cpnAcquis o rttAcquis

Los datos se transfieren de Factorial a Silae a través de nuestra sección "Actualizaciones de Nómina de Empleados". Cualquier acción que realices en Factorial que afecte la nómina generará una actualización de empleado.

Para asegurar que las actualizaciones correctas se sincronicen, es importante activar las actualizaciones de empleados relevantes en Factorial. Estas pueden incluir nuevas contrataciones, cambios de contrato, actualizaciones de datos personales y ausencias. Para hacer esto, ve a Configuración > Nómina > Actualizaciones de Empleados, y habilita todas las actualizaciones que desees sincronizar con Silae.

Cuando se genere una actualización de empleado, podrás revisarla y enviarla a Silae marcando la actualización de empleado como “Completa”. Los tiempos de transmisión pueden variar dependiendo del periodo. Por ejemplo, si se envía un gran número de incidencias al final del mes durante el cierre de nómina, el procesamiento puede tardar hasta 5–10 minutos en completarse.

Cuando se crea un nuevo empleado en Factorial, se crea una actualización de empleado. Puedes abrirla y verificar que todos los datos son correctos, y luego marcarla como "Completa" para sincronizar el cambio con Silae.

Otras cosas importantes a considerar:

• Al crear al empleado y cargar la información del contrato, asegúrate de que la fecha del contrato (entrada en la empresa) y la fecha de empleo (última actualización del contrato) sean las mismas en SILAE. De lo contrario, Silae creará un nuevo contrato, lo que resultará en duplicación.
• Para empleados sin un Número de Seguridad Social: El registro aún se creará, pero la validación se basará en la dirección de correo electrónico en lugar del Número de Seguridad Social. Por lo tanto, la dirección de correo electrónico se convierte en un campo obligatorio; de lo contrario, no se podrá crear el perfil del empleado en Silae.
• La fecha de nacimiento y el género proporcionados deben ser consistentes con el número de seguridad social.
• El nombre de nacimiento es obligatorio. Si se deja vacío, el apellido utilizado se tratará como el nombre de nacimiento para evitar bloquear la creación.
• El matrícula no tiene que ser añadida en Factorial. Cuando la nueva contratación se sincronice, automáticamente completaremos el campo de matrícula en Factorial. Puedes habilitar una opción en Silae para asegurar la unicidad del número de personal a través de múltiples archivos o grupos de archivos si es necesario.
• La razón de inicio de empleo se enviará por defecto como el código 001: Contratación, inicio de actividad, reclutamiento directo o reclutamiento por competencia (servicio público), inicio de comisiones, inicio de vida cultural (religiones). Puedes modificar esto en Silae, si es necesario.

Campos que se envían a Silae

1. Datos del empleado
   • Nombre
   • Apellido
   • Número de seguridad social (el cliente debe seleccionar el número de seguridad social en el campo de identificación)
   • Nombre de soltera (si se deja en blanco en Factorial, el nombre se sincronizará aquí también)
   • Género
   • Correo electrónico profesional
   • Correo electrónico personal (si se deja en blanco en Factorial, el correo electrónico personal será reemplazado por el correo electrónico profesional)
   • Teléfono móvil
   • Dirección de casa (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Código de comuna INSEE
   • Fecha de nacimiento
   • Departamento de nacimiento (se toma del NSS y si está fuera de Francia, se envía como código “99” y el usuario necesita editarlo manualmente en Silae)
   • Código de país de nacimiento (se toma del NSS)
   • Nacionalidad
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de entrada (basada en el campo Fecha de inicio del contrato de Factorial)
   • Fecha de inicio del contrato (basada en la Fecha efectiva del contrato de Factorial)
   • Fecha de inicio de la versión del contrato (basada en la Fecha efectiva del contrato de Factorial)
   • Fecha de finalización
   • Razón de inicio (razón sincronizada por defecto: 001)
   • Establecimiento
   • Título del trabajo - bajo “otro título de trabajo”
   • Código del contrato de empleo (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial)
   • Sueldo base (debe ser en base mensual o anual)
   • Para empleados por hora → Horas de trabajo en el contrato (debe ser en base mensual o semanal). Se completarán los campos de “Horas normales mensuales” y “Horas extraordinarias mensuales” en Silae)
   • Para empleados con contrato diario → Número de días

