Vous pouvez désormais soumettre des demandes d'achat directement via One, sans avoir à remplir vous-même l'intégralité du formulaire d'admission. Il vous suffit de décrire ce dont vous avez besoin et d'attacher un devis ou une offre si vous en avez un. One utilise les informations que vous fournissez et les détails déjà disponibles dans Factorial pour compléter la demande, demander toute information manquante et la soumettre au flux d'approbation habituel.
Aperçu
One aide les employé·e·s à créer des demandes d'achat à travers une conversation au lieu de remplir manuellement chaque champ du formulaire d'approvisionnement.
Lorsque vous décrivez un achat, One identifie le type de demande approprié et remplit les informations requises en utilisant votre message, tous les documents joints et les informations pertinentes sur l'employé·e déjà disponibles dans Factorial.
One peut également lire des fichiers PDF et des captures d'écran d'offres pour extraire des détails tels que le fournisseur et le prix. Si des informations sont manquantes, One vous les demande avant de soumettre la demande.
Une fois soumise, la demande suit le flux d'approbation des achats habituel.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez One lorsque vous devez demander un achat mais que vous n'avez pas toutes les informations requises par le formulaire d'admission à portée de main.
Par exemple :
- Demander un nouvel ordinateur portable et joindre le devis du fournisseur.
- Soumettre une demande d'achat lorsque vous savez ce dont vous avez besoin mais que vous n'êtes pas sûr du type de demande à sélectionner.
- Extraire des informations sur le fournisseur et les prix d'une offre au lieu de les saisir manuellement.
- Créer une demande lorsque certains détails, comme le centre de coût ou la justification, doivent encore être confirmés.
Cette fonctionnalité facilite les achats pour les employé·e·s qui soumettent des demandes occasionnellement et aide à réduire les soumissions incomplètes ou incorrectes.
Comment utiliser
- Ouvrez One
- Décrivez ce dont vous avez besoin
- Par exemple : "J'ai besoin d'un nouvel ordinateur portable pour le travail"
- Joignez un devis ou une offre, si disponible
- Vous pouvez joindre un PDF ou une capture d'écran de l'offre du fournisseur afin que One puisse extraire des informations pertinentes, telles que le fournisseur et le prix.
- Examinez les informations que One collecte
- Répondez à toutes les questions de suivi
- Soumettez la demande
- Suivez le processus d'approbation normal
Si le fournisseur n'existe pas encore dans Factorial, One peut créer le fournisseur dans le cadre du processus de demande.
Si One me demande des informations supplémentaires, cela est attendu lorsque certains détails requis sont manquants dans votre message, votre pièce jointe ou les informations disponibles dans Factorial. Répondez aux questions de One pour qu'il puisse compléter et soumettre la demande.
Si One n'extrait pas le bon fournisseur ou le bon prix de ma pièce jointe, vérifiez que le PDF ou la capture d'écran montre clairement les informations pertinentes. Si un détail est manquant ou incorrect, fournissez les bonnes informations dans la conversation avec One.
Conseils et meilleures pratiques
- Décrivez l'achat clairement. Incluez ce dont vous avez besoin et pourquoi vous le demandez, si vous connaissez cette information.
- Joignez le devis du fournisseur chaque fois que possible. Un PDF ou une capture d'écran de l'offre peut aider One à extraire le fournisseur et le prix avec précision.
- Vérifiez les informations extraites. Examinez les détails fournis par One et clarifiez tout ce qui est incorrect ou incomplet.
- Répondez attentivement aux questions de suivi. Des informations telles que le centre de coût ou la justification peuvent être nécessaires pour compléter votre demande.
- Utilisez One même si vous ne connaissez pas tous les détails. One peut vous guider à travers les informations manquantes au lieu d'exiger que vous remplissiez l'intégralité du formulaire à l'avance.
FAQ
-
Dois-je remplir moi-même le formulaire de demande d'achat ?
Non. Décrivez l'achat à One, et il sélectionnera le type de demande approprié et remplira le formulaire d'admission en utilisant les informations que vous fournissez et les détails pertinents déjà disponibles dans Factorial.
-
Puis-je joindre un devis du fournisseur ?
Oui. Vous pouvez joindre un PDF ou une capture d'écran d'une offre. One peut extraire des informations telles que le fournisseur et le prix pour aider à compléter la demande.
-
Que se passe-t-il si je ne connais pas tous les détails requis ?
One vous demande toute information manquante nécessaire pour compléter la demande avant de la soumettre.
-
Est-ce que One peut choisir le bon type de demande d'achat pour moi ?
Oui. One identifie le type de demande approprié en fonction de votre description et des informations disponibles.
-
Que se passe-t-il si le fournisseur n'existe pas dans Factorial ?
One peut créer le fournisseur dans le cadre du même processus de demande d'achat, vous n'avez donc pas besoin de gérer la création du fournisseur comme une tâche séparée.
-
Est-ce que One approuve ma demande d'achat ?
Non. One soumet la demande au flux d'approbation habituel. La demande suit ensuite le processus d'achat existant de votre entreprise.
-
Cette fonctionnalité est-elle disponible maintenant ?
Oui. Cette fonctionnalité est déjà disponible en production.