Das Versenden von Dokumentvorlagen in Factorial ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Dokumente direkt aus vordefinierten Vorlagen erstellen
• Senden Sie Dokumente in nur wenigen Schritten an einen oder mehrere Mitarbeiter.
• Elektronische Unterschriften einholen, wenn erforderlich
• Verfolgen Sie den Status jedes Dokuments (gesendet, unterschrieben, abgeschlossen).
• Alle Mitarbeiterdokumente sollten an einem Ort aufbewahrt und übersichtlich angeordnet sein.

Diese Funktion hilft dabei, Dokumentationsprozesse zu standardisieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Einheitlichkeit innerhalb Ihrer Organisation sicherzustellen.

Vorherige Anