La función de alertas de control horario está diseñada para optimizar la gestión de las hojas de horas, facilitando a gerentes y empleados la identificación y resolución de inconsistencias. Con esta función, puede solucionar rápidamente cualquier problema sin tener que revisar manualmente la hoja de horas de cada empleado.

Desde la página de Seguimiento del tiempo ahora puede:

• Verifique la cantidad de alertas y su tipo por período y empleado.
• Filtrar por tipo de alerta
• Ordenar por número de alertas

En el reloj de la página:

• Los días con inconsistencias ahora se resaltan en rojo y muestran una información emergente con las alertas detectadas.
• Puedes ajustar la hoja de horas para resolver las alertas.

Las alertas en el control de tiempo (por ejemplo, falta de registro de salida ) están diseñadas para señalar inconsistencias en las hojas de horas trabajadas, de modo que los gerentes y los empleados puedan revisarlas y corregirlas antes de su aprobación.

Si su organización desea aplicar una regla de "no aprobación con alertas" , esto debe gestionarse a través de su política interna o flujo de trabajo , ya que Factorial no proporciona una limitación de seguridad integrada.

Pasos prácticos para gestionar las alertas:

• Filtrar hojas de horas por tipo de alerta → Falta de registro de salida.
• Abra la hoja de horas del empleado y corrija cualquier turno no resuelto (busque --:-- ).
• Apruebe el período una vez que se hayan resuelto las alertas.

Configuración de alertas de seguimiento del tiempo

Puedes personalizar las alertas basadas en el tiempo para realizar un seguimiento de los eventos clave en el flujo de trabajo de tu equipo. Estos son los tipos de alerta compatibles actualmente:

1. Alerta de registro de entrada no realizado : Se muestra cuando la opción "Habilitar alerta de registro de entrada no realizado" está activada en las Condiciones de la hoja de horas. Esta alerta se activa cuando un empleado que debe trabajar aún no ha registrado su entrada, lo que ayuda a los gerentes a identificar a los miembros del equipo ausentes o que llegan tarde.
2. Falta de registro de salida : Se muestra cuando la configuración "Restricciones de registro de salida" está habilitada y la opción "Mantener turno como no resuelto" está seleccionada. Esta alerta identifica a los empleados que registraron su entrada pero no su salida, dejando su turno abierto y sin resolver.

3. Falta de registro de descanso : Se muestra cuando la opción "Alertas de descanso durante la jornada laboral" está activada. Esta alerta notifica a los gerentes cuando un empleado no ha registrado ningún descanso durante su turno, lo que puede indicar un riesgo de incumplimiento de la normativa laboral.
4. Tiempo de descanso insuficiente : Se muestra cuando la opción "Alertas de descanso durante el horario laboral" está activada. Esta alerta se activa cuando un empleado registra un descanso, pero su duración es inferior al mínimo requerido.

Gestión de alertas y notificaciones

Para facilitar el seguimiento de las alertas relacionadas con el tiempo, se envían notificaciones a los gerentes periódicamente.

• Resúmenes semanales y mensuales : Los gerentes recibirán resúmenes de las alertas pendientes para su equipo.

• Notificaciones diarias : Para asuntos más urgentes, puede activar las notificaciones diarias para mantenerse actualizado en tiempo real.