Cuando se actualiza el perfil o los datos del contrato de un/a empleado/a en Factorial, se crea una actualización del empleado/a. Puedes abrirla y verificar que todos los datos son correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Los siguientes campos generarán una actualización del empleado/a que se puede sincronizar con Silae:

1.  Datos del empleado/a
   • Apellido
   • Nombre
   • Correo electrónico profesional
   • Teléfono móvil
   • Dirección de casa (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Nacionalidad (solo se cambia el código, el texto debe cambiarse manualmente desde Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Datos del contrato 
   • Fecha de inicio del empleo
   • Fecha de inicio del contrato
   • Fecha de ingreso
   • Fecha de finalización
   • Establecimiento
   • Puesto (bajo "otro puesto")
   • Código del contrato de empleo (debe ser un tipo de contrato que esté disponible por defecto en Factorial)
   • Sueldo base (debe ser el sueldo mensual o el sueldo anual)
   • Para empleados/as por horas:
     • Horas contractuales - deben ingresarse las horas mensuales o semanales (esto llenará los campos “Horas mensuales normales” y “Horas extras mensuales” en Silae)
   • Para empleados/as con contrato por días:
     • Número de días

Cómo Crear un Anexo o Simplemente Modificar un Contrato

• Crear un Anexo: Cuando ocurre un cambio en el contrato, si deseas crear un nuevo puesto en Silae, ve a la pestaña Contrato en el perfil de tu empleado/a en Factorial, haz clic en Nuevas Condiciones, e ingresa la fecha del cambio.
• Modificar un contrato: Si deseas hacer una modificación sin crear un nuevo puesto en Silae, haz clic en los tres puntos y selecciona Corregir Condiciones.

Asegúrate de que la fecha efectiva coincida con la fecha del puesto en Silae. Si no coincide, se creará automáticamente un nuevo puesto en Silae:

Gestión de Finalizaciones, Prórrogas y Sucesiones de Contratos

¿Cuál es el flujo de trabajo correcto a seguir en Factorial?

Si el empleado/a se va:

• Cierra el perfil del empleado/a en Factorial, ingresa la fecha de finalización y su motivo; la entrada de terminación del contrato aparecerá en la sección "Actualizaciones" del módulo de Nómina.

Si el empleado/a vuelve a unirse a la empresa:

• Reactiva el mismo perfil para crear la nueva condición.

Cuando se aprueba la ausencia de un/a empleado/a en Factorial, se crea una actualización de nómina del empleado/a. Puedes verificar que todos los datos son correctos, y luego marcar el incidente como “Completado” para sincronizar los datos con Silae.

Tipo de ausencias que se pueden sincronizar

Las ausencias de medio día, día completo y por horas se pueden sincronizar. Las ausencias que involucran reglas complejas (como períodos de espera, subsidios de Seguridad Social, aportes del empleador o umbrales) son enviadas desde Factorial pero calculadas en Silae, que en este caso actúa como el sistema maestro. Silae determina tanto la duración compensada como los montos a pagar.

Otras ausencias, generalmente más simples, son gestionadas directamente en Factorial, que actúa como el sistema maestro — no se requiere un procesamiento adicional por parte de Silae. 

•  Licencia pagada y RTT deben enviarse siempre en días o medios días. 
• Licencia por enfermedad es calculada por Silae. Si se envía en días, se procesa automáticamente. 
• Ausencias por horas deben tener sus contadores configurados correctamente en horas (por ejemplo, capacitación, licencia de conversión, días festivos, licencia compensatoria, licencia pagada/no pagada). 

Si se envían múltiples días de ausencias por horas, el total de horas puede no mostrarse de inmediato, pero el cálculo se refleja con precisión en el recibo de nómina.

