Los estados del ciclo introducen una forma clara y estructurada de gestionar la nómina de principio a fin. Cada ciclo de nómina ahora pasa por una serie de estados definidos que reflejan el proceso real de nómina de RR. HH., lo que le brinda mayor visibilidad, control y confianza en cada paso.
¿Qué son los estados del ciclo?
Los estados del ciclo representan el ciclo de vida de una ejecución de nómina en Compensación. Muestran en qué estado se encuentra actualmente tu nómina, qué acciones están disponibles y qué sucederá a continuación.
Cada estado refleja una etapa real del proceso de nómina, desde la preparación de los datos hasta la validación final, y garantiza que todos los involucrados estén alineados.
Los estados disponibles son:
Abierto → En preparación → Cálculo → En revisión → Completado
¿Por qué son importantes los estados del ciclo?
Los estados del ciclo te ayudan a:
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Comprende el progreso de un vistazo.
Conoce exactamente en qué etapa del proceso de nómina se encuentra y qué sigue a continuación. -
Controlar cuándo se pueden editar los datos
Define claramente cuándo los/as gerentes aún pueden realizar cambios y cuándo los datos están bloqueados. -
Reducir la incertidumbre en la nómina
Evita confusiones sobre si la nómina se ha enviado, calculado o finalizado. -
Prepárese para futuras mejoras.
Esta es la base para la línea de tiempo visual de la nómina y una mayor integración con los profesionales de nómina.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utiliza los estados del ciclo para:
- Realizar un seguimiento claro del progreso de cada ciclo de nómina
- Evita cambios de última hora una vez validados los datos
- Garantiza la integridad de los datos bloqueando las ediciones cuando sea necesario
- Coordina mejor con los contables externos o los proveedores de nóminas
- Alinea las fechas de finalización de la nómina con los procesos internos de tu empresa (por ejemplo, finalizarla el día 25 en lugar de a fin de mes)
Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas con:
- Múltiples partes interesadas en la gestión de nóminas
- Proveedores externos de nóminas
- Flujos de trabajo de revisión o aprobación interna
- Calendarios de nómina no estándar
Explicación de los estados del ciclo de nómina
Abierto
El ciclo de nómina está abierto y es editable.
- Estado predeterminado cuando se crea un ciclo
- Los/as gerentes pueden actualizar los datos de compensación y las variables de entrada
- Recursos Humanos puede revisar los cambios y preparar el ciclo
- Los módulos se sincronizan automáticamente
- Aún no se han bloqueado ni enviado datos de nómina
En preparación
El ciclo de nómina está bloqueado y listo para ser enviado para su cálculo.
- Las ediciones y las sincronizaciones automáticas están bloqueadas
- Los datos de nómina se congelan para garantizar la coherencia
- El ciclo está listo para ser exportado o sincronizado, según su configuración
- Se activa mediante el botón de bloqueo
Una vez que un ciclo se bloquea y pasa a En preparación , esta acción no se puede deshacer .
Cálculo
Los datos de nómina se han enviado para su cálculo.
Dependiendo de tu configuración, esto puede incluir:
- Exportación de datos de nómina
- Sincronización de datos con el software de nóminas
- Enviar información de nómina a su contable o profesional de nóminas
- Se activa mediante exportación
En esta etapa, estás a la espera de los resultados de la nómina.
En revisión
Se han recibido los resultados de la nómina y están listos para ser revisados.
- Los resultados de la nómina se importan al sistema
- Los datos están listos para su revisión
- El departamento de RRHH puede revisar cantidades, validaciones y resultados
- Se pueden generar archivos de pago SEPA, lo que te permite preparar pagos de nómina
- Este es el paso de verificación final antes de completar el ciclo
- Se activa mediante resultados de importación
Terminado
El ciclo de nóminas ha finalizado.
- Los resultados están confirmados
- El ciclo de nóminas ha finalizado y se ha cerrado oficialmente
- No es posible realizar más cambios
- Los datos de nómina se envían al Espacio de trabajo financiero para desbloquear el análisis
- Se activa mediante el botón Completar
Además, ahora puedes completar un ciclo de nómina en una fecha específica , y no solo el último día del mes.
Cómo usar
- Ve a Compensación
- Abre el ciclo correspondiente
- Revisa el estado actual que se muestra en la parte superior del ciclo
- Avanza el ciclo usando la acción correspondiente:
- Haz clic en Bloquear para pasar de Abierto a En preparación
- Utiliza la opción Exportar para pasar a Cálculo
- Haz clic en Bloquear para pasar de Abierto a En preparación
- Haz clic en Importar resultados para pasar a En revisión
- Haz clic en Completar para finalizar el ciclo
Si no puedes editar el ciclo de nómina, es posible que se encuentre en estado En preparación , Cálculo , En revisión o Completado . Una vez bloqueado, la edición y la sincronización automática quedan bloqueadas.
Si los/as administradores/as ya no pueden ingresar variables, es porque el ciclo está bloqueado ( En preparación ). Confirma si el ciclo se bloqueó antes de lo previsto.
¿Cómo cambian los estados?
Cada cambio de estado se activa mediante una acción clara:
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Abrir → En preparación
Se activa al hacer clic en el botón Bloquear .
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-
En preparación → Cálculo
Se activa al exportar datos de nómina, sincronizar con el software de nómina o enviar datos a un contable (según su configuración).
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-
Cálculo → En revisión
Se activa al importar los resultados de la nómina.
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-
En revisión → Completado
Se activa al hacer clic en el botón "Completado" .
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¿Qué ocurre cuando se bloquea un ciclo?
Cerrar un ciclo es una acción crítica e irreversible .
Una vez bloqueado:
- Los/as gerentes no pueden editar los datos de compensación
- La sincronización de datos desde otros módulos está desactivada
- Los datos de nómina se congelan para garantizar la precisión durante el cálculo
Debes bloquear el ciclo una vez que se hayan enviado y validado todas las variables de nómina, y antes de enviar los datos externamente.
¿Puedo completar un ciclo en una fecha personalizada?
Sí, puedes completar un ciclo de nómina en una fecha personalizada.
Esto resulta útil cuando la confirmación de la nómina se produce antes o después de lo previsto, o cuando se trata de alinearse con sus procesos de nómina internos o externos.
Una vez completado el ciclo:
- El ciclo está completamente terminado
- Los datos de nómina se envían al Espacio de trabajo financiero para desbloquear el análisis
- No se pueden realizar más cambios
- Los resultados de la nómina aún se pueden importar
Recordatorio: Completar un ciclo es una acción definitiva y no se puede deshacer.
Consejos y mejores prácticas
- Bloquea el ciclo únicamente una vez que se hayan validado todas las entradas de las variables
- Informa a los/as gerentes antes de bloquear el ciclo para evitar ediciones bloqueadas inesperadamente
- Verifica dos veces los datos exportados antes de enviarlos a tu contable
- Utiliza el estado "En revisión" para realizar comprobaciones internas antes de completar el ciclo
- Define plazos internos claros si planeas completar el ciclo antes de fin de mes
Preguntas frecuentes
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¿Puedo revertir un ciclo a un estado anterior?
No. Los ciclos de nómina siguen un proceso lineal. Una vez bloqueado o completado, la acción no se puede revertir.
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¿Puedo completar la nómina antes del último día del mes?
Sí. Puedes completar un ciclo en una fecha definida que coincida con el calendario de nóminas de tu empresa.