Tipos de alerta

• Configuración : Active la opción "Alerta de registro de entrada faltante" en la sección "Condiciones de la hoja de horas" de la configuración de la política de seguimiento de tiempo. Cuando se crea una nueva política para una empresa con la función de detección de inconsistencias en el seguimiento de tiempo habilitada, esta configuración se activa de forma predeterminada.
• Cómo lo ven los gerentes:
  • Panel de control — Widget de estado del equipo: Aparece una pestaña de "Registro de entrada pendiente" que muestra a los empleados que aún no han registrado su entrada, con un contador. Cada empleado muestra una insignia roja de advertencia con un icono de cruz. Los gerentes pueden ver cuánto retraso tiene cada empleado (por ejemplo, "2 h 30 min") y pueden enviar un recordatorio de registro de entrada por correo electrónico directamente desde el widget, ya sea individualmente o en grupo. El recordatorio incluye un mensaje personalizado con la opción de enviar una copia al gerente.
  • Tabla de control horario : La columna "Alertas" muestra un distintivo rojo con el número total de alertas por empleado. Los gerentes pueden filtrar la tabla por tipo de alerta, incluyendo "Falta de registro de entrada", para ver solo a los empleados afectados.
  • Consejo de incorporación: La primera vez que se activa la función, los gerentes ven un tutorial guiado de 3 pasos que explica las alertas en la página de Seguimiento de tiempo.
• Cómo lo ven los empleados :
  • Notificación push : Los empleados reciben una notificación push que dice "Recuerda fichar" con su hora de entrada programada.
  • Notificación por correo electrónico: Se envía un correo electrónico con el siguiente mensaje: "Aún no has fichado, ¿llegas tarde al trabajo hoy?", junto con la hora programada.
  • Recordatorio de fichaje del gerente : Si un gerente envía un recordatorio, el empleado recibe una notificación en su bandeja de entrada, un correo electrónico o una notificación push que indica que su gerente le envió un recordatorio de fichaje.
  • Móvil: Aparece una advertencia de inconsistencia en la pantalla de seguimiento del tiempo.
  • Consejo de incorporación : Los empleados ven una guía paso a paso en su página de registro de entrada la primera vez.
  • Resumen semanal: Si no se resuelve, la alerta aparece en el correo electrónico de notificación semanal del empleado, con un enlace a su hoja de horas trabajadas.
• Resolución automática: La alerta se resuelve automáticamente cuando el empleado ficha, se registra una licencia aprobada para ese día o no se esperaba que el empleado trabajara.

• Configuración : Active la opción "Restricciones de salida" en Condiciones de la hoja de horas y, a continuación, seleccione la opción "Mantener turno sin resolver". También puede configurar un umbral de tolerancia (en minutos): la alerta solo se activará cuando el tiempo trabajado por el empleado supere la duración estimada de su turno más este umbral.
• Existen dos modos de restricción de salida de reloj :
  • Solicitud de confirmación de salida : Muestra una ventana emergente al empleado para que elija entre registrar el tiempo trabajado o confirmar el tiempo estimado. Esta opción no genera un turno pendiente.
  • Mantener el turno sin resolver: Deja el turno abierto y sin resolver cuando se supera el umbral. Este es el modo que genera la alerta de salida de turno no registrada.
• Cómo lo ven los gerentes:
  • Tabla de control horario : La columna "Alertas" muestra el número de alertas de salida no registradas por empleado. Los gerentes pueden filtrar por "Salida no registrada".
  • Vista de la hoja de horas: Las filas de turnos afectados muestran un borde izquierdo rojo. El campo de salida muestra --:--, lo que indica que el turno no está resuelto. Los gerentes con permisos de edición ven un icono de lápiz para crear solicitudes de edición.
  • Ventana emergente de alerta: Al pasar el cursor sobre el distintivo de alerta, se muestra "Falta de registro de salida" con una descripción.
• Cómo lo ven los empleados:
  • Web — Widget de registro de entrada: Aparece un widget "Olvidé registrar mi salida" con el mensaje "Dejó un turno sin resolver en la fecha indicada" y opciones para "Resolver" o "Ignorar".
  • Móvil — Widget: Un banner destacado dice "Parece que olvidaste registrar tu salida" con la fecha y un botón "Resolver".
  • Móvil — Vista diaria: El turno afectado muestra la etiqueta "Sin resolver". El campo de salida muestra --:-- en rojo.
  • Comportamiento de los turnos : Cuando un empleado intenta fichar mientras tiene un turno pendiente, el sistema crea un nuevo registro de entrada en lugar de registrar su salida; el turno anterior permanece pendiente hasta que se corrija manualmente.

