cpnAcquis o rttAcquis

Los datos se transfieren de Factorial a Silae a través de nuestra sección "Actualizaciones de Nómina de Empleados". Cualquier acción que realices en Factorial que afecte la nómina generará una actualización de empleado.

Para asegurar que las actualizaciones correctas se sincronicen, es importante activar las actualizaciones de empleados relevantes en Factorial. Estas pueden incluir nuevas contrataciones, cambios de contrato, actualizaciones de datos personales y ausencias. Para hacerlo, ve a Configuración > Nómina > Actualizaciones de Empleados, y habilita todas las actualizaciones que desees sincronizar con Silae.

Cuando se genere una actualización de empleado, podrás revisarla y enviarla a Silae marcando la actualización de empleado como “Completada”. Los tiempos de transmisión pueden variar dependiendo del período. Por ejemplo, si se envían un gran número de incidencias al final del mes durante el cierre de nómina, el procesamiento puede tardar hasta 5–10 minutos en completarse.

Cuando se crea un nuevo empleado en Factorial, se crea una actualización de empleado. Puedes abrirla y verificar que todos los datos sean correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Otras cosas importantes a considerar:

• Al crear al empleado y cargar la información del contrato, asegúrate de que la fecha del contrato (entrada en la empresa) y la fecha de empleo (última actualización del contrato) sea la misma en SILAE. De lo contrario, Silae creará un nuevo contrato, resultando en duplicación.
• Para empleados sin un Número de Seguridad Social: El registro aún se creará, pero la validación se basará en la dirección de correo electrónico en lugar del Número de Seguridad Social. Por lo tanto, la dirección de correo electrónico se convierte en un campo obligatorio; de lo contrario, no se podrá crear el perfil del empleado en Silae.
• La fecha de nacimiento y el género proporcionados deben ser consistentes con el número de seguridad social.
• El nombre de nacimiento es obligatorio. Si se deja vacío, el apellido utilizado se tratará como el nombre de nacimiento para evitar bloquear la creación.
• El matrícula no tiene que ser añadida en Factorial. Cuando la nueva contratación se sincronice, automáticamente completaremos el campo de matrícula en Factorial. Puedes habilitar una opción en Silae para asegurar la unicidad del número de personal a través de múltiples archivos o grupos de archivos si es necesario.
• La razón de inicio de empleo se enviará por defecto como el código 001: Contratación, inicio de actividad, reclutamiento directo o reclutamiento por concurso (servicio público), inicio de comisionado, inicio de vida cultural (religiones). Puedes modificar esto en Silae, si es necesario.

Campos que se envían a Silae

1. Datos del empleado
   • Nombre
   • Apellido
   • Número de seguridad social (el cliente debe seleccionar el número de seguridad social en el campo de número de identificación)
   • Nombre de soltera (si se deja en blanco en Factorial, el primer nombre también se sincronizará aquí)
   • Género
   • Correo electrónico profesional
   • Correo electrónico personal (si se deja en blanco en Factorial, el correo electrónico personal será reemplazado por el correo electrónico profesional)
   • Teléfono móvil
   • Dirección de casa (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Código de comuna INSEE
   • Fecha de nacimiento
   • Departamento de nacimiento (se toma del NSS y si está fuera de Francia, se envía como código “99” y el usuario necesita editarlo manualmente en Silae)
   • Código de país de nacimiento (se toma del NSS)
   • Nacionalidad
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de entrada (basada en el campo Fecha de inicio del contrato de Factorial)
   • Fecha de inicio del contrato (basada en la Fecha efectiva del contrato de Factorial)
   • Fecha de inicio de la versión del contrato (basada en la Fecha efectiva del contrato de Factorial)
   • Fecha de finalización
   • Razón de inicio (razón sincronizada por defecto: 001)
   • Establecimiento
   • Título del trabajo - bajo “otro título de trabajo”
   • Código del contrato de empleo (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial)
   • Sueldo base (debe ser en base mensual o anual)
   • Para empleados por horas → Horas de trabajo en el contrato (deben ser en base mensual o semanal). Esto llenará los campos de “Horas normales mensuales” y “Horas extras mensuales” en Silae)
   • Para empleados con contrato por días → Número de días

Cuando se actualiza el perfil o los datos del contrato de un empleado en Factorial, se crea una actualización de empleado. Puedes abrirla y verificar que todos los datos sean correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Los siguientes campos generarán una actualización de empleado que puede ser sincronizada con Silae:

1.  Datos del empleado
   • Apellido
   • Nombre
   • Correo electrónico profesional
   • Teléfono móvil
   • Dirección de casa (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Nacionalidad (solo se cambia el código, el texto debe ser cambiado manualmente desde Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Datos del contrato 
   • Fecha de inicio de empleo
   • Fecha de inicio del contrato
   • Fecha de entrada
   • Fecha de finalización
   • Establecimiento
   • Título del trabajo (bajo "otro título de trabajo")
   • Código del contrato de empleo (debe ser un tipo de contrato que esté disponible por defecto en Factorial)
   • Sueldo base (debe ser el salario mensual o el salario anual)
   • Para empleados por horas:
     • Las horas contractuales - se deben ingresar las horas mensuales o semanales (esto llenará los campos de “Horas normales mensuales” y “Horas extras mensuales” en Silae)
   • Para empleados con contrato por días:
     • Número de días

