Cuando se crea un nuevo empleado en Factorial, se crea una actualización de empleado. Puedes abrirla y verificar que todos los datos son correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Otros aspectos importantes a tener en cuenta:

• Al crear al empleado y cargar la información del contrato, asegúrate de que la FECHA DEL CONTRATO sea la misma en SILAE. De lo contrario, Silae creará un nuevo contrato, lo que dará lugar a una duplicación.
• Cuando tengas empleados sin número de la Seguridad Social → Debes crear al empleado en Silae primero para obtener un número de la Seguridad Social provisional (después de la primera nómina), y luego introducirlo en Factorial. A partir de ese momento, podrás sincronizar los cambios de este empleado de Factorial a Silae.
• La fecha de nacimiento y el sexo proporcionados deben ser coherentes con el número de la Seguridad Social.
• El apellido de nacimiento es obligatorio. Si se deja en blanco, el apellido utilizado se tratará como apellido de nacimiento para evitar que la creación se bloquee.
• La matrícula no tiene que ser añadida en Factorial. Cuando la nueva contratación se sincronice, rellenaremos automáticamente el campo matrícula en Factorial. Puedes habilitar una opción en Silae para asegurar la unicidad del número de personal en varios archivos o grupos de archivos si es necesario.
• La razón de inicio de empleo se enviará por defecto como el código 001: Contratación, inicio de actividad, reclutamiento directo o reclutamiento por concurso (servicio público), inicio de destacamento, inicio de vida cultural (religiones). Puedes modificarlo en Silae, si es necesario.

Campos que se envían a Silae

1. Datos del empleado
   • Nombre
   • Apellido
   • Número de la Seguridad Social (el cliente debe seleccionar el número de la Seguridad Social en el campo de número de identificación)
   • Apellido de soltera (si se deja en blanco en Factorial, el nombre se sincronizará también aquí)
   • Sexo
   • Correo electrónico profesional
   • Correo electrónico personal (si se deja en blanco en Factorial, el correo electrónico personal se reemplazará por el correo electrónico profesional)
   • Teléfono móvil
   • Dirección del domicilio (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Código de comuna INSEE
   • Fecha de nacimiento
   • Departamento de nacimiento (lo toma del NSS y si está fuera de Francia, se envía como código "99" y el usuario debe editarlo manualmente en Silae)
   • Código del país de nacimiento (lo toma del NSS)
   • Nacionalidad
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de antigüedad en la empresa (basada en el campo Fecha de inicio del contrato de Factorial)
   • Fecha de entrada (basada en el campo Fecha de inicio del contrato de Factorial)
   • Fecha de inicio del contrato (basada en la Fecha de vigencia del contrato de Factorial)
   • Fecha de inicio de la versión del contrato (basada en la Fecha de vigencia del contrato de Factorial)
   • Fecha de finalización
   • Razón de inicio (razón sincronizada por defecto: 001)
   • Establecimiento
   • Puesto de trabajo - bajo "otro puesto de trabajo"
   • Código del contrato de trabajo (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial)
   • Salario base (debe ser mensual)
   • Para empleados por horas → Horas de trabajo en el contrato (debe ser mensual. Rellenará los campos "Horas mensuales normales" y "Horas extras mensuales" en Silae)
   • Para empleados con un contrato por días → Número de días

Cuando se actualiza el perfil o los datos del contrato de un empleado en Factorial, se crea una actualización de empleado. Puedes abrirla y verificar que todos los datos son correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Los siguientes campos generarán una actualización de empleado que se puede sincronizar con Silae:

1.  Datos del empleado
   • Apellido
   • Nombre
   • Correo electrónico profesional
   • Teléfono móvil
   • Dirección del domicilio (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Nacionalidad (solo se cambia el código, el texto debe cambiarse manualmente desde Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Datos del contrato - Sincronización temporalmente suspendida
   • Fecha de inicio de empleo
   • Fecha de inicio del contrato
   • Fecha de antigüedad en la empresa
   • Fecha de entrada
   • Fecha de finalización
   • Establecimiento
   • Puesto de trabajo (bajo "otro puesto de trabajo")
   • Código del contrato de trabajo (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial)
   • Salario base (debe ser el salario mensual)
   • Para empleados por horas:
     • Horas contractuales - las horas mensuales o semanales deben ser introducidas (estas rellenarán los campos "Horas mensuales normales" y "Horas extras mensuales" en Silae)
   • Para empleados con un contrato por días:
     • Número de días

Cuando la ausencia de un empleado es aprobada en Factorial, se crea una actualización de nómina. Puedes verificar que todos los datos son correctos, y luego marcar el incidente como “Completado” para sincronizar los datos con Silae.

