Le journal d'activité offre aux administrateurs un historique clair des actions effectuées sur la feuille de temps d'un employé. Vous pouvez voir ce qui s'est passé, qui a effectué chaque action et quand cela a eu lieu, vous aidant ainsi à comprendre rapidement les modifications apportées aux données de temps travaillé.
Vue d'ensemble
Le journal d'activité fournit une chronologie des actions de suivi du temps pour un employé. Il vous aide à comprendre qui a modifié ou interagi avec une feuille de temps et si l'action a été effectuée manuellement ou automatiquement.
Vous pouvez utiliser le journal d'activité pour examiner des actions telles que :
- Approbations et réouvertures de feuilles de temps
- Heures de pointage d'entrée et de sortie
- Heures de pointage de sortie oubliées
- Pauses
- Demandes d'heures supplémentaires
- Compensations pour heures supplémentaires et heures spéciales
- Modifications de shifts
- Demandes de modification de feuille de temps
- Actions de remplissage automatique
Chaque activité inclut l'auteur et la date. Les activités sont affichées sous forme de phrases faciles à lire, avec des liens vers les personnes impliquées lorsque cela est applicable.
Le journal d'activité est accessible à toute personne disposant de la permission Accéder au journal d'activité. Cette permission est accordée par défaut aux administrateurs.
Quand et pourquoi il doit être utilisé
Utilisez le journal d'activité lorsque vous avez besoin de comprendre ce qui est arrivé à la feuille de temps d'un employé. Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour :
- Identifier qui a effectué une modification sur une feuille de temps.
- Vérifier quand une action a eu lieu.
- Comprendre pourquoi les données de temps travaillé semblent différentes de ce qui était attendu.
- Examiner quand une feuille de temps a été approuvée ou rouverte.
- Enquêter sur des pauses, des pointages de sortie inattendus ou d'autres changements de suivi du temps.
- Résoudre des questions sur les données de la feuille de temps sans contacter le support.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez à Suivi du temps
- Ouvrez la Feuille de temps de l'employé
- Cliquez sur l'horloge dans le coin supérieur droit pour ouvrir Activité
- Examinez la chronologie des activités dans le panneau latéral
- Pour affiner les résultats, filtrez la chronologie par auteur
- Naviguez à travers la chronologie par jour, semaine, mois ou année
- Cliquez sur les liens disponibles dans une activité pour voir les personnes impliquées
Si vous ne reconnaissez pas une activité ou un auteur, examinez la description de l'activité et les personnes liées dans l'entrée. Le journal d'activité identifie qui a effectué l'action et quand elle a eu lieu.
Événements de compensation
Chaque compensation pour heures supplémentaires ou heures spéciales qui est créée, supprimée ou qui n'a pas pu être complétée apparaît dans le journal d'activité de l'employé. Cela vous permet de retracer l'historique de compensation d'un employé sans avoir à vérifier les feuilles de temps et les cycles de paie.
Chaque événement de compensation montre :
- Qui a effectué l'action
- Combien d'heures ont été compensées
- La catégorie de temps et la période à laquelle les heures appartiennent
- Où les heures ont été affectées : à la paie (et sous quel concept) ou à un congé
Compensations échouées
Lorsque qu'une compensation ne peut pas être effectuée, l'entrée explique pourquoi. Par exemple, il n'y avait pas d'heures supplémentaires à compenser, les heures avaient déjà été compensées ou la période de paie était close.
Compensations en masse
Lorsque plusieurs soldes sont compensés en une seule action, ils sont regroupés en une seule ligne dans le journal d'activité, avec les détails accessibles d'un clic.
Demandez à One au sujet des compensations
One peut lire le même historique de compensation. Demandez, par exemple, “Pour quoi Emily a-t-elle été compensée en octobre ?” et One répond avec qui a compensé quelles heures, où elles sont allées, et si la compensation a été ensuite supprimée.
En savoir plus dans Comment compenser les données de suivi du temps via Compensation et Compenser les heures supplémentaires en masse avec One.
Conseils et meilleures pratiques
- Utilisez le filtre auteur pour identifier rapidement qui a effectué une action spécifique.
- Lors d'une enquête sur un changement, vérifiez la date de l'activité et les événements environnants pour comprendre la séquence des actions.
- Utilisez le journal d'activité avant de contacter le support lorsque vous devez identifier qui a modifié une feuille de temps.
- Rappelez-vous que les actions automatiques, telles que le remplissage automatique, peuvent également apparaître dans la chronologie.
FAQ
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Qui peut accéder au journal d'activité ?
Quiconque dispose de la permission Accéder au journal d'activité peut y accéder. Cette permission est accordée par défaut aux administrateurs.
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Quelles actions apparaissent dans le journal d'activité ?
Le journal d'activité inclut des actions de suivi du temps telles que des approbations et des réouvertures, des pointages d'entrée et de sortie, des pointages de sortie oubliés, des pauses, des demandes d'heures supplémentaires, des compensations pour heures supplémentaires et heures spéciales, des modifications de shifts, des demandes de modification de feuille de temps, et des remplissages automatiques.
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Puis-je voir qui a changé une feuille de temps ?
Oui. Chaque activité identifie la personne qui a effectué l'action et la date à laquelle cela a eu lieu.
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Puis-je filtrer les activités ?
Oui. Vous pouvez filtrer la chronologie par auteur et la naviguer par jour, semaine, mois ou année.
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Les actions automatiques sont-elles incluses ?
Oui. Les actions automatiques, telles que le remplissage automatique, peuvent apparaître dans le journal d'activité.
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Le journal d'activité montre-t-il quand une feuille de temps a été approuvée ou rouverte ?
Oui. Les approbations et réouvertures de feuilles de temps sont enregistrées dans le journal d'activité.
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Puis-je voir qui a compensé les heures supplémentaires d'un employé et où les heures sont allées ?
Oui. Les compensations qui sont créées ou supprimées montrent qui a effectué l'action, combien d'heures, quelle catégorie de temps et période, et si les heures sont allées à la paie (et sous quel concept) ou à un congé.
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Pourquoi une compensation apparaît-elle comme non complétée ?
Lorsque qu'une compensation ne peut pas être effectuée, le journal d'activité montre la raison. Par exemple, il n'y avait pas d'heures supplémentaires à compenser, les heures avaient déjà été compensées ou la période de paie était close.