Le solde des congés peut être source de confusion lorsque le montant déduit ne correspond pas à ce que vous attendiez.

Cet article vous aide à comprendre pourquoi une durée de congé spécifique a été déduite lors de l'approbation d'une absence. Il explique la logique des situations courantes à l'aide d'exemples simples, afin que vous puissiez rapidement répondre à des questions comme :

• Pourquoi une journée entière a-t-elle été déduite au lieu de quelques heures ?
• Pourquoi aucune déduction n'a-t-elle été effectuée alors qu'il n'y a pas eu de quart de travail ?
• Pourquoi la déduction varie-t-elle selon le type d'allocation ?

Concepts clés (à lire en premier)

Avant d'aborder les calculs, il est important de comprendre deux concepts fondamentaux.

Qu'est-ce qu'une allocation de congé ?

Un barème de congés définit la manière dont les congés sont mesurés et déduits du solde d'un employé.

Une indemnité peut être calculée en jours ou en heures , ce qui influe sur le calcul des déductions.

Indemnités journalières ou horaires

Gardez bien cette différence à l'esprit, car la plupart des problèmes de calcul proviennent du mélange de ces deux modèles.

Comment fonctionnent les déductions dans les situations courantes

Vous trouverez ci-dessous les situations réelles les plus courantes, expliquées du point de vue de l'utilisateur.

Scénario 1 : J'ai demandé une journée de congé complète

C'est le cas le plus fréquent.

• Qu'est-ce qui est déduit ?
  • Indemnité journalière → 1 jour
  • Indemnité horaire → Le nombre d'heures de travail prévues pour cette journée
• Pourquoi cela se produit-il ?
  • Lorsqu'une absence d'une journée complète est approuvée, le système vérifie l'horaire de travail de l'employé :
    • Si le jour est un jour ouvrable, du temps est déduit.
    • Le type d'indemnité détermine si la déduction est exprimée en jours ou en heures.

Scénario 2 : J’ai demandé une journée de congé complète, mais aucun quart de travail n’était prévu.

• Qu'est-ce qui est déduit ?
  • Aucune déduction n'est effectuée (pour les deux types d'allocations).
• Pourquoi cela se produit-il ?
  • Si aucun quart de travail n'est prévu pour ce jour-là, le système le considère comme un jour non travaillé.
  • Comme l'employé n'était pas censé travailler, il n'y a rien à déduire, même si l'absence est approuvée.

Scénario 3 : J'ai demandé une demi-journée

• Qu'est-ce qui est déduit ?
  • Indemnité journalière → Généralement 0,5 jour
  • Indemnité horaire → Durée de travail prévue pour cette demi-journée
    
• Pourquoi cela peut paraître déroutant
  • Les demandes de demi-journée dépendent fortement de la définition du planning de travail. Cette fonctionnalité étant optimisée pour les absences d'une journée complète, les résultats peuvent varier et ne sont pas détaillés ici.

Scénario 4 : J’ai demandé quelques heures au lieu d’une journée complète.

• Qu'est-ce qui est déduit ?
  • Seulement le nombre d'heures demandé
• Pourquoi cela se produit-il ?
  • Lors d'une demande d'heures, le système ne convertit pas la demande en journée. Il déduit simplement le nombre exact d'heures demandées, indépendamment des horaires de travail.

Chevauchement des absences et des horaires de travail

Les chevauchements sont plus faciles à comprendre lorsqu'ils sont séparés par type d'allocation.

Indemnité journalière avec horaires chevauchants

• Comment ça marche
  • Le système vérifie s'il existe des heures de travail ce jour-là.
    • Si oui → 1 journée complète est déduite
    • Si non → rien n'est déduit

Indemnité horaire avec chevauchements d'horaires

• Comment ça marche
  • Le système ne déduit que les heures qui chevauchent les heures de travail prévues.
• Exemple
  • L'employé a un quart de travail de 6 heures.
  • Demande une journée de congé complète
• Résultat:
  • 6 heures déduites
• Pourquoi:
  • Les indemnités horaires correspondent toujours aux heures de travail réelles prévues.

Limitations connues et cas particuliers

Ces règles sont importantes et s'appliquent dans tous les cas de figure.

• Les demandes mixtes (journée partielle + heures partielles) suivent le comportement existant
• Les jours sans travail ne donnent jamais lieu à des déductions.
• Le type d'indemnité (jours ou heures) détermine toujours la façon dont le temps est déduit.

Si une déduction semble inattendue, vérifiez d'abord :

• Qu'un changement ait été planifié
• Que l'indemnité soit journalière ou horaire
• Que la demande ait porté sur une journée complète

Liste de vérification rapide pour les questions d'assistance

Pour répondre à la question « Pourquoi cette somme a-t-elle été déduite ? », posez-vous les questions suivantes :

• S'agissait-il d'une absence d'une journée entière ?
• Un changement de poste était-il prévu ?
• L'allocation est-elle suivie en jours ou en heures ?
• Dans la plupart des cas, l'un de ces éléments explique le résultat.

Calculs généraux d'absence

Voici comment le système calcule les valeurs d'absence dans les scénarios standard :

• Absences d'une journée complète : 1 jour (ou l'équivalent en heures selon le type d'indemnité) est déduit par demande d'absence.
• Absences d'une demi-journée : Une absence d'une demi-journée entraîne une déduction de 0,5 jour par demande d'absence. L'utilisateur peut choisir entre la première et la seconde moitié de la journée.
• Absences horaires : Déduction des heures en fonction de la durée demandée et des heures de travail de l'utilisateur
• Jours fériés et jours de repos : les absences pour les jours fériés ou les jours de repos ne sont pas déduites, sauf configuration spécifique dans les paramètres.