1. Que signifie le statut « refusé » sur un document que j'ai envoyé pour signature ?
Le statut « refusé » sur un document que vous avez envoyé pour signature signifie que la personne a refusé de signer le document. Lorsqu'une personne refuse, elle doit donner une raison via un message texte collecté par le système. L'admin recevra une notification par mail avec le motif, qui apparaîtra également dans la visionneuse de documents.
2. Comment envoyer plusieurs documents à signer ?
Pour envoyer plusieurs documents à signer, procédez comme suit:
- Dans la barre latérale, cliquez sur Documents
- Sélectionnez Envoyer en masse
- Télécharger un document PDF
- Choisissez les paramètres de fractionnement
- Conserver les documents avec toutes leurs pages
- Diviser par pagesCombiner tous les documents en un seul
- Choisir le dossier de destination
- Sélectionnez « Demander une signature électronique ».
- Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature.
- Signataire supplémentaire : Les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier.
- Cliquez sur Télécharger le fichier
- Une fois le document téléchargé, appliquez des filtres si nécessaire et sélectionnez les employés = destinataires.
- Cliquez sur Envoyer à X employés
Le document sera téléchargé dans la section « Mes documents » du destinataire dans le dossier défini. Un courriel sera envoyé à l'employé chaque fois qu'un nouveau document est téléchargé, et il recevra une notification par courriel et sur sa tâche en attente.
3. Comment signer un document ?
Pour signer un document, vous devez suivre les étapes ci-dessous :
- Ouvrez la notification reçue indiquant qu'une signature est requise
- Lisez les instructions et cliquez sur Démarrer
- Signez le document
- Acceptez les conditions
- Cliquez sur Envoyer le document
Le document que vous signez doit être au format PDF et ne doit pas être modifié ou crypté. Assurez-vous de placer la signature dans la case prévue à cet effet.
Après avoir signé et envoyé le document, votre admin sera informé de votre signature et recevra également une confirmation par mail.
4. Est-il possible de signer plusieurs pages d'un document ?
Oui, vous pouvez signer plusieurs pages d'un document. Cependant, avec notre signature numérique avancée, vous n'avez besoin de signer qu'une seule page. La signature numérique agit comme un tampon qui couvre toutes les pages du document. Pour plus d'informations, consultez la page de notre partenaire : Documents - Questions
Si vous préférez qu'un utilisateur signe chaque page, vous pouvez le faire via le profil de l'employé. Cette option n'est disponible que pour les fichiers téléchargés individuellement avec un seul destinataire.
- Dans votre barre latérale, allez sur Employés
- Sélectionnez l'employé auquel vous souhaitez demander une signature électronique.
- Téléchargez un document PDF
- Choisissez le dossier de destination (si vous n'êtes pas déjà dans un dossier)
- Sélectionnez « Demander une signature électronique ».
- Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature.
- Signataire supplémentaire : Les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier.
- Sélectionnez « Paramètres de signature avancés » si vous souhaitez placer la signature.
- Faites glisser et déposez les cartes de signature à l'endroit où vous souhaitez que le destinataire signe et redimensionnez-les si nécessaire.
Vous pouvez placer plusieurs signatures dans le même document, ce qui signifie que l'utilisateur peut signer plusieurs fois dans le même document.
8. Cliquez sur Charger un document et demandez une signature électronique.
5. Est-il possible de décider de l'emplacement des signatures ?
Oui, vous pouvez décider de l'emplacement des signatures. Cette option est disponible dans le profil de l'employé et uniquement lors du téléchargement de fichiers individuels. Ces paramètres avancés vous permettent de spécifier l'emplacement exact de la signature.
Pour ce faire, veuillez suivre les étapes décrites dans la question précédente.
6. La signature électronique Factorial est-elle légale ?
Oui, la signature électronique Factorial est légale. La solution de signature électronique fournie par Factorial est proposée via Signaturit, une société de technologie juridique accréditée en tant que fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP). Cette société propose des solutions de signature électronique, de livraison électronique certifiée et d'identification électronique. Dans l'Union européenne, le règlement eIDAS établit les exigences minimales pour considérer une signature électronique valide et ses effets juridiques. Cependant, la validité juridique des signatures électroniques peut varier selon le document et est soumise à la législation de chaque pays. Par conséquent, il est recommandé de consulter votre conseiller juridique pour des cas d’utilisation spécifiques.
7. Quelle est la taille maximale d'un document envoyé pour signature ?
La taille maximale d'un document pouvant être envoyé pour signature électronique est de 15 Mo. Tout fichier plus volumineux sera correctement enregistré, mais aucune signature électronique ne pourra être demandée.