cpnAcquis o rttAcquis

Los datos se transfieren de Factorial a Silae a través de nuestra sección "Actualizaciones de nómina de empleados" . Cualquier acción que realice en Factorial que afecte a la nómina generará una actualización del empleado.

Para garantizar que las actualizaciones se sincronicen correctamente, es importante activar las actualizaciones de empleados correspondientes en Factorial . Estas pueden incluir nuevas contrataciones, cambios de contrato, actualizaciones de datos personales y ausencias. Para ello, ve a Configuración > Nómina > Actualizaciones de empleados y habilita todas las actualizaciones que desees sincronizar con Silae.

Cuando se genere una actualización de empleado, podrá revisarla y enviarla a Silae marcándola como "Completada". Los tiempos de transmisión pueden variar según el período. Por ejemplo, si se envían muchas incidencias a fin de mes durante el cierre de nómina, el procesamiento puede tardar entre 5 y 10 minutos.

Cuando se crea un nuevo empleado en Factorial , se genera una actualización de empleado. Puedes abrirla y comprobar que todos los datos sean correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Otros aspectos importantes a tener en cuenta:

• Al crear el empleado y cargar la información del contrato, asegúrese de que la fecha del contrato (fecha de ingreso a la empresa) y la fecha de inicio del empleo (última actualización del contrato) coincidan en SILAE. De lo contrario, SILAE creará un nuevo contrato, lo que generará una duplicación.
• Para empleados sin número de Seguro Social: El registro se creará igualmente, pero la validación se basará en la dirección de correo electrónico en lugar del número de Seguro Social. Por lo tanto, la dirección de correo electrónico se convierte en un campo obligatorio ; de lo contrario, no se podrá crear el perfil del empleado en Silae.
• La fecha de nacimiento y el sexo proporcionados deben coincidir con el número de seguridad social .
• El nombre de nacimiento es obligatorio. Si se deja en blanco, se utilizará el apellido para evitar que se bloquee la creación del perfil.
• No es necesario agregar la matrícula en Factorial . Al sincronizar el nuevo empleado, el campo de matrícula se completará automáticamente en Factorial . Si es necesario, puede habilitar una opción en Silae para garantizar la unicidad del número de personal en varios archivos o grupos de archivos.
• El motivo de inicio del empleo se enviará por defecto con el código 001: Contratación, inicio de actividad, contratación directa o por concurso (servicio público), inicio de traslado, inicio de vida cultural (religiones). Puede modificarlo en Silae si es necesario.

Los campos se envían a Silae.

1. Datos de los empleados
   • Nombre de pila
   • Apellido
   • Número de seguro social (el cliente debe seleccionar el número de seguro social en el campo de número de identificación).
   • Apellido de soltera (si se deja en blanco en Factorial , el nombre de pila también se sincronizará aquí).
   • Género
   • Correo electrónico profesional
   • Correo electrónico personal (si se deja en blanco en Factorial , el correo electrónico personal se sustituirá por el correo electrónico profesional).
   • teléfono móvil
   • Domicilio (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Código de comuna del INSEE
   • Fecha de nacimiento
   • Departamento de nacimientos (lo toma del SSN y, si está fuera de Francia, se envía como código “99” y el usuario debe editarlo manualmente en Silae).
   • Código del país de nacimiento (se obtiene del número de la seguridad social)
   • Nacionalidad
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de entrada (basada en el campo Fecha de inicio del contrato de Factorial )
   • Fecha de inicio del contrato (basada en la fecha de entrada en vigor del contrato de Factorial )
   • Versión del contrato Fecha de inicio (basada en la fecha de entrada en vigor del contrato de Factorial )
   • Fecha de finalización
   • Motivo de inicio (motivo sincronizado por defecto: 001)
   • Establecimiento
   • Puesto de trabajo - en “otro puesto de trabajo”
   • Código de contrato de trabajo (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial )
   • Salario base (debe ser mensual o anual)
   • Para empleados por horas → Horas de trabajo estipuladas en el contrato (deben ser mensuales o semanales). Esto completará los campos "Horas mensuales normales" y "Horas mensuales extraordinarias" en Silae.
   • Para empleados con contrato por día → Número de días

Cuando se actualiza el perfil o los datos contractuales de un empleado en Factorial , se crea una actualización de empleado. Puedes abrirla y comprobar que todos los datos son correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Los siguientes campos generarán una actualización de empleado que se puede sincronizar con Silae:

1. Datos de los empleados
   • Apellido
   • Nombre de pila
   • Correo electrónico profesional
   • teléfono móvil
   • Domicilio (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Nacionalidad (solo se cambia el código, el texto debe modificarse manualmente desde Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de inicio del empleo
   • Fecha de inicio del contrato
   • Fecha de entrada
   • Fecha de finalización
   • Establecimiento
   • Puesto de trabajo (en "otro puesto de trabajo")
   • Código de contrato de trabajo (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial ).
   • Salario base (debe ser el salario mensual o el salario anual)
   • Para empleados por hora:
     • Horas contractuales: se deben ingresar las horas mensuales o semanales (estas se completarán en los campos "Horas mensuales normales" y "Horas mensuales extraordinarias" en Silae).
   • Para empleados con contrato por día:
     • Número de días

Cómo crear un anexo o simplemente modificar un contrato

• Crear un Anexo: Cuando se produzca un cambio en el contrato, si desea crear un nuevo puesto de trabajo en Silae, vaya a la pestaña Contrato en el perfil de su empleado en Factorial , haga clic en Nuevas Condiciones e introduzca la fecha del cambio.
• Modificar un contrato: Si desea realizar una modificación sin crear un nuevo trabajo en Silae, haga clic en los tres puntos y seleccione Corregir condiciones .

