Les statuts de cycle introduisent une manière claire et structurée de gérer votre traitement de paie du début à la fin. Chaque cycle de paie passe désormais par un ensemble de statuts définis qui reflètent le véritable processus de paie RH — vous offrant une meilleure visibilité, un meilleur contrôle et une plus grande confiance à chaque étape.

Qu'est-ce que les statuts de cycle ?

Les statuts de cycle montrent le cycle de vie d'un traitement de paie dans Compensation : où en est votre paie, ce que vous pouvez faire maintenant et ce qui vient ensuite.

Chaque statut correspond à une véritable étape de la paie, de la collecte des données à la validation finale :

Ouvert → En Préparation → Calcul → En Révision → Terminé

Une chronologie en haut de chaque cycle de paie montre ces statuts. Elle met en évidence l'étape actuelle et la prochaine action à entreprendre. D'autres actions se trouvent dans le menu des actions supplémentaires.

Pourquoi les statuts de cycle sont-ils importants ?

• Voir les progrès d'un coup d'œil : la chronologie montre où en est le cycle et ce qui vient ensuite.
• Savoir quoi faire ensuite : l'action principale change à chaque étape, donc vous n'avez pas à chercher chaque bouton.
• Contrôler quand les données peuvent être modifiées : la date limite fixe quand les responsables peuvent encore apporter des modifications et quand les données sont verrouillées.
• Réduire l'incertitude de la paie : plus de devinettes sur le fait que la paie a été envoyée, calculée ou finalisée.

Explication des statuts de cycle de paie

Ouvert

Le cycle de paie est ouvert et modifiable.

• Statut par défaut lors de la création d'un cycle
• Les responsables peuvent mettre à jour les données de compensation et entrer des variables
• La synchronisation avec d'autres modules est autorisée (par exemple, suivi du temps, dépenses)
• Fonctionne jusqu'à la date limite

En préparation

Le cycle de paie est verrouillé pour les responsables et d'autres modules, et est prêt à être envoyé pour calcul.

• Déclenché automatiquement à minuit après la date limite (dans le fuseau horaire du pays du cycle de paie)
• Les modifications des responsables et les synchronisations d'autres modules sont bloquées
• Les administrateurs RH peuvent toujours ajuster les variables du cycle
• Si une variable par jour travaillé est approuvée tardivement, la personne effectuant la paie décide de la payer ce cycle ou le suivant
• Le cycle est prêt à être exporté, synchronisé ou envoyé à votre comptable, selon votre configuration

Calcul

Les données de paie ont été envoyées pour calcul. Selon votre configuration, cela signifie :

• Exporter un fichier de paie
• Synchroniser les données avec votre logiciel de paie
• Envoyer les informations de paie à votre comptable ou professionnel de la paie

À ce stade, vous attendez les résultats de la paie.

En révision

Les résultats de la paie ont été reçus et sont prêts à être vérifiés.

• Les résultats de la paie sont importés dans Factorial
• Les RH peuvent examiner les montants, les validations et les résultats
• Des fichiers de paiement SEPA peuvent être générés pour préparer les paiements de salaires (les montants nets sont utilisés pour générer le SEPA)
• Ceci est la dernière vérification avant de compléter le cycle
• Déclenché via Importer les résultats

Terminé

Le cycle de paie est finalisé, c'est une étape manuelle qui doit être déclenchée par l'administrateur RH.

• Les résultats sont confirmés et le cycle est fermé
• Les données de paie sont envoyées à l'Espace Financier pour débloquer les analyses
• Les résultats de paie peuvent encore être importés
• Déclenché via Marquer comme terminé. Vous pouvez compléter un cycle à une date spécifique, pas seulement le dernier jour du mois.
• Si vous avez complété un cycle par erreur, vous pouvez le rouvrir.

Comment la date limite fonctionne avec les statuts de cycle

La date limite est le dernier jour inclus dans le cycle de paie. Elle remplace le bouton de verrouillage manuel : lorsque la date limite est atteinte, le cycle passe de Ouvert à En Préparation de lui-même.

Bon à savoir :

• Chaque cycle de paie a une date limite. Par défaut, c'est le dernier jour du mois.
• Vous définissez le défaut une fois dans Paramètres → Compensation. Vous pouvez le remplacer pour un seul traitement de paie.
• Vous pouvez changer la date limite uniquement pour les traitements en cours et futurs, et uniquement pour une date ultérieure.
• Changer la date limite ne ramène jamais un cycle en En Préparation à Ouvert.

