El importador de empleados le permite agregar información de empleados a Factorial en bloque en lugar de crear cada perfil manualmente. Antes de comenzar la importación, prepare sus entidades legales, grupos de empleados, lugares de trabajo, equipos y catálogo de puestos para que pueda incluir la mayor cantidad de información posible en la primera importación.
Vista general
El importador de empleados es una hoja de cálculo que te permite cargar información de empleados y contratos a Factorial en bloque.
El importador incluye columnas obligatorias, que contienen la información mínima requerida para crear un perfil de empleado, y columnas opcionales, que le permiten agregar información personal, organizativa y de contrato adicional.
Antes de usar el importador, asegúrese de haber preparado lo siguiente:
- Entidades legales y grupos de empleados: Cree todas las entidades legales y grupos de empleados que necesite. Debe completar un importador separado para cada entidad legal.
- Campos de contrato: Revise los campos de contrato disponibles en su entidad legal y agregue o modifique campos si es necesario.
- Lugares de trabajo: Cree los lugares de trabajo y, si es aplicable, sus áreas de trabajo.
- Equipos: Cree los equipos a los que pertenecerán los/as empleados/as.
- Catálogo de puestos: Cree y mapee los puestos, roles y niveles relevantes en la sección de Roles.
Le recomendamos completar la mayor cantidad de información posible durante la primera importación. Esto reduce la necesidad de actualizar manualmente los perfiles de empleados o usar editores masivos más adelante.
Importante: Se debe realizar una One importación por entidad legal.
Prepare su catálogo de puestos
El Catálogo de Puestos es el lugar central para ver, organizar y gestionar la arquitectura de puestos de su organización.
Los puestos están organizados en una jerarquía clara de:
- Familias
- Funciones
- Roles
La vista en árbol le ayuda a entender cómo se relacionan los puestos e identificar brechas en su estructura de puestos.
Seleccione una Familia, Función o Rol para abrir su resumen. Desde allí, abra Detalles para revisar y configurar las condiciones asociadas con el puesto. Puede gestionar información como:
- Niveles
- Condiciones laborales
- Habilidades y competencias
- Horarios de trabajo y políticas de ubicación
- Dispositivos asignados
El Catálogo de Puestos actúa como una única fuente de verdad para la estructura de puestos de su organización. Una vez configurado, puede reducir el trabajo manual en otros procesos:
- Reclutamiento: Los puestos de trabajo pueden completarse automáticamente en las ofertas de trabajo.
- Onboarding: Los contratos y dispositivos de TI pueden asignarse automáticamente.
- Desarrollo: Los trayectos profesionales y las estructuras salariales pueden permanecer consistentes en toda la organización.
Cómo usar
1. Prepare la información en Factorial
Antes de descargar el importador, cree y configure la información de las entidades legales, grupos de empleados, lugares de trabajo, equipos y catálogo de puestos que desea utilizar.
El importador utiliza esta información existente para poblar los menús desplegables. Por ejemplo, las columnas de Lugar de trabajo, Equipo, Grupo de empleados y Puesto de trabajo utilizan información que ya existe en Factorial.
2. Acceda al importador
- En su barra lateral, vaya a Organización
- En Personas, haga clic en la flecha junto a +Agregar persona y seleccione Importar personas
- Seleccione una entidad legal
- Descargue la hoja de cálculo o cargue la suya
- Las columnas disponibles en la hoja de cálculo dependen de la información y configuración disponibles en su cuenta de Factorial.
3. Complete las columnas obligatorias
Las columnas A–E contienen la información mínima requerida para crear un perfil de empleado.
| Columna | Campo | ¿Qué es? | Formato | Consideraciones |
|---|---|---|---|---|
| A | Nombre | El nombre legal del/la empleado/a. | Texto | Usa el nombre legal del/la empleado/a. |
| B | Apellido | El apellido legal del/la empleado/a. | Texto | Usa el apellido legal del/la empleado/a. |
| C | Dirección de correo electrónico | La dirección de correo electrónico asociada con el/la empleado/a. | Texto | Asegúrese de que el correo electrónico no contenga letras mayúsculas. Puede ser una dirección de correo electrónico personal o laboral. |
| D | Fecha de inicio del contrato | La fecha en que comienza la relación laboral. |
dd/mm/yyyy* |
Esta fecha depende del formato de fecha configurado en tus preferencias. |
| E | Fecha de vigencia del contrato | La fecha a partir de la cual se aplican las condiciones del contrato. |
dd/mm/yyyy* |
Puede ser la misma que la fecha de inicio del contrato, pero no puede ser anterior. También se utiliza para calcular la prorrata de ausencias. |
El formato de fecha puede variar dependiendo de sus preferencias en Factorial.
Importante: El importador solo incluye el contrato actual del/la empleado/a. Los contratos históricos deben agregarse por separado.
