La gestion des sessions de formation est désormais plus simple et plus efficace. Grâce aux invitations par calendrier, vous pouvez informer automatiquement les participants et vous assurer que les sessions apparaissent directement dans leur agenda professionnel (Google ou Outlook, par exemple). Cela permet de réduire le nombre de sessions manquées et d'éviter les conflits d'horaire.
Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les adresses e-mail valides. Vous devez connecter une adresse e-mail valide à votre calendrier Factorial .
Aperçu
La fonctionnalité « Envoyer des invitations de calendrier » permet aux responsables de formation d'envoyer automatiquement des invitations de calendrier à tous les participants d'une session de formation. Ces invitations sont basées sur le planning de la session et se mettent à jour automatiquement en cas de modification.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez cette fonctionnalité lorsque :
- Vous souhaitez gagner du temps en évitant la création manuelle d'invitations
- Vous organisez des séances d'entraînement fréquentes ou récurrentes
- Vous souhaitez vous assurer que les participants reçoivent des rappels et voient les séances dans leur calendrier.
- Vous souhaitez réduire les absences non justifiées et les conflits d'horaires.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, accédez à Formation
- Dans un cours, accédez à l'onglet Groupes de formation
- Sélectionnez un groupe de formation
- Créer une nouvelle session
- Lors de la création d'une session (dans l'assistant de création, la fenêtre modale ou le panneau latéral), repérez le bouton « Envoyer les invitations de calendrier » en bas.
- Activez le bouton bascule
- Si le système vous y invite, connectez votre calendrier :
- Accédez aux préférences de votre profil et connectez votre calendrier, ou
- Cliquez sur le bouton « Se connecter » affiché dans le message pour terminer la configuration.
- Enregistrer la session
- Une fois activé :
- Tous les participants au groupe de formation recevront une invitation par courriel.
- L'événement reflétera la date et l'heure de la session.
- Toute mise à jour de la session sera automatiquement synchronisée avec l'invitation au calendrier.
Si vous ne recevez pas d'invitations, vérifiez que votre calendrier est bien connecté dans les paramètres de votre profil.
Si les participants n'ont pas reçu l'invitation, demandez-leur de vérifier leur dossier de courriers indésirables et de confirmer que leur adresse électronique est correctement configurée sur la plateforme.
Conseils et bonnes pratiques
- Assurez-vous que votre calendrier est connecté avant d'activer la fonctionnalité afin d'éviter les interruptions.
- Veuillez revérifier les détails de la session (date, heure, fuseau horaire) avant d'envoyer les invitations.
- Utilisez des titres de session clairs pour que les participants puissent facilement identifier la formation dans leur calendrier.
- Informez les participants qu'ils doivent accepter l'invitation à recevoir des rappels.
FAQ
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Dois-je envoyer les invitations manuellement après avoir activé l'option ?
Non. Les invitations sont envoyées automatiquement à tous les participants une fois la fonctionnalité activée.
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Que se passe-t-il si je mets à jour une session après avoir envoyé des invitations ?
L'invitation du calendrier sera automatiquement mise à jour avec les nouveaux détails de la session.
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Puis-je utiliser cette fonctionnalité sans connecter de calendrier ?
Non. Vous devez connecter un calendrier valide pour activer et envoyer des invitations.
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Tous les participants recevront-ils l'invitation ?
Oui, à condition qu'ils fassent partie du groupe de formation et qu'ils possèdent une adresse électronique valide.