1. Que signifie le statut "décliné" sur un document que j'ai envoyé pour signature ?
Le statut "décliné" sur un document que vous avez envoyé pour signature signifie que la personne a refusé de signer le document. Lorsqu'une personne décline, elle doit fournir une raison via un message texte qui est collecté par le système. L'administrateur recevra une notification par e-mail incluant la raison, qui apparaîtra également dans le visualiseur de documents.
2. Comment envoyer plusieurs documents à signer ?
Pour envoyer plusieurs documents à signer, suivez ces étapes :
- Dans votre barre latérale, allez à Documents
- Sélectionnez Envoyer en masse
- Téléchargez un document PDF
- Décidez des paramètres de séparation
- Conserver les documents avec toutes leurs pages
- Diviser par pages
- Combiner tous les documents en un seul
- Choisissez le dossier de destination
- Sélectionnez “Demander une signature électronique”
- Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature.
- Signataire supplémentaire : Les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier.
- Cliquez sur Télécharger le fichier
- Une fois le document téléchargé, appliquez des filtres si nécessaire, et séléctionnez les employés = destinataires
- Cliquez sur Envoyer à X employés
Le document sera téléchargé dans la section "Mes Documents" du destinataire dans le dossier défini. Un e-mail sera envoyé à l'employé chaque fois qu'un nouveau document sera téléchargé, et il recevra une notification par e-mail et sur sa Tâche en attente.
3. Comment signer un document ?
Pour signer un document, vous devez suivre les étapes ci-dessous :
- Ouvrez la notification reçue sur votre tableau de bord indiquant qu'une signature est requise
- Lisez les instructions et cliquez sur Démarrer
- Signez le document
- Acceptez les conditions
- Cliquez sur Envoyer le document
Le document que vous signez doit être au format PDF et ne doit pas être modifié ou crypté. Assurez-vous de placer la signature à l'intérieur de la case fournie.
Après avoir signé et envoyé le document, votre administrateur sera informé de votre signature et recevra également une confirmation par e-mail.
4. Est-il possible de signer plusieurs pages d'un document ?
Oui, vous pouvez signer plusieurs pages d'un document. Cependant, avec notre signature numérique avancée, vous n'avez besoin de signer qu'une seule page. La signature numérique agit comme un tampon qui couvre toutes les pages du document. Pour plus d'informations, visitez la page de notre partenaire : Documents - Questions.
Si vous préférez faire signer chaque page par un utilisateur, cela peut être fait via le profil de l'employé. Cette option est disponible uniquement pour les fichiers téléchargés individuellement avec un seul destinataire.
- Dans votre barre latérale, allez à Organisation
- Sélectionnez l'employé à qui vous souhaitez demander une signature électronique
- Téléchargez un document PDF
- Choisissez le dossier de destination (si vous n'êtes pas déjà dans un dossier)
- Sélectionnez “Demander une signature électronique”
- Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature.
- Signataire supplémentaire : Les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier
- Sélectionnez Indiquer où placer les signatures si vous souhaitez placer la signature
- Faites glisser et déposez les cartes de signature là où vous souhaitez que le destinataire signe et redimensionnez-les si nécessaire.
- Cliquez sur Télécharger le document et demander une signature électronique.
Vous pouvez placer plusieurs signatures dans le même document, ce qui signifie que l'utilisateur peut signer plusieurs fois dans le même document.
5. Est-il possible de décider de l'emplacement des signatures ?
Oui, vous pouvez décider où placer les signatures. Cette option est disponible via le profil de l'employé et uniquement lors du téléchargement de fichiers individuels. Ces paramètres avancés vous permettent de spécifier l'emplacement exact pour la signature.
Veuillez suivre les étapes décrites dans la question précédente pour ce faire.
6. La signature électronique Factorial est-elle légale ?
Oui, la signature électronique Factorial est légale. La solution de signature électronique fournie par Factorial est offerte par Signaturit, qui est une entreprise de legaltech accréditée en tant que Fournisseur de Services de Confiance Qualifié (QTSP). Cette entreprise propose des solutions pour les signatures électroniques, la livraison électronique certifiée et l'identification électronique. Dans l'Union Européenne, le règlement eIDAS établit les exigences minimales pour considérer une signature électronique comme valide et ses effets légaux. Cependant, la validité légale des signatures électroniques peut varier en fonction du document et est soumise à la législation de chaque pays. Par conséquent, il est recommandé de consulter votre conseiller juridique pour des cas d'utilisation spécifiques.
7. Quelle est la taille maximale d'un document envoyé pour signature ?
La taille maximale d'un document qui peut être envoyé pour signature électronique est 15 Mo. Tout fichier plus grand que cela sera correctement enregistré, mais aucune signature électronique ne sera demandée.