4. Complete la información opcional del/la empleado/a
Las siguientes columnas le permiten agregar información organizativa y del/la empleado/a adicional.
| Columna | Campo | ¿Qué es? | Formato | Consideraciones |
|---|---|---|---|---|
| F | Fecha de finalización del contrato | La fecha en que finaliza el contrato. |
dd/mm/yyyy* |
Si se completa, el/la empleado/a se desactiva automáticamente en Factorial en esta fecha. |
| G | Lugar de trabajo predeterminado | El lugar de trabajo donde el/la empleado/a realiza la mayoría de sus actividades. | Desplegable | Selección única. |
| H | Área de trabajo predeterminada | Una subdivisión dentro de un lugar de trabajo. | Desplegable | Opcional. Puede ser particularmente útil para el módulo de Turnos. El menú desplegable de área de trabajo no está vinculado al lugar de trabajo en la columna G, por lo que puede seleccionar un área de trabajo de cualquier lugar de trabajo. |
| I | Lugares de trabajo | Otros lugares de trabajo donde el/la empleado/a también realiza actividades. | Desplegable | Se pueden usar selecciones múltiples en Google Sheets. |
| J | Equipos | Los equipos utilizados para estructurar y clasificar a los/as empleados/as. | Desplegable |
Un/a empleado/a puede pertenecer a múltiples equipos y tener diferentes roles dentro de ellos. Solo visible cuando se crean equipos. |
| K | Puesto de trabajo en el Catálogo de Puestos | El rol y nivel que el/la empleado/a ocupa en la organización. | Desplegable | Esta columna solo aparece cuando se han creado roles en el Catálogo de Puestos. |
| L | Título de trabajo preferido | El nombre informal utilizado internamente para referirse al puesto del/la empleado/a. | Texto | Si se deja en blanco, Factorial utiliza el rol y nivel del Catálogo de Puestos. Este título puede mostrarse en Organización > Personas > Título de trabajo. |
| M | Descripción del trabajo | Una breve descripción del rol del/la empleado/a. | Texto | Si se selecciona un puesto del Catálogo de Puestos en la columna K, su descripción configurada se utiliza automáticamente. |
| N | Dirección de correo electrónico del gerente | Identifica al/la manager del/la empleado/a en el organigrama. | Texto | Asegúrese de que el correo electrónico no contenga letras mayúsculas. Para la primera importación, recomendamos dejar este campo en blanco y asignar managers más tarde en bloque. |
| O | Dirección de correo electrónico del supervisor de ausencias | Identifica a otra persona responsable de las aprobaciones relacionadas con la ausencia del/la empleado/a. | Texto | Puede usarse para crear flujos de aprobación más flexibles. |
El formato de fecha puede variar dependiendo de sus preferencias en Factorial.
5. Complete la información personal y del contrato
Las columnas P–BE contienen información adicional sobre el/la empleado/a, el contrato, el tiempo de trabajo y la información personal.
| Columna | Campo | ¿Qué es? | Formato | Consideraciones |
|---|---|---|---|---|
| P | Fecha de antigüedad | La fecha utilizada para calcular la antigüedad del/la empleado/a. |
dd/mm/yyyy* |
Aparece en el perfil del/la empleado/a. |
| Q | Identificador de la empresa | Un código alfanumérico personalizable que puede usarse como identificador del/la empleado/a, incluyendo para fines de registro de entrada donde sea aplicable. | Alfanumérico | El formato puede personalizarse. |
| R | Número de teléfono | El número de teléfono del/la empleado/a. | Formato internacional | Comienza con el código del país, por ejemplo, +34. |
| S | Fecha de nacimiento | La fecha de nacimiento del/la empleado/a. |
dd/mm/yyyy* |
— |
| T | Género | El género del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones se llenan desde Factorial. |
| U | Nacionalidad | La nacionalidad del/la empleado/a. | Desplegable | — |
| V | Tipo de identificación | El tipo de documento de identificación (DNI, NIE, etc.) | Desplegable | — |
| W | Número de identificación | El número asociado con el documento de identificación. | Alfanumérico | No incluya espacios ni barras. |
| X | Fecha de caducidad de la identificación | La fecha de caducidad del documento de identificación. | dd/mm/yyyy |
— |
| Y | Número de Seguridad Social | El número de identificación de Seguridad Social del/la empleado/a. | Alfanumérico | No incluya espacios ni barras. |
| Z | Nivel educativo | El nivel educativo del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones disponibles se pueden editar desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AA | Dirección - Ciudad | La ciudad de residencia del/la empleado/a. | Texto | — |
| AB | Dirección - Código postal | El código postal del/la empleado/a. | Texto | — |
| AC | Dirección - Provincia | La provincia o región del/la empleado/a. | Texto | — |
| AD | Dirección - País | El país de residencia del/la empleado/a. | Desplegable | — |
| AE | Nombre del contacto de emergencia | El nombre del contacto de emergencia del/la empleado/a. | Nombre y apellido | — |
| AF | Teléfono del contacto de emergencia | El número de teléfono del contacto de emergencia. | Formato internacional | Comience con el código del país, por ejemplo, +34. |
