El envío de plantillas de documentos en Factorial te permite:

• Generar documentos directamente desde plantillas predefinidas
• Envíar documentos a uno o varios empleados en solo unos pocos pasos
• Recopilar firmas electrónicas cuando sea necesario
• Seguir del estado de cada documento (enviado, firmado, completado)
• Mantener todos los documentos de los empleados almacenados y organizados en un solo lugar

Esta función ayuda a estandarizar los procesos de documentación, reducir el trabajo manual y garantizar la coherencia en toda la organización.

Requisitos previos

Antes de enviar una plantilla de documento, asegúrate de que:

• La plantilla de documento ya existe en tu cuenta. Si no, primero tendrás que crearla. Aprende cómo hacerlo en este artículo.
• Tienes activado el permiso " Usar plantillas de documentos" . Obtén más información sobre los permisos de documentos aquí .
• Entiendes que al enviar una plantilla se generará un documento y se solicitará la firma del empleado (si corresponde), lo que iniciará el flujo de trabajo del documento. Más información sobre la firma electrónica en este artículo.
• Tienes los empleados creados en Factorial . Aprende cómo hacerlo aquí .

Asegúrate de que estos requisitos se cumplan antes de iniciar el proceso para evitar interrupciones o errores. Esto ayuda a garantizar que el documento se envíe correctamente y llegue al empleado correcto sin errores.

Cómo enviar una plantilla de documento

Puedes enviar plantillas de documentos desde la sección Distribuir documentos :

1. En la barra lateral, ve a Documentos
2. Ve a Distribuir archivos
3. Selecciona la plantilla de documento
4. Selecciona:
   1. Documento ejemplar
   2. Nombre del archivo
   3. Carpeta de destino en el espacio de documentos de empleados de Mis documentos
   4. Solicitar firma electrónica
5. Haz clic en Importar plantilla
6. Selecciona los empleados que recibirán el documento
7. Haz clic en Enviar a x empleados

¿Qué sucede después de enviar una plantilla de documento?

Una vez que envíes una plantilla de documento en Factorial :

1. El documento se genera a partir de la plantilla y se envía a los empleados seleccionados.
2. Los empleados reciben una notificación (por correo electrónico o en la aplicación) que les solicita que revisen y firmen el documento, si es necesario.
3. Puedes seguir el estado del documento en Factorial : Enviado, Visto, Firmado o Completado.
4. Una vez firmado, el documento se almacena de forma segura en el perfil del empleado para futuras referencias.
5. Cualquier actualización o seguimiento se puede monitorear y gestionar directamente desde la plataforma.

Esto garantiza un flujo de trabajo transparente y rastreable y mantiene toda la documentación de los empleados organizada.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo enviar la misma plantilla de documento a varios empleados a la vez?
   Sí. Factorial te permite seleccionar uno o varios empleados al enviar una plantilla de documento. Cada uno recibirá su propia copia para revisarla y firmarla.
    
2. ¿Pueden los empleados editar el documento después de enviarlo?
   No. Los empleados solo pueden revisar y firmar el documento. Cualquier modificación debe realizarse en la plantilla antes de enviarlo.
    
3. ¿Cómo puedo rastrear si un empleado ha firmado el documento?
   Puedes consultar el estado del documento en Factorial . Los estados incluyen: Enviado, Visto, Firmado y Completado.
    
4. ¿Puedo reenviar un documento si un empleado no lo ha firmado?
   Sí. Puedes reenviar una plantilla de documento para recordar a los empleados que la revisen y la firmen.
    
5. ¿Puedo adjuntar archivos adicionales a la plantilla al enviarla?
   No. Si necesitas archivos adicionales, deben incluirse en la propia plantilla antes de enviarla.