

   

1. Introduzca el código del contador en Factorial , en Descubrir > Integración . Cada línea corresponde a un contador diferente vinculado a una política de ausencias.
   
   
2. Tenga cuidado en la configuración de su Factorial de no permitir la transferencia de días no utilizados del año anterior, ya que el cálculo de vacaciones acumuladas de CP de Silae incluye los días transferidos.
   
3. Una vez activado y completados los códigos de contador, los contadores Factorial acumulados y en proceso de acumulación se ajustarán según tus acciones en KLYR

¿Qué es KLYR y cómo funciona?

KLYR es la plataforma que se utiliza para sincronizar los contadores de ausencias de Silae con Factorial . Así funciona:

1. Al final de cada mes , una vez validados tus nóminas, deberás seleccionar:
   • El nombre de su empresa
   • Las carpetas de nómina (entidades) que desea sincronizar
2. Elija el mes correcto:
   • Seleccione el mes anterior si va a realizar esta acción a principios del mes siguiente.
   • Seleccione el mes actual si validó sus recibos de sueldo antes de fin de mes.
3. Acceso a KLYR:
   • Para dar acceso a alguien a KLYR, envíe las direcciones de correo electrónico de las personas que necesitan acceso a la siguiente dirección: support@fortifydigital.zendesk.com

Una vez realizado el ajuste, el usuario verá una nota en el contador Factorial que indica «Actualizado automáticamente por Silae + un código». Sin embargo, el empleado no recibirá ninguna notificación.

Silae apenas ha comenzado a calcular las nóminas, es normal que los contadores aún no se hayan actualizado. Los contadores mensuales solo se tienen en cuenta una vez que todas las nóminas se han validado e impreso.

Por ejemplo, si las nóminas se han calculado, pero aún no se han revisado ni impreso, la burbuja superior permanece amarilla. Una vez que la burbuja se vuelve verde, la información se actualizará correctamente.

Listado de contadores y sus códigos asociados en Silae:

Flujo de trabajo general

Paso 1 – Identificar los códigos EVP en Silae

Los elementos variables de nómina se transmiten mensualmente desde Factorial para su integración en Silae. Cada EVP en Silae corresponde a un código específico del cliente. Se pueden encontrar en Configuración > Variables de entrada. Los códigos EVP a utilizar se listan en la columna **“Nombre”**:

Asegúrese de que todos sus EVP aparezcan en este menú , con excepción de las horas*.

Paso 2 – Configurar códigos EVP en Factorial

En Factorial , estos EVP se ingresan en la misma ubicación que los códigos de ausencia, los números de archivo de empleado y los códigos de establecimiento, bajo los campos de “compensación adicional” :

Paso 3 – Enviar el EVP de Factorial a Silae

Los EVP se ingresan en Factorial y se enviarán manualmente (mediante un clic de botón) a través de la API:

Paso 4 – Verificar el estado de integración en Factorial

Una vez procesados los datos, el estado de integración regresa en Factorial :

La respuesta debe incluir el ID y el estado del procesamiento , que puede ser una de las siguientes tres opciones:

• éxito – si el VPE se sincronizó correctamente con Silae
• falló – si un error técnico impidió la sincronización
• no válido – si los datos enviados son incorrectos o faltan

Detalles adicionales sobre tipos de variables específicas

* Las Horas

Durante las horas, no es necesario ingresarlas en el menú “Variables de entrada” .

Solo necesitas asignar correctamente los códigos de hora de Silae apropiados en Factorial , dependiendo de las categorías utilizadas en tu configuración de nómina.

1. Horas nativas (códigos estándar de Silae)

Estas horas utilizan códigos Silae predefinidos:

• HN = horas regulares
• HM = horas con tarifa aumentada
• HC = horas complementarias
• HCNSTEPA = horas complementarias no sujetas a TEPA
• HS25 = horas extras al 25%
• HS50 = horas extras al 50%
• HS100 = horas extras al 100%

2. Horas con códigos Silae personalizados

Los siguientes códigos corresponden a horas que dependen de configuraciones personalizadas de Silae .

Si su configuración utiliza alguno de estos, asegúrese de reproducir el código exacto en Factorial :

Envío de un pago por adelantado

Si necesita enviar un pago por adelantado, deberá utilizar el código “acompte” en los datos de integración Factorial para que podamos identificar correctamente este tipo de VPE.

No existe un código correspondiente específico en Silae para pagos por adelantado.

Si se produce un error de sincronización, se enviará un informe de errores al cliente por correo electrónico. El cliente debe especificar la dirección de correo electrónico a la que desea que se le envíe el informe.

Estos informes proporcionarán un resumen detallado de todos los datos enviados a Silae, junto con el estado de su actualización, permitiendo al usuario:

• Verifique que todos los datos se hayan transmitido correctamente.
• Identifique y resuelva cualquier problema relacionado con los datos que no se transfirieron correctamente.

A continuación se muestra un ejemplo de un informe de error:

La nueva contratación NO se sincronizará (dará un error).

Los datos de la nueva contratación en Factorial sobrescribirán los datos del empleado existente en Silae.

La mayoría de los datos se sincronizan de Factorial a Silae. Sin embargo, hay dos puntos de datos específicos que se sincronizan de Silae a Factorial :

• Matrícula - se sincroniza con Factorial una vez creado el empleado en Silae
• Contadores de tiempo libre: se ajustan automáticamente en Factorial 5 días después del cálculo de la nómina en Silae

Para crear un empleado en Silae, es necesario completar su Número de Seguro Social (NSS). Si no lo tiene, debe crearse manualmente tanto en Silae como en Factorial . Una vez asignado el NSS temporal en Silae, deberá copiarlo y pegarlo en Factorial .

• Los datos de nacimiento y el número de Seguro Social no son coherentes
• Los códigos no se rellenan en la página de Factorial Marketplace.
• No hay acceso a la API para algunos expedientes de clientes.