| AG | Número de cuenta | El número de cuenta bancaria del/la empleado/a. | Alfanumérico | No incluya espacios. Usa letras mayúsculas donde sea aplicable. |
| AH | Formato de cuenta bancaria | El formato de la cuenta bancaria del/la empleado/a. | Desplegable | Obligatorio si se proporciona una cuenta bancaria. |
| AI | Código bancario adicional | Un código bancario adicional, como un BIC. | Alfanumérico | No incluya espacios. Use letras mayúsculas donde sea aplicable. |
| AJ | Grupo de empleados | El grupo de empleados/as asignado al/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones se llenan desde Factorial. Pueden editarse más tarde desde Configuración > Entidades legales > Ver entidad legal > Grupos de empleados. |
| AK | Cantidad del salario | El salario bruto del/la empleado/a. | Número | — |
| AL | Periodo del salario | El periodo asociado con la cantidad del salario. | Desplegable | Obligatorio si se especifica la cantidad de salario. |
| AM | Tipo de contrato | El tipo de contrato del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones pueden editarse desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AN | Tipo de horas de trabajo | El arreglo de horas de trabajo del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones pueden editarse desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AO | ¿Tiene periodo de prueba? | Indica si el/la empleado/a tiene un periodo de prueba. | Sí/No | — |
| AP | Fecha de finalización del periodo de prueba | La fecha en que finaliza el periodo de prueba. | dd/mm/yyyy |
— |
| AQ | ¿Tiene acuerdo de trabajo remoto? | Indica si el/la empleado/a tiene un acuerdo de trabajo remoto. | Sí/No | — |
| AR | Categoría profesional | La categoría profesional del/la empleado/a. | Desplegable | Las opciones pueden editarse desde Configuración > Entidades legales > Contratos. |
| AS | Grupo de contribución | El grupo de contribución del/la empleado/a. | Desplegable | — |
| AT | Notas del contrato | Notas privadas relacionadas con un contrato específico. | Texto | — |
| AU | Horas del contrato | El número de horas contratadas. | Número |
Recomendamos ingresar horas semanales. Es obligatorio especificar si es diario, semanal o mensual. |
| AV | Periodo de horas del contrato | El periodo asociado con las horas contratadas. | Desplegable |
Recomendamos seleccionar un periodo semanal. Obligatorio si se especifica la cantidad de horas. |
| AW | Días laborables de la semana | Los días en los que el/la empleado/a normalmente trabaja. | Desplegable | Se pueden usar selecciones múltiples en Google Sheets. |
| AX | Máximo de horas anuales | El número máximo de horas de trabajo permitido por año. | Número | — |
| AY | Máximo de horas semanales | El número máximo de horas de trabajo permitido por semana. | Número | Recomendado para programación automática |
| AZ | Política de trabajo en días festivos | La política que se aplica al trabajo realizado en días festivos. | Desplegable | — |
| BA | Mínimo de horas de descanso entre días laborables | El periodo mínimo de descanso requerido entre días laborables. | Número | Recomendado para programación automática |
| BB | Máximo de horas diarias | El número máximo de horas de trabajo permitido por día. | Número | Recomendado para programación automática |
| BC | Contrato indefinido intermitente | Indica si el/la empleado/a tiene un contrato indefinido intermitente. | Sí/No | — |
| BD | Dirección - Calle y número | La dirección y número de la calle del/la empleado/a. | Texto | — |
| BE | Dirección - Información adicional | Información adicional de la dirección. | Texto | — |
El formato de fecha puede variar dependiendo de sus preferencias en Factorial.
6. Use selecciones múltiples cuando sea necesario
Factorial puede interpretar selecciones múltiples en una sola columna. Esto es útil para campos como Equipos, Lugares de trabajo y Días laborables de la semana.
Excel no permite seleccionar múltiples opciones de los menús desplegables estándar. Si usa Google Sheets, puedes habilitar selecciones múltiples:
- Seleccione la columna donde desea permitir selecciones múltiples
- Abra el menú desplegable
- Seleccione la opción Editar, representada por el ícono de lápiz
- Marque la casilla para Permitir selecciones múltiples
- Abra Opciones avanzadas
- Cambie el estilo de visualización a Chip
- Habilite Permitir selecciones múltiples
- Seleccione Listo
- Seleccione las opciones requeridas para cada empleado/a
- Por ejemplo, un/a empleado/a puede pertenecer tanto al equipo de Finanzas como al equipo de Cuentas por pagar y tener un rol diferente en cada uno
7. Complete cuidadosamente la información del/la manager
El campo de correo electrónico del/la manager requiere que los usuarios referenciados como managers ya estén disponibles en el proceso de importación. Por esta razón, recomendamos dejar la columna N en blanco durante la primera importación y asignar managers después utilizando las opciones de edición masiva de Factorial.
