La fonctionnalité d'alertes de suivi du temps est conçue pour simplifier la gestion des feuilles de temps, permettant ainsi aux responsables et aux employés d'identifier et de résoudre plus facilement les incohérences. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez régler rapidement tout problème sans avoir à vérifier manuellement la feuille de temps de chaque employé.

Depuis la page de suivi du temps, vous pouvez désormais :

• Vérifiez le nombre d'alertes et leur type par période et par employé.
• Filtrer par type d'alerte
• Trier par nombre d'alertes

Sur l'horloge en page :

• Les jours présentant des incohérences sont désormais surlignés en rouge et affichent une infobulle indiquant les alertes détectées.
• Vous pouvez ajuster la feuille de temps pour résoudre les alertes.

Configuration des alertes de suivi du temps

Vous pouvez personnaliser les alertes temporelles pour suivre les événements clés du flux de travail de votre équipe. Voici les types d'alertes actuellement pris en charge :

1. Pointage manquant : cette alerte s’affiche lorsque l’option « Activer l’alerte de pointage manquant » est activée dans les conditions de la feuille de temps. Elle se déclenche lorsqu’un employé censé travailler n’a pas encore pointé, permettant ainsi aux responsables d’identifier les membres de l’équipe absents ou en retard.
2. Pointage manquant : Ce message s’affiche lorsque l’option « Restrictions de pointage » est activée et que l’option « Conserver le poste comme non résolu » est sélectionnée. Cette alerte signale les employés qui ont pointé à l’arrivée mais pas à la sortie, laissant ainsi leur poste ouvert et non résolu.

3. Absence de pause : cette alerte s’affiche lorsque l’option « Alertes de pause pendant le temps de travail » est activée. Elle informe les responsables lorsqu’un employé n’a enregistré aucune pause pendant son service, ce qui peut indiquer un risque de non-respect de la réglementation du travail.
4. Temps de pause insuffisant : cette alerte s’affiche lorsque l’option « Alertes de pause pendant le temps de travail » est activée. Elle se déclenche lorsqu’un employé a enregistré une pause, mais que sa durée est inférieure au seuil minimal requis.

Gestion des alertes et des notifications

Pour faciliter le suivi des alertes liées au temps, des notifications sont envoyées régulièrement aux responsables.

• Résumés hebdomadaires et mensuels : Les responsables recevront un aperçu des alertes en attente pour leur équipe.

• Notifications quotidiennes : Pour les problèmes plus urgents, vous pouvez activer les notifications quotidiennes afin de rester informé en temps réel.

Types d'alerte

• Configuration : Activez l’option « Alerte en cas de pointage manquant » dans les paramètres de la politique de suivi du temps, sous « Conditions de la feuille de temps ». Ce paramètre est activé par défaut lors de la création d’une nouvelle politique pour une entreprise dont la fonctionnalité de détection des incohérences de suivi du temps est activée.
• Comment les gestionnaires le perçoivent :
  • Tableau de bord — Widget Statut de l'équipe : Un onglet « Pointage manquant » affiche les employés qui n'ont pas encore pointé, avec un décompte. Chaque employé est signalé par un badge rouge critique avec une croix. Les responsables peuvent voir le retard de chaque employé (par exemple, « 2 h 30 de retard ») et envoyer un rappel de pointage par e-mail directement depuis le widget, individuellement ou en masse. Le rappel inclut un message personnalisé avec la possibilité d'en envoyer une copie au responsable.
  • Tableau de suivi du temps : Une colonne « Alertes » affiche un badge rouge indiquant le nombre total d’alertes par employé. Les responsables peuvent filtrer le tableau par type d’alerte, notamment « Pointage manquant », afin de n’afficher que les employés concernés.
  • Conseil de prise en main : lors de la première activation de la fonctionnalité, les responsables voient un tutoriel guidé en 3 étapes expliquant les alertes sur la page de suivi du temps.
• Comment les employés le perçoivent :
  • Notification push : Les employés reçoivent une notification push leur indiquant « N'oubliez pas de pointer » avec leur heure de pointage prévue.
  • Notification par courriel : Un courriel est envoyé : « Vous n’avez pas encore pointé, êtes-vous en retard au travail aujourd’hui ? » avec l’heure prévue.
  • Rappel de pointage du responsable : Si un responsable envoie un rappel, l’employé reçoit une notification dans sa boîte de réception, un e-mail et/ou une notification push indiquant que son responsable a envoyé un rappel de pointage.
  • Mobile : Un message d’erreur relatif à une incohérence apparaît sur l’écran de suivi du temps.
  • Conseil d'intégration : Les employés voient une procédure étape par étape sur leur page de pointage lors de leur première connexion.
  • Résumé hebdomadaire : Si le problème n’est pas résolu, l’alerte apparaît dans l’e-mail de notification hebdomadaire de l’employé, avec un lien vers sa feuille de temps.
• Résolution automatique : L’alerte est automatiquement résolue lorsque l’employé pointe à son arrivée, lorsqu’un congé approuvé est enregistré pour cette journée ou lorsque l’employé n’était pas censé travailler.

