Das Guthaben auf dem Urlaubskonto kann verwirrend sein, wenn der abgezogene Betrag nicht dem entspricht, was man erwartet hat.

Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, warum bei einer genehmigten Abwesenheit eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen abgezogen wurde . Er erklärt die Logik hinter gängigen Szenarien anhand einfacher Beispiele, sodass Sie Fragen wie die folgenden schnell beantworten können:

• Warum wurde ein ganzer Tag anstatt nur Stunden abgezogen?
• Warum wurde nichts abgezogen, wenn keine Schicht stattfand?
• Warum ändert sich der Abzug je nach Art der Zulage?

Wichtige Konzepte (bitte zuerst lesen)

Bevor wir uns mit den Berechnungen befassen, ist es wichtig, zwei Kernkonzepte zu verstehen.

Was ist ein Freizeitausgleich?

Ein Urlaubsanspruch definiert, wie Urlaubstage gemessen und vom Urlaubskonto eines Mitarbeiters abgezogen werden .

Die Pauschale kann auf Tagen oder Stunden basieren, und dies wirkt sich auf die Berechnung der Abzüge aus.

Tagesbasierte vs. stundenbasierte Vergütungen

Beachten Sie diesen Unterschied, denn die meisten Rechenaufgaben entstehen durch die Vermischung dieser beiden Modelle.

Wie Abzüge in gängigen Szenarien funktionieren

Nachfolgend finden Sie die häufigsten Alltagssituationen, erklärt aus der Perspektive eines Nutzers.

Szenario 1: Ich habe einen ganzen Tag frei beantragt

Dies ist der häufigste Fall.

• Was wird abgezogen?
  • Tagespauschale → 1 Tag
  • Stundenbasierte Vergütung → Die für diesen Tag geplante Anzahl an Arbeitsstunden
• Warum das passiert
  • Wird eine ganztägige Abwesenheit genehmigt, überprüft das System den Arbeitsplan des Mitarbeiters:
    • Wenn es sich um einen Werktag handelt, wird Zeit abgezogen.
    • Die Art der Vergütung bestimmt, ob der Abzug in Tagen oder Stunden erfolgt.

Szenario 2: Ich habe einen ganzen Tag frei beantragt, aber es war keine Schicht geplant.

• Was wird abgezogen?
  • Es werden keine Abzüge vorgenommen (bei beiden Vergütungsarten).
• Warum das passiert
  • Wenn für diesen Tag keine Schicht geplant ist, behandelt das System ihn als arbeitsfreien Tag .
  • Da von dem Mitarbeiter nicht erwartet wurde, dass er arbeitet, gibt es auch bei genehmigter Abwesenheit keinen Lohnabzug.

Szenario 3: Ich habe einen halben Tag beantragt

• Was wird abgezogen?
  • Tagespauschale → In der Regel 0,5 Tage
  • Stundenbasierte Vergütung → Geplante Arbeitszeit für diesen halben Tag
    
• Warum das verwirrend sein kann
  • Halbtagsanträge hängen stark von der Definition des Arbeitsplans ab. Da diese Funktion für ganztägige Abwesenheiten optimiert ist, können die Ergebnisse variieren und werden hier nicht detailliert beschrieben.

Szenario 4: Ich habe Stunden anstelle eines ganzen Tages angefordert.

• Was wird abgezogen?
  • Nur die angeforderte Stundenzahl
• Warum das passiert
  • Bei der Anforderung von Arbeitsstunden rechnet das System die Anfrage nicht in einen Tag um. Es zieht einfach die exakte Anzahl der angeforderten Stunden ab, unabhängig von den Schichten.

Überschneidende Abwesenheiten und Schichtwechsel

Überschneidungen lassen sich leichter verstehen, wenn sie nach Vergütungsart getrennt werden.

Tagespauschale mit überlappenden Schichten

• So funktioniert es
  • Das System prüft, ob an diesem Tag Arbeitszeit anfällt .
    • Falls ja → wird 1 voller Tag abgezogen
    • Falls nein → wird nichts abgezogen

Stundenbasierte Vergütung bei sich überschneidenden Schichten

• So funktioniert es
  • Das System zieht nur die Stunden ab, die sich mit der geplanten Arbeitszeit überschneiden.
• Beispiel
  • Der Mitarbeiter hat eine 6-Stunden-Schicht.
  • Beantragt einen ganzen Tag frei
• Ergebnis:
  • 6 Stunden abgezogen
• Warum:
  • Die stundenbasierten Zulagen entsprechen stets den tatsächlich geplanten Arbeitsstunden.

Bekannte Einschränkungen und Grenzfälle

Diese Regeln sind wichtig und gelten für alle Szenarien.

• Gemischte Anfragen (Teilzeit + Teilzeit) folgen dem bestehenden Verhalten
• Tage ohne Schichten führen nie zu Abzügen.
• Die Art der Vergütung (Tage vs. Stunden) bestimmt stets, wie die Zeit abgezogen wird.

Wenn ein Abzug unerwartet erscheint, prüfen Sie zunächst Folgendes:

• Ob eine Schicht geplant war
• Ob die Vergütung tage- oder stundenbasiert ist
• Ob die Anfrage einen ganzen Tag in Anspruch nahm

Kurze Checkliste für Supportfragen

Bei der Beantwortung der Frage „Warum wurde dieser Betrag abgezogen?“ sollten Sie Folgendes fragen:

• Handelte es sich um eine ganztägige Abwesenheit?
• War eine Schicht geplant?
• Wird die Vergütung in Tagen oder Stunden erfasst?
• In den meisten Fällen erklärt einer dieser Faktoren das Ergebnis.

Allgemeine Abwesenheitsberechnungen

So berechnet das System die Abwesenheitswerte in Standard-Szenarien:

• Ganztägige Abwesenheiten : Pro Abwesenheitsantrag wird 1 Tag (oder die entsprechende Stundenzahl je nach Art der Vergütung) abgezogen.
• Halbtägige Abwesenheiten: Bei halbtägigen Abwesenheiten werden pro Abwesenheitsantrag 0,5 Tage abgezogen, und der Benutzer kann zwischen der ersten und der zweiten Tageshälfte wählen.
• Stundenbasierte Abwesenheitsberechnung: Die Stunden werden basierend auf der angeforderten Zeit und den Arbeitszeiten des Benutzers abgezogen.
• Feiertage und Ruhetage: Fehlzeiten an Feiertagen oder Ruhetagen werden nicht abgezogen, es sei denn, dies ist in den Einstellungen ausdrücklich konfiguriert.