Modificar y Eliminar una Ausencia Sincronizada

Si has enviado una ausencia para uno/a de tus empleados/as desde Factorial a Silae, y mientras tanto tu empleado/a ha eliminado esta ausencia de su perfil, el incidente de ausencia se reabrirá con el mensaje: “La ausencia ha sido eliminada”. Al marcar este incidente como completado, la eliminación se enviará a Silae:

Flujo de trabajo general

Paso 1 – Identificar los Códigos EVP en Silae

Los elementos de nómina variables se transmiten cada mes desde Factorial para su integración en Silae. Cada EVP en Silae corresponde a un código específico del cliente. Se pueden encontrar bajo Ajustes > Variables de Entrada. Los códigos EVP a utilizar se enumeran en la columna **“Nombre”**:

Asegúrate de que todas tus EVPs estén listadas en este menú, con la excepción de horas nativas*.

Paso 2 – Configurar Códigos EVP en Factorial

En Factorial, estos EVP se ingresan en la misma ubicación que los códigos de ausencia, los números de archivo de empleado/a y los códigos de establecimiento, bajo los campos de “compensación adicional”:

Paso 3 – Enviar el EVP desde Factorial a Silae

Los EVP se ingresan en Factorial y se enviarán manualmente (a través de un clic en un botón) a través de la API:

Paso 4 – Verificar el Estado de Integración en Factorial

Una vez que los datos han sido procesados, el estado de integración regresa en Factorial:

La respuesta debe incluir el ID y el estado de procesamiento, que puede ser una de las siguientes tres opciones:

• éxito – si el VPE se sincronizó correctamente con Silae
• fallido – si un error técnico impidió la sincronización
• inválido – si los datos enviados son incorrectos o faltantes

Detalles Adicionales sobre Tipos Variables Específicos

*Las Horas Nativas

Para las horas, no necesitas ingresarlas en el menú de “Variables de Entrada”.

Solo necesitas asignar correctamente los códigos de hora de Silae en Factorial, dependiendo de las categorías utilizadas en tu configuración de nómina.

1. Horas nativas (códigos estándar de Silae)

Estas horas utilizan códigos predefinidos de Silae:

• HN = horas regulares
• HM = horas a tarifa aumentada
• HC = horas complementarias
• HCNSTEPA = horas complementarias no sujetas a TEPA
• HS25 = horas extras al 25%
• HS50 = horas extras al 50%
• HS100 = horas extras al 100%

2. Horas con códigos personalizados de Silae

Los siguientes códigos corresponden a horas que dependen de configuraciones personalizadas de Silae.

Si tu configuración utiliza alguno de estos, asegúrate de reproducir el código exacto en Factorial:

3. Un EVP disfrazado de horas regulares

Aquí hay algunos ejemplos - Estas son variables de nómina (a menudo vinculadas a perfiles de prima o subsidio) para las cuales es esencial ingresar el código en el menú específico de Silae “variables a ingresar”:

• Horas de Días Festivos: el número de horas sirve como un multiplicador para una prima o aumento.
• Horas de Guardias: Ya sea pagadas como una tarifa plana o una tarifa por hora, Silae requiere un código de pago variable (a menudo el número de horas de guardia) para activar el subsidio.
• Horas de Turno Nocturno: El volumen de horas transmitido sirve únicamente como un desencadenante para el elemento de pago de prima de turno nocturno.

Envío de un Pago Anticipado

Si necesitas enviar un pago anticipado, debes usar el código “acompte” en los datos de integración de Factorial para que podamos identificar correctamente este tipo de VPE.

No hay ningún código correspondiente específico en Silae para pagos anticipados.

La integración recupera los contadores de días de permiso acumulados de Silae a Factorial de acuerdo con tus necesidades, reflejando el permiso acumulado. Los contadores se actualizan a través de la plataforma KLYR al comienzo del mes siguiente, una vez que tus nóminas han sido validadas. Después de esta actualización, los contadores de permiso pagado (CP) y RTT se sincronizan automáticamente. Para CP, esto incluye tanto los días ya acumulados en el año anterior (N‑1) como los días actualmente acumulados para el año en curso (N).