Asegúrese de que la fecha de vigencia coincida con la fecha del trabajo en Silae. De lo contrario, se creará automáticamente un nuevo trabajo en Silae.

Gestión de la finalización, prórroga y sucesión de contratos

¿Cuál es el flujo de trabajo correcto a seguir en Factorial ?

Si el empleado se va:

• Cierre el perfil del empleado en Factorial , introduzca la fecha de finalización y el motivo; la entrada de rescisión del contrato aparecerá en la sección "Actualizaciones" del módulo de nóminas.

Si el empleado se reincorpora a la empresa:

• Reactive el mismo perfil para crear la nueva condición .

Cuando se aprueba la ausencia de un empleado en Factorial , se genera una actualización de nómina. Puede verificar que todos los datos sean correctos y, a continuación, marcar el incidente como "Completado" para sincronizar los datos con Silae.

Tipos de ausencias que se pueden sincronizar

Las ausencias de media jornada, jornada completa y por horas pueden sincronizarse. Las ausencias que implican reglas complejas (como periodos de espera, prestaciones de la Seguridad Social, complementos salariales del empleador o umbrales) se envían desde Factorial , pero se calculan en Silae , que en este caso actúa como sistema principal . Silae determina tanto la duración compensada como los importes a pagar.

Otras ausencias, generalmente más sencillas, se gestionan directamente en Factorial , que actúa como sistema maestro ; no se requiere ningún procesamiento adicional por parte de Silae.

• Las solicitudes de licencia remunerada y de RTT siempre deben enviarse en días o medios días .
• Silae calcula las bajas por enfermedad . Si se envían en días, se procesan automáticamente.
• Las ausencias por horas deben tener sus contadores configurados correctamente en horas (por ejemplo, formación, permiso de conversión, días festivos, permiso compensatorio, permiso remunerado/no remunerado).

Si se envían varios días de ausencias por horas, es posible que el total de horas no se muestre de inmediato , pero el cálculo se refleja con precisión en la nómina .

Modificar y eliminar una ausencia sincronizada

Si usted ha enviado una ausencia de Factorial a Silae para uno de sus empleados y, mientras tanto, su empleado ha eliminado esta ausencia de su perfil, la incidencia de ausencia se reabrirá con el mensaje: « La ausencia ha sido eliminada ». Al marcar esta incidencia como completada, la eliminación se enviará a Silae.

Flujo de trabajo general

Paso 1 – Identificar los códigos EVP en Silae

Los elementos variables de nómina se transmiten mensualmente desde Factorial para su integración en Silae. Cada EVP en Silae corresponde a un código específico del cliente. Estos códigos se encuentran en Configuración > Variables de entrada. Los códigos EVP que se deben usar se enumeran en la columna **“Nombre”**:

Asegúrese de que todos sus EVP estén listados en este menú , con la excepción de las horas*.

Paso 2: Configurar los códigos EVP en Factorial

En Factorial , estos EVP se ingresan en la misma ubicación que los códigos de ausencia, los números de archivo de empleados y los códigos de establecimiento, en los campos de "compensación adicional" :

Paso 3: Enviar el EVP de Factorial a Silae.

Los EVP se introducen en Factorial y se enviarán manualmente (mediante un clic en un botón) a través de la API:

Paso 4 – Comprobar el estado de integración en Factorial

Una vez procesados los datos, el estado de integración se devuelve en Factorial :

La respuesta debe incluir el ID y el estado de procesamiento , que puede ser una de las siguientes tres opciones:

• éxito – si el VPE se sincronizó correctamente con Silae
• falló – si un error técnico impidió la sincronización
• no válido : si los datos enviados son incorrectos o faltan.

Información adicional sobre tipos de variables específicos

* Las horas

Durante horas, no es necesario introducirlas en el menú "Variables de entrada" .

Solo necesita asignar correctamente los códigos de hora de Silae apropiados en Factorial , según las categorías utilizadas en su configuración de nómina.

1. Horarios nativos (códigos estándar de Silae)

Estos horarios utilizan códigos Silae predefinidos:

• HN = horario regular
• HM = horas de tasa aumentada
• HC = horas complementarias
• HCNSTEPA = horas complementarias no sujetas a TEPA
• HS25 = horas extras al 25%
• HS50 = horas extras al 50%
• HS100 = horas extras al 100%

2. Horas con códigos Silae personalizados

Los siguientes códigos corresponden a horas que dependen de configuraciones personalizadas de Silae .