• Configuration : Activez l’option « Restrictions de pointage » dans les conditions de la feuille de temps, puis sélectionnez « Conserver le poste comme non résolu ». Vous pouvez également configurer un seuil de tolérance (en minutes) : l’alerte se déclenche uniquement lorsque le temps de travail de l’employé dépasse la durée estimée de son poste, majorée de ce seuil.
• Il existe deux modes de restriction de pointage :
  • Demande de confirmation de pointage : Affiche une fenêtre de confirmation à l’employé lui demandant de choisir entre enregistrer le temps travaillé ou confirmer le temps estimé. Ce mode ne crée pas de poste non validé.
  • Maintenir le poste comme non résolu : laisse le poste ouvert et non résolu lorsque le seuil est dépassé. C’est ce mode qui génère l’alerte « Pointage manquant ».
• Comment les gestionnaires le perçoivent :
  • Tableau de suivi du temps : La colonne « Alertes » indique le nombre d’alertes de pointage manquant par employé. Les responsables peuvent filtrer par « Pointage manquant ».
  • Affichage de la feuille de temps : les lignes de quart de travail concernées affichent une bordure rouge à gauche. Le champ de pointage indique « --:-- », signalant que le quart de travail est en attente. Les responsables disposant des droits de modification voient une icône en forme de crayon pour soumettre des demandes de modification.
  • Alerte contextuelle : en survolant le badge d’alerte, le message « Horloge manquante » s’affiche avec une description.
• Comment les employés le perçoivent :
  • Web — Widget de pointage : Un widget « Oubli de pointer » apparaît avec le message « Vous avez laissé un quart de travail non résolu à la date » et les options « Résoudre » ou « Ignorer ».
  • Mobile — Widget : Une bannière bien visible indique « Il semble que vous ayez oublié de pointer » avec la date et un bouton « Résoudre ».
  • Mobile — Vue quotidienne : Le poste concerné affiche la mention « Non résolu ». Le champ de pointage affiche --:-- en rouge.
  • Comportement lié aux horaires : Lorsqu'un employé tente de pointer alors qu'il a un horaire non résolu, le système crée un nouvel horaire d'arrivée au lieu de le déconnecter ; l'ancien horaire reste non résolu jusqu'à ce qu'il soit corrigé manuellement.

• Configuration : Activer dans la section « Alertes, rappels et corrections de pause » de la politique de suivi du temps. Prérequis :
  • Les pauses manuelles doivent être activées (les employés peuvent suivre leurs pauses).
  • Les règles relatives aux temps de repos doivent être activées.
  • Au moins une règle de durée de pause doit être configurée (par exemple : « Après 6 heures de travail, une pause de 30 minutes est obligatoire »). Jusqu’à 3 règles peuvent être définies par politique.
  • Le mode de gestion des violations de pause doit être réglé sur « Aucune action » (alerte uniquement). S'il est réglé sur « Correction automatique », le système déduit automatiquement le temps de pause au lieu d'afficher des alertes.
  • Les règles de durée des pauses définissent des seuils : par exemple, 4 h → pause de 15 min, 6 h → pause de 30 min, 8 h → pause de 45 min. Le système applique la règle la plus avantageuse en fonction du temps de travail.
• Comment les gestionnaires le perçoivent :
  • Tableau de suivi du temps : Le nombre d’alertes inclut les violations des temps de pause non respectés. Filtrable par « Temps de pause non respecté ».
  • Feuille de temps — Ligne des quarts de travail : Une étiquette d’alerte rouge sur chaque quart de travail concerné indique la règle spécifique enfreinte (par exemple : « Après 6 heures de travail, une pause de 30 minutes est requise »).
• Comment les employés le perçoivent :
  • Web — Widget du tableau de bord : Un widget « Alertes de pause » apparaît avec une description de l’infraction et deux options : « Vérifier la feuille de temps » ou « Ignorer ».
  • Web — Modal de pointage : lors du pointage avec une violation du temps de repos, un modal avertit du temps de pause insuffisant avec les options « Pointer » ou « Pointer et corriger » (navigation vers la feuille de temps).
  • Mobile : Un message s'affiche lors de la sortie du travail, expliquant l'infraction (par exemple : « Vous avez travaillé plus de 6 heures sans pause suffisante. Une pause de 30 minutes est requise »).
  • Notification push : Un rappel est envoyé pendant le travail : « N'oubliez pas de prendre une pause de 30 minutes toutes les 6 heures de travail. »

• Configuration:
  • Utilise les mêmes paramètres que « Temps de pause manquant » (sous « Alertes, rappels et corrections de pause »). Le paramètre clé est la durée minimale de pause (base_minimal_duration) : la durée minimale que doit avoir chaque pause (par exemple, 15 minutes). Ce paramètre est indépendant des règles relatives à la durée totale des pauses. La même règle de suppression des corrections automatiques s’applique : si l’option « Correction automatique » est activée, les alertes sont désactivées et les corrections sont appliquées automatiquement.
• Comment les gestionnaires le perçoivent :
  • Tableau de suivi du temps : le nombre d’alertes inclut les violations liées à une durée de pause insuffisante. Filtrable par « Durée de pause insuffisante ».
  • Feuille de temps — Ligne « Quart de travail » : Une étiquette d’alerte rouge indique « Les pauses doivent durer au moins X minutes. »
• Comment les employés le perçoivent :
  • Web — Widget du tableau de bord : Même widget « Alertes de pause » que « Temps de pause manquant », avec une description spécifique à la violation de la durée minimale.
  • Mobile — Modal : Lorsqu'une pause trop courte se termine, une fenêtre modale affiche le message « Votre pause est trop courte » avec la durée minimale et le nombre de minutes restantes, proposant « Continuer la pause » ou « Retourner au travail ».
  • Mobile — Interface de pointage : Si vous pointez après une courte pause, une interface explique que « Les pauses doivent durer au moins X minutes ».