Cómo crear un anexo o simplemente modificar un contrato

• Crear un anexo: Cuando ocurre un cambio en el contrato, si deseas crear un nuevo trabajo en Silae, ve a la pestaña Contrato en el perfil de tu empleado en Factorial, haz clic en Nuevas Condiciones, y ingresa la fecha del cambio.
• Modificar un contrato: Si deseas hacer una modificación sin crear un nuevo trabajo en Silae, haz clic en los tres puntos y selecciona Corregir Condiciones.

Asegúrate de que la fecha efectiva coincida con la fecha del trabajo en Silae. Si no coincide, se creará automáticamente un nuevo trabajo en Silae:

Gestionando finalizaciones de contratos, extensiones y sucesiones

¿Cuál es el flujo de trabajo correcto a seguir en Factorial?

Si el empleado se va:

• Cierra el perfil del empleado en Factorial, ingresa la fecha de finalización y su razón; la entrada de terminación del contrato aparecerá en la sección "Actualizaciones" del módulo de Nómina.

Si el empleado vuelve a unirse a la empresa:

• Reactiva el mismo perfil para crear la nueva condición.

Cuando se aprueba la ausencia de un/a empleado/a en Factorial, se crea una actualización de nómina del empleado/a. Puedes verificar que todos los datos sean correctos y luego marcar el incidente como “Completado” para sincronizar los datos con Silae.

Tipo de ausencias que pueden ser sincronizadas

Las ausencias de medio día, día completo y por horas pueden ser sincronizadas. Las ausencias que implican reglas complejas (como períodos de espera, subsidios de Seguridad Social, complementos del empleador o umbrales) son enviadas desde Factorial pero calculadas en Silae, que en este caso actúa como el sistema maestro. Silae determina tanto la duración compensada como los montos a ser pagados.

Otras ausencias, generalmente más simples, son gestionadas directamente en Factorial, que actúa como el sistema maestro — no se requiere procesamiento adicional por parte de Silae. 

•  Licencias pagadas y RTT deben ser siempre enviadas en días o medios días. 
• Licencias por enfermedad son calculadas por Silae. Si se envían en días, se procesan automáticamente. 
• Ausencias por horas deben tener sus contadores correctamente configurados en horas (por ejemplo, formación, licencias de conversión, días festivos, licencias compensatorias, licencias pagadas/no pagadas). 

Si se envían múltiples días de ausencias por horas, el total de horas puede no mostrarse de inmediato, pero el cálculo se refleja con precisión en el recibo de salario.

Modificar & Eliminar una Ausencia Sincronizada

Si has enviado una ausencia para uno/a de tus empleados/as desde Factorial a Silae, y mientras tanto tu empleado/a ha eliminado esta ausencia de su perfil, el incidente de ausencia se reabrirá con el mensaje: “La ausencia ha sido eliminada”. Al marcar este incidente como completado, la eliminación se enviará a Silae:

Flujo de trabajo general

Paso 1 – Identificar los Códigos EVP en Silae

Los elementos variables de nómina se transmiten cada mes desde Factorial para su integración en Silae. Cada EVP en Silae corresponde a un código específico para el cliente. Se pueden encontrar en Configuraciones > Variables de Entrada. Los códigos EVP a utilizar están listados en la columna **“Nombre”**:

Asegúrate de que todos tus EVPs estén listados en este menú, con la excepción de horas*.

Paso 2 – Configurar Códigos EVP en Factorial

En Factorial, estos EVP se ingresan en la misma ubicación que los códigos de ausencia, números de archivo de empleados/as y códigos de establecimiento, bajo los campos de “compensación adicional”:

Paso 3 – Enviar el EVP desde Factorial a Silae

Los EVP se ingresan en Factorial y se enviarán manualmente (a través de un clic en un botón) a través de la API:

Paso 4 – Verificar el Estado de Integración en Factorial

Una vez que los datos han sido procesados, el estado de integración regresa en Factorial:

La respuesta debe incluir el ID y el estado de procesamiento, que puede ser una de las siguientes tres opciones:

• éxito – si el VPE se sincronizó correctamente con Silae
• fallido – si un error técnico impidió la sincronización
• inválido – si los datos enviados son incorrectos o faltan

Detalles Adicionales sobre Tipos Variables Específicos

*Las Horas

Para las horas, no necesitas ingresarlas en el menú de “Variables de Entrada”.

Solo necesitas asignar correctamente los códigos de hora de Silae en Factorial, dependiendo de las categorías utilizadas en tu configuración de nómina.

1. Horas nativas (códigos estándar de Silae)

Estas horas utilizan códigos predefinidos de Silae:

• HN = horas regulares
• HM = horas a tarifa incrementada
• HC = horas complementarias
• HCNSTEPA = horas complementarias no sujetas a TEPA
• HS25 = horas extras al 25%
• HS50 = horas extras al 50%
• HS100 = horas extras al 100%

2. Horas con códigos personalizados de Silae

Los siguientes códigos corresponden a horas que dependen de configuraciones personalizadas de Silae.