Tipo de ausencias que se pueden sincronizar

Las ausencias de medio día, de día completo y por horas se pueden sincronizar. Las ausencias que implican reglas complejas (como períodos de carencia, subsidios de la Seguridad Social, complementos del empleador o umbrales) se envían desde Factorial pero se calculan en Silae, que en este caso actúa como el sistema maestro. Silae determina tanto la duración compensada como las cantidades a pagar.

Otras ausencias, generalmente más simples, se gestionan directamente en Factorial, que actúa como el sistema maestro — no se requiere ningún procesamiento adicional por parte de Silae.

•  Las vacaciones pagadas y los RTT deben enviarse siempre en días o medios días.
• La baja por enfermedad es calculada por Silae. Si se envía en días, se procesa automáticamente.
• Las ausencias por horas deben tener sus contadores configurados correctamente en horas (por ejemplo, formación, permiso de conversión, días festivos, permiso compensatorio, permiso remunerado/no remunerado).

Si se envían varios días de ausencias por horas, el total de horas puede no mostrarse de inmediato, pero el cálculo se refleja con precisión en la nómina.

Modificar y eliminar una ausencia sincronizada

Si una ausencia que ya ha sido sincronizada con Silae se modifica o elimina posteriormente, también debe actualizarse o eliminarse manualmente en Silae. Puedes exportar un archivo delta de Factorial para realizar actualizaciones masivas. Actualmente estamos trabajando para mejorar este proceso.

La integración recupera los contadores de permisos acumulados de Silae a Factorial de forma recurrente obteniendo los permisos acumulados.

Los contadores se actualizan una vez al mes, basándose en la fecha de validación de la nómina (indicada por una burbuja verde en Silae). Después de esta actualización, los contadores de vacaciones pagadas (CP) y RTT se completan automáticamente con los días ya acumulados en el año anterior (N-1) y los días que se están acumulando actualmente en el año en curso (N).

¿Cómo recuperar contadores de permisos acumulados de SILAE a Factorial?

1. Antes de activar los contadores, debes establecer los contadores de permisos para todas las políticas de permisos a 0 días disponibles.
2. Además, debes configurar los contadores de permisos en la configuración de Marketplace. Cada línea corresponde a un contador diferente, vinculado a una política de permisos.
    

3. Una vez activados y los códigos de los contadores completados, los contadores acumulados de Factorial se ajustarán 5 días después de que el ciclo de nómina se cierre en Silae. Una vez realizado el ajuste, el usuario verá una nota en el contador que dice “Actualizado automáticamente por Silae + un código.” Sin embargo, el empleado no recibirá ninguna notificación.
4. Los días disponibles deben ser ajustados manualmente por el administrador exportando los datos de Silae e importándolos a Factorial.

Lista de contadores y sus códigos asociados en Silae:

Si se produce un error de sincronización, se enviará un informe de error al cliente por correo electrónico. El cliente debe especificar la dirección de correo electrónico a la que desea que se envíe el informe.

Estos informes proporcionarán un resumen detallado de todos los datos enviados a Silae, junto con el estado de su actualización, lo que permitirá al usuario:

• Verificar que todos los datos se han transmitido correctamente.
• Identificar y resolver cualquier problema relacionado con los datos que no se transfirieron con éxito.

Aquí tienes un ejemplo de un informe de error:

La nueva contratación NO se sincronizará (dará un error).

Los datos de la nueva contratación en Factorial sobrescribirán los datos del empleado existente en Silae.

La mayoría de los datos se sincronizan de Factorial a Silae. Sin embargo, hay 2 puntos de datos específicos que se sincronizan de Silae a Factorial:

• Matrícula - se sincroniza con Factorial una vez que el empleado es creado en Silae
• Contadores de tiempo libre - se ajustan automáticamente en Factorial 5 días después del cálculo de la nómina en Silae

Para que un empleado pueda ser creado en Silae, el número de la Seguridad Social (NSS) debe estar rellenado. Si un empleado no lo tiene, el empleado debe ser creado manualmente tanto en Silae como en Factorial. Una vez que el NSS temporal es asignado en Silae, tendrás que copiarlo y pegarlo en Factorial.

• Los datos de nacimiento y el número de la Seguridad Social no son coherentes
• Los códigos no están rellenados en la página de Marketplace de Factorial.
• Falta de acceso a la API para algunos expedientes de clientes.