Si su configuración utiliza alguno de estos, asegúrese de reproducir el código exacto en Factorial :

Envío de un pago por adelantado

Si necesita enviar un pago por adelantado, debe usar el código “acompte” en los datos de integración Factorial para que podamos identificar correctamente este tipo de VPE.

En Silae no existe un código específico que corresponda a los pagos por adelantado.

La integración recupera los contadores de vacaciones acumuladas de Silae a Factorial según sus necesidades, reflejando las vacaciones acumuladas. Los contadores se actualizan a través de la plataforma KLYR al inicio del mes siguiente, una vez validadas sus nóminas. Tras esta actualización, los contadores de vacaciones pagadas (CP) y de tiempo libre remunerado (RTT) se sincronizan automáticamente. Para las vacaciones pagadas, esto incluye tanto los días ya acumulados el año anterior (N-1) como los días acumulados para el año en curso (N).

¿Cómo recuperar los contadores de vacaciones acumuladas de SILAE a Factorial ?

1. Antes de activar los contadores, debe establecer la base de días acumulados en sus políticas de vacaciones a 0 para desactivar el cálculo automático de acumulación por parte de Factorial . Vaya a Configuración > Vacaciones y ausencias > su política de vacaciones > Contador → establezca la base de días acumulados en 0.
   

   

1. Introduzca el código del contador en Factorial , en Descubrir > Integración . Cada línea corresponde a un contador diferente vinculado a una política de ausencias.
   
   
2. Tenga cuidado al configurar Factorial para no permitir el traspaso de días no utilizados del año anterior, ya que el cálculo de vacaciones acumuladas de CP de Silae incluye los días traspasados.
   
3. Una vez activados y completados los códigos del contador, los contadores Factorial acumulados y en proceso de acumulación se ajustarán según tus acciones en KLYR.

¿Qué es KLYR y cómo funciona?

KLYR es la plataforma que se utiliza para sincronizar los contadores de vacaciones de Silae con Factorial . Así es como funciona:

1. Al final de cada mes , una vez que sus recibos de nómina hayan sido validados, deberá seleccionar:
   • El nombre de su empresa
   • Las carpetas de nómina (entidades) que desea sincronizar
2. Seleccione el mes correcto:
   • Seleccione el mes anterior si va a realizar esta acción al comienzo del mes siguiente.
   • Seleccione el mes actual si validó sus recibos de nómina antes de que finalizara el mes.
3. Acceso a KLYR:
   • Para otorgar acceso a KLYR a alguien, envíe las direcciones de correo electrónico de las personas que necesitan acceso a la siguiente dirección: support@fortifydigital.zendesk.com

Una vez realizado el ajuste, el usuario verá una nota en el contador Factorial que dice "Actualizado automáticamente por Silae + un código". Sin embargo, el empleado no recibirá ninguna notificación.

Si Silae acaba de empezar a calcular las nóminas, es normal que los contadores aún no se hayan actualizado. Los contadores mensuales solo se tienen en cuenta una vez que todas las nóminas se hayan validado e impreso.

Por ejemplo, si las nóminas se han calculado pero aún no se han revisado ni impreso, el indicador superior permanece amarillo. Una vez que el indicador se vuelva verde, la información se actualizará correctamente.

Lista de contadores y sus códigos asociados en Silae:

Si se produce un error de sincronización, se enviará un informe de error al cliente por correo electrónico. El cliente deberá especificar la dirección de correo electrónico a la que desea que se envíe el informe.

Estos informes proporcionarán un resumen detallado de todos los datos enviados a Silae, junto con el estado de su actualización, lo que permitirá al usuario:

• Verifique que todos los datos se hayan transmitido correctamente.
• Identificar y resolver cualquier problema relacionado con los datos que no se transfirieron correctamente.

Aquí tienes un ejemplo de informe de error:

El nuevo empleado NO se sincronizará (dará un error).

Los datos del nuevo empleado en Factorial sobrescribirán los datos del empleado existente en Silae.

La mayor parte de los datos se sincronizan de Factorial a Silae. Sin embargo, hay dos puntos de datos específicos que se sincronizan de Silae a Factorial :

• Matrícula: se sincroniza con Factorial una vez que se crea el empleado en Silae.
• Contadores de tiempo libre: se ajustan automáticamente en Factorial 5 días después de que se calcula la nómina en Silae.

Para crear un empleado en Silae, es necesario ingresar su número de seguro social (SSN). Si un empleado no lo tiene, deberá crearse manualmente tanto en Silae como Factorial . Una vez asignado el SSN temporal en Silae, deberá copiarlo y pegarlo en Factorial .

• Los datos de nacimiento y el número de la Seguridad Social no son coherentes.
• Los códigos no aparecen introducidos en la página de Factorial Marketplace.
• No hay acceso a la API para algunos expedientes de clientes.