Si tu configuración utiliza alguno de estos, asegúrate de reproducir el código exacto en Factorial:

Enviar un Pago por Adelantado

Si necesitas enviar un pago por adelantado, debes usar el código “acompte” en los datos de integración de Factorial para que podamos identificar correctamente este tipo de VPE.

No hay un código correspondiente específico en Silae para pagos por adelantado.

La integración recupera los contadores de licencias acumuladas de Silae a Factorial según tus necesidades, reflejando la licencia acumulada. Los contadores se actualizan a través de la plataforma KLYR al inicio del mes siguiente, una vez que tus recibos de salario han sido validados. Después de esta actualización, los contadores de licencia pagada (CP) y RTT se sincronizan automáticamente. Para CP, esto incluye tanto los días ya acumulados en el año anterior (N‑1) como los días actualmente acumulados para el año en curso (N).

¿Cómo recuperar los contadores de licencias acumuladas de SILAE a Factorial?

1. Antes de activar los contadores, debes establecer la base de días acumulativos en tus políticas de licencia a 0 para desactivar el cálculo automático de acumulación por parte de Factorial. Ve a Configuraciones > Licencia y Ausencia > tu política de licencia > Contador → establece la Base de Días Acumulativos en 0.
   

   

1. Ingresa el código del contador en Factorial bajo Descubrir > Integración. Cada línea corresponde a un contador diferente vinculado a una política de licencia.
   
    
2. Tenga cuidado en la configuración de Factorial de no permitir la acumulación de días no utilizados del año anterior, ya que el cálculo de licencia acumulada de CP de Silae incluye los días acumulados.
    
3. Una vez activados y completados los códigos de contador, los contadores acumulados y actualmente acumulados de Factorial se ajustarán por tus acciones en KLYR

¿Qué es KLYR y cómo funciona?

KLYR es la plataforma utilizada para sincronizar tus contadores de licencia de Silae a Factorial. Así es como funciona:

1. Al final de cada mes, una vez que tus recibos de salario han sido validados, debes seleccionar:
   • El nombre de tu empresa
   • Los folders de nómina (entidades) que deseas sincronizar
2. Elige el mes correcto:
   • Selecciona el mes anterior si estás realizando esta acción al inicio del mes siguiente.
   • Selecciona el mes actual si validaste tus recibos de salario antes del final del mes.
3. Acceso a KLYR:
   • Para dar acceso a alguien a KLYR, envía las direcciones de correo electrónico de las personas que necesitan acceso a la siguiente dirección: support@fortifydigital.zendesk.com

Una vez realizado el ajuste, el usuario verá una nota en el contador de Factorial que dice “Actualizado automáticamente por Silae + un código.” Sin embargo, el empleado/a no recibirá ninguna notificación.

Si Silae solo ha comenzado a calcular los recibos de salario, es normal que los contadores no se hayan actualizado aún. Los contadores mensuales solo se tienen en cuenta una vez que todos los recibos de salario han sido validados e impresos.

Por ejemplo, si los recibos de salario han sido calculados pero aún no revisados o impresos, la burbuja en la parte superior permanece amarilla. Una vez que la burbuja se torna verde, la información se actualizará correctamente.

Lista de contadores y sus códigos asociados en Silae:

Si ocurre un error de sincronización, se enviará un informe de error al cliente por correo electrónico. El cliente debe especificar la dirección de correo electrónico a la que le gustaría que se enviara el informe.

Estos informes proporcionarán un resumen detallado de todos los datos enviados a Silae, junto con el estado de su actualización, permitiendo al usuario:

• Verificar que todos los datos se hayan transmitido correctamente.
• Identificar y resolver cualquier problema relacionado con los datos que no se transfirieron con éxito.

Aquí hay un ejemplo de un informe de error:

El nuevo/a empleado/a NO será sincronizado/a (se generará un error).

Los datos del nuevo/a empleado/a en Factorial sobrescribirán los datos del empleado/a existente en Silae.

La mayoría de los datos se sincronizan de Factorial a Silae. Sin embargo, hay 2 puntos de datos específicos que se sincronizan de Silae a Factorial:

• Matricule - sincronizado a Factorial una vez que el empleado/a es creado/a en Silae
• Contadores de tiempo libre - ajustados automáticamente en Factorial 5 días después de que se calcula la nómina en Silae

Para que un/a empleado/a sea creado/a en Silae, debe completarse el Número de Seguridad Social (NSS). Si un/a empleado/a no lo tiene, debe ser creado/a manualmente tanto en Silae como en Factorial. Una vez que se asigne el NSS temporal en Silae, necesitarás copiarlo y pegarlo en Factorial.

• Los datos de nacimiento y el Número de Seguridad Social no son coherentes
• Los códigos no están completados en la página de Factorial Marketplace.
• No hay acceso a la API para algunos dossiers de clientes.