• Configuración : Habilitar en Alertas de interrupción, recordatorios y correcciones en la política de seguimiento de tiempo. Requisitos:
  • Deben habilitarse las pausas manuales (los empleados pueden hacer un seguimiento de las pausas).
  • Las reglas de tiempo de descanso deben estar activadas.
  • Se debe configurar al menos una regla de duración de descanso (por ejemplo, "Después de 6 horas de trabajo, se requiere un descanso de 30 minutos"). Se pueden definir hasta 3 reglas por política.
  • El modo de gestión de infracciones de descanso debe configurarse en "Sin acción" (solo alerta). Si se configura en "Autocorrección", el sistema deduce automáticamente el tiempo de descanso en lugar de mostrar alertas.
  • Las reglas de duración de los descansos definen umbrales: por ejemplo, 4 h → 15 min de descanso, 6 h → 30 min de descanso, 8 h → 45 min de descanso. El sistema selecciona la regla más alta aplicable en función de las horas trabajadas.
• Cómo lo ven los gerentes:
  • Tabla de seguimiento de tiempo : El recuento de alertas incluye las infracciones por falta de tiempo de descanso. Se puede filtrar por "Falta de tiempo de descanso".
  • Hoja de control horario — Fila de turno: Una etiqueta de alerta roja en cada turno afectado muestra la regla específica que se ha infringido (por ejemplo, "Después de 6 horas de trabajo se requiere un descanso de 30 minutos").
• Cómo lo ven los empleados:
  • Web — Widget del panel de control: Aparece un widget de "Alertas de interrupción" con una descripción de la infracción y dos opciones: "Revisar hoja de horas" o "Ignorar".
  • Web — Ventana modal de salida: Al registrar la salida con una infracción del tiempo de descanso, una ventana modal advierte sobre el tiempo de descanso insuficiente con opciones para "Registrar la salida" o "Registrar la salida y corregir" (navega a la hoja de horas).
  • Móvil : Al registrar la salida, aparece una ventana emergente que explica la infracción (por ejemplo, "Has trabajado más de 6 horas sin tiempo de descanso suficiente. Se requiere un descanso de 30 minutos").
  • Notificación push : Se envía un recordatorio durante la jornada laboral: "Recuerda tomar un descanso de 30 minutos cada 6 horas de trabajo".

• Configuración:
  • Utiliza la misma configuración que Tiempo de descanso faltante (en Alertas, recordatorios y correcciones de descanso). La configuración clave es la duración mínima del descanso (base_minimal_duration): la duración mínima que debe tener cualquier sesión de descanso individual (por ejemplo, 15 minutos). Esto es independiente de las reglas de tiempo total de descanso. Se aplica la misma regla de supresión de corrección automática: si "Corrección automática" está habilitada, las alertas se suprimen y las correcciones se aplican automáticamente.
• Cómo lo ven los gerentes:
  • Tabla de seguimiento de tiempo: El recuento de alertas incluye infracciones por duración insuficiente del descanso. Se puede filtrar por "Duración insuficiente del descanso".
  • Hoja de control horario — Fila de turno: Una etiqueta de alerta roja indica que "Los descansos deben durar al menos X minutos".
• Cómo lo ven los empleados:
  • Web — Widget del panel de control: El mismo widget de "Alertas de descanso" que el de "Tiempo de descanso faltante", con una descripción específica para la infracción de la duración mínima.
  • Móvil — Ventana modal : Al finalizar un descanso demasiado corto, aparece una ventana modal que indica "Tu descanso es demasiado corto", con la duración mínima y los minutos restantes, y ofrece las opciones "Continuar el descanso" o "Volver al trabajo".
  • Móvil: Superposición de registro de salida: Si se registra la salida con un breve descanso, una superposición explica que "Los descansos deben durar al menos X minutos".