¿Cómo recuperar los contadores de días de permiso acumulados de SILAE a Factorial?

1. Antes de activar los contadores, debes establecer la base de días acumulados en tus políticas de permiso a 0 para desactivar el cálculo automático de acumulación por parte de Factorial. Ve a Configuración > Permiso y Ausencia > tu política de permiso > Contador → establecer Base de Días Acumulados a 0.
   

   

1. Ingresa el código del contador en Factorial bajo Descubrir > Integración. Cada línea corresponde a un contador diferente vinculado a una política de permiso.
   
   
2. Ten cuidado en la configuración de Factorial de no permitir el arrastre de días no utilizados del año anterior, ya que el cálculo de días de permiso acumulados de Silae incluye los días arrastrados.
   
3. Una vez activados y completados los códigos de los contadores, los contadores acumulados y actualmente acumulados de Factorial se ajustarán por tus acciones en KLYR

¿Qué es KLYR y cómo funciona?

KLYR es la plataforma utilizada para sincronizar tus contadores de permiso de Silae a Factorial. Así es como funciona:

1. Al final de cada mes, una vez que tus nóminas han sido validadas, necesitas seleccionar:
   • El nombre de tu empresa
   • Las carpetas de nómina (entidades) que deseas sincronizar
2. Elige el mes correcto:
   • Selecciona el mes anterior si estás realizando esta acción al comienzo del mes siguiente.
   • Selecciona el mes actual si validaste tus nóminas antes del final del mes.
3. Acceso a KLYR:
   • Para dar acceso a alguien a KLYR, envía las direcciones de correo electrónico de las personas que necesitan acceso a la siguiente dirección: support@fortifydigital.zendesk.com

Una vez que se realice el ajuste, el usuario verá una nota en el contador de Factorial que dice “Actualizado automáticamente por Silae + un código.” Sin embargo, el empleado no recibirá ninguna notificación.

Si Silae solo ha comenzado a calcular las nóminas, es normal que los contadores aún no se hayan actualizado. Los contadores mensuales solo se tienen en cuenta una vez que todas las nóminas han sido validadas e impresas.

Por ejemplo, si las nóminas han sido calculadas pero aún no revisadas o impresas, la burbuja en la parte superior permanece amarilla. Una vez que la burbuja se vuelve verde, la información se actualizará correctamente.

Lista de contadores y sus códigos asociados en Silae:

Si ocurre un error de sincronización, se enviará un informe de error al cliente por correo electrónico. El cliente debe especificar la dirección de correo electrónico a la que le gustaría que se enviara el informe.

Estos informes proporcionarán un resumen detallado de todos los datos enviados a Silae, junto con el estado de su actualización, permitiendo al usuario:

• Verificar que todos los datos se han transmitido correctamente.
• Identificar y resolver cualquier problema relacionado con datos que no se transfirieron correctamente.

Aquí hay un ejemplo de un informe de error:

El nuevo empleado NO será sincronizado (dará un error).

Los datos del nuevo empleado en Factorial sobrescribirán los datos del empleado existente en Silae.

La mayor parte de los datos se sincronizan de Factorial a Silae. Sin embargo, hay 2 puntos de datos específicos que se sincronizan de Silae a Factorial:

• Matricule - sincronizado a Factorial una vez que el empleado es creado en Silae
• Contadores de tiempo libre - ajustados automáticamente en Factorial 5 días después del cálculo de la nómina en Silae

Para que un empleado sea creado en Silae, debe completarse el Número de Seguridad Social (NSS). Si un empleado no lo tiene, el empleado debe ser creado manualmente tanto en Silae como en Factorial. Una vez que se asigne el NSS temporal en Silae, deberás copiarlo y pegarlo en Factorial.

• Los datos de nacimiento y el Número de Seguridad Social no son coherentes
• Los códigos no están completados en la página del Marketplace de Factorial.
• Sin acceso a la API para algunos expedientes de clientes.