1. Was bedeutet der Status „abgelehnt“ auf einem Dokument, das ich zur Unterschrift gesendet habe?

Der Status „Abgelehnt“ auf einem Dokument, das Sie zur Unterschrift gesendet haben, bedeutet, dass die Person sich geweigert hat, das Dokument zu unterzeichnen. Wenn eine Person ablehnt, muss sie in einer vom System erfassten Textnachricht einen Grund angeben. Der Administrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Angabe des Grundes, die auch im Dokumentenviewer angezeigt wird.

2. Wie sende ich mehrere Dokumente zum Unterschreiben?

Um mehrere Dokumente zum Signieren zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Dokumente“ .
2. Wählen Sie „Massenversand“ aus
3. Laden Sie ein PDF-Dokument hoch und wählen Sie den Ordnernamen aus
4. Wählen Sie den Upload-Typ:
   1. Teilen Sie Seiten als neue Dokumente auf
   2. Fassen Sie alle Dokumente zu einem zusammen
   3. Bewahren Sie Dokumente mit allen Seiten auf
5. Klicken Sie auf Dokument hochladen
6. Sobald das Dokument hochgeladen ist, wenden Sie bei Bedarf Filter an und wählen Sie die Mitarbeiter aus
7. Aktivieren Sie die Option zur Anforderung einer E-Signatur
8. Klicken Sie auf An X Mitarbeiter senden

Das Dokument wird in den Bereich „Meine Dateien“ des Empfängers im definierten Ordner hochgeladen. Wenn ein neues Dokument hochgeladen wird, wird dem Mitarbeiter eine E-Mail gesendet und er erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und über seine ausstehende Aufgabe.

4. Wie unterschreibe ich ein Dokument?

Um ein Dokument zu signieren, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie die erhaltene Benachrichtigung in Ihrem Dashboard, die darauf hinweist, dass eine Unterschrift erforderlich ist
2. Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf Start
3. Unterschreiben Sie das Dokument
4. Akzeptieren Sie die Bedingungen
5. Klicken Sie auf Dokument senden

Das Dokument, das Sie signieren, sollte im PDF-Format vorliegen und darf nicht bearbeitet oder verschlüsselt sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterschrift in das dafür vorgesehene Feld legen.

Nach der Unterzeichnung und dem Versand des Dokuments wird Ihr Administrator über Ihre Unterschrift benachrichtigt und erhält außerdem eine Bestätigung per E-Mail.

5. Ist es möglich, mehrere Seiten eines Dokuments zu signieren?

Mit der fortgeschrittenen digitalen Signatur ist es nicht notwendig, mehr als eine Seite zu signieren. Mit einem reicht es. Die digitale Signatur funktioniert wie ein Stempel, der alle Seiten des Dokuments umfasst.

Um dies besser zu verstehen, lesen Sie den Artikel unseres Partners Signaturit: Dokumente – Fragen

6. Ist die Factorial elektronische Signatur legal?

Ja, die Factorial elektronische Signatur ist legal. Die von Factorial bereitgestellte elektronische Signaturlösung wird von Signaturit angeboten, einem Legaltech-Unternehmen, das als Qualified Trust Service Provider (QTSP) akkreditiert ist. Dieses Unternehmen bietet Lösungen für elektronische Signaturen, zertifizierte elektronische Zustellung und elektronische Identifizierung. In der Europäischen Union legt die eIDAS-Verordnung die Mindestanforderungen fest, um eine elektronische Signatur als gültig und ihre Rechtswirkungen zu betrachten. Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen kann jedoch je nach Dokument variieren und unterliegt der Gesetzgebung des jeweiligen Landes. Daher empfiehlt es sich, für konkrete Anwendungsfälle Rücksprache mit Ihrem Rechtsberater zu halten.

7. Wie groß darf ein zum Signieren gesendetes Dokument maximal sein?

Die maximale Größe eines Dokuments, das zur elektronischen Signatur gesendet werden kann, beträgt 15 MB . Jede größere Datei wird korrekt gespeichert, es wird jedoch keine E-Signatur angefordert.