8. Revise la hoja de cálculo antes de importar
Antes de cargar el archivo, verifique que:
- Todas las columnas obligatorias estén completas
- Las direcciones de correo electrónico no contengan letras mayúsculas
- Las fechas utilicen el formato correcto
- Las fechas de vigencia del contrato no sean anteriores a las fechas de inicio del contrato
- Los valores del menú desplegable coincidan con las opciones disponibles en Factorial
- los/as empleados/as estén asignados a la entidad legal correcta
- Las posiciones del Catálogo de Puestos, equipos, lugares de trabajo y grupos de empleados ya se hayan creado
- Las selecciones múltiples utilicen el formato correcto si está usando Google Sheets
- Las direcciones de correo electrónico del/la manager y del supervisor correspondan a los usuarios correctos de Factorial
9. Importa a los/as empleados/as
Cargue el importador completado a Factorial y siga las instrucciones que aparecen en pantalla.
Consejos y mejores prácticas
- Prepare primero su configuración de Factorial. Cree entidades legales, grupos de empleados, lugares de trabajo, equipos y posiciones del Catálogo de Puestos antes de descargar el importador para que los menús desplegables correspondientes se llenen.
- Complete la mayor cantidad de información posible. Agregar más información durante la importación inicial puede reducir significativamente el trabajo manual más adelante.
- Comience con la información obligatoria. Si no tiene toda la información opcional disponible, puede importar primero a los/as empleados/as y completar información adicional más tarde.
- Use el Catálogo de Puestos siempre que sea posible. Asignar un rol y nivel en la columna K puede proporcionar automáticamente información laboral relacionada, como la descripción del trabajo.
- Tenga cuidado con las direcciones de correo electrónico. Use direcciones de correo electrónico en minúsculas en los campos de correo electrónico y manager.
- Considere asignar managers más tarde. Esto puede simplificar la primera importación, especialmente al importar empleados en diferentes niveles del organigrama.
- Use Google Sheets para selecciones múltiples. Esto es particularmente útil cuando los/as empleados/as pertenecen a múltiples equipos o lugares de trabajo.
- Verifique sus preferencias de fecha. El formato de fecha esperado puede depender de la configuración configurada en su cuenta de Factorial.
FAQ
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¿Necesito completar cada columna?
No. Solo se requieren las columnas A–E para crear el perfil del/la empleado/a. Las columnas restantes son opcionales, aunque se recomienda completar la mayor cantidad de información posible.
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¿Puedo importar empleados/as sin asignar una posición del Catálogo de Puestos?
Sí. Sin embargo, si ya has creado su Catálogo de Puestos, asignar la posición relevante durante la importación puede reducir el trabajo manual más adelante.
-
¿Puede un/a empleado/a pertenecer a más de un equipo?
Sí. Un/a empleado/a puede pertenecer a múltiples equipos y puede tener diferentes roles dentro de esos equipos.
-
¿Puedo asignar más de un lugar de trabajo a un/a empleado/a?
Sí. Puede asignar un lugar de trabajo predeterminado y lugares de trabajo adicionales. Se pueden hacer selecciones múltiples al usar Google Sheets.
-
¿Puedo importar contratos históricos?
No. El importador de empleados incluye el contrato actual del/la empleado/a. Los contratos históricos deben agregarse por separado.
-
¿Qué sucede si ingreso una fecha de finalización del contrato?
El/la empleado/a se desactiva automáticamente en Factorial en la fecha ingresada.
-
¿Puede la fecha de vigencia del contrato ser anterior a la fecha de inicio del contrato?
No. La fecha de vigencia del contrato puede ser la misma que la fecha de inicio, pero no puede ser anterior.
-
¿Puedo cambiar las opciones del menú desplegable del contrato?
Sí. Algunos campos de contrato pueden editarse desde Configuración > Entidades legales > Contratos.
-
¿Qué sucede si dejo el título de trabajo preferido en blanco?
Factorial utiliza el rol y nivel configurados en el Catálogo de Puestos como el título de trabajo del/la empleado/a.
-
¿Puedo importar múltiples días laborables para un/a empleado/a?
Sí. Si usa Google Sheets, puede habilitar selecciones múltiples en el menú desplegable para la columna de días laborables.
-
¿Debo asignar managers durante la primera importación?
Recomendamos dejar los campos de manager en blanco durante la primera importación y asignar managers después en bloque. Esto puede simplificar la importación, especialmente cuando se importan empleados/as en diferentes niveles de la estructura organizativa.