Comment utiliser

1. Allez dans Compensation
2. Ouvrez le cycle de paie concerné
3. Vérifiez la chronologie pour voir le statut actuel
4. Suivez l'action suivante mise en évidence pour avancer le cycle :
   • Ouvert → En Préparation : se produit automatiquement après la date limite
   • En Préparation → Calcul : exportez, synchronisez ou envoyez à votre comptable (l'action affichée dépend de votre configuration)
   • Calcul → En Révision : cliquez sur Importer les résultats
   • En Révision → Terminé : cliquez sur Marquer comme terminé
   • Terminé → retour à un statut précédent : cliquez sur Rouvrir le cycle
5. D'autres options se trouvent dans le menu des actions supplémentaires

Puis-je compléter un cycle à une date personnalisée ?

Oui. Vous pouvez compléter un cycle de paie à une date personnalisée. Cela est utile lorsque la paie est confirmée plus tôt ou plus tard que prévu, ou pour correspondre à votre processus de paie interne ou externe.

Une fois le cycle complété :

• Les données de paie sont envoyées à l'Espace Financier pour débloquer les analyses
• Aucune autre modification ne peut être apportée à moins que vous ne rouvriiez le cycle
• Les résultats de paie peuvent encore être importés

Puis-je rouvrir un cycle complété ?

Oui. Si un cycle a été complété par erreur, ou si vous devez importer de nouveaux résultats de paie, vous pouvez le rouvrir vous-même.

Quels cycles peuvent être rouverts

• Cycles complétés pour la période actuelle, la période précédente et les périodes futures
• Pour les périodes plus anciennes, le bouton Rouvrir le cycle est affiché mais désactivé

Quel statut le cycle revient-il

Factorial choisit le statut pour vous, et la fenêtre de confirmation l'affiche avant que vous ne confirmiez :

Ce qui est conservé

• Les résultats de paie importés sont conservés
• Aucune ligne de compensation, compensation supplémentaire ou note d'observation n'est supprimée
• La planification financière conserve les derniers résultats importés

Paiements après réouverture

Si vous importez de nouveaux résultats de paie après avoir rouvert :

• Même salaire net : rien de nouveau à envoyer, donc Envoyer pour paiement est désactivé
• Salaire net plus élevé : seule la différence est envoyée en tant que nouvelle demande de paiement
• Salaire net plus bas : rien n'est envoyé. Gérez la différence en dehors de Factorial.

Comment rouvrir un cycle

1. Allez dans Compensation et ouvrez le cycle complété
2. Cliquez sur Rouvrir le cycle dans la barre d'outils
3. Vérifiez le statut auquel le cycle reviendra, puis cliquez sur Confirmer
4. La chronologie se met à jour avec le nouveau statut. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Marquer comme terminé pour fermer à nouveau le cycle.

Pour rouvrir des cycles, vous avez besoin de la permission Rouvrir le Cycle Complété.

FAQ

1. Puis-je ramener un cycle à un statut précédent ? 
   Seulement depuis Terminé. Vous pouvez rouvrir un cycle complété pour la période actuelle, précédente ou future, et il revient à En Révision, En Préparation ou Ouvert selon ses données. Sinon, les cycles avancent uniquement : une fois la date limite passée, un cycle ne peut pas être remis à Ouvert manuellement.
    
2. Pourquoi ne puis-je pas rouvrir un cycle plus ancien ?
   Seuls les cycles complétés de la période actuelle, précédente et future peuvent être rouverts. Cela protège les paiements de paie qui ont déjà été effectués et signalés.
    
3. Le jour de la date limite est-il inclus dans le cycle ?
   Oui. Le cycle passe à En Préparation à minuit après la date limite, donc tout ce qui est approuvé le jour de la date limite est inclus.
    
4. Que se passe-t-il pour les heures approuvées après la date limite ?
   Elles ne sont pas perdues. Pour les variables par jour travaillé, vous choisissez de les payer dans le cycle actuel ou le suivant. Les heures supplémentaires et spéciales peuvent être envoyées au cycle suivant.
    
5. Rouvrir un cycle supprime-t-il mes résultats de paie ?
   Non. Les résultats importés, les lignes de compensation, les suppléments et les notes d'observation sont tous conservés.
    
6. Puis-je compléter la paie avant le dernier jour du mois ?
   Oui. Vous pouvez compléter un cycle à une date qui correspond au calendrier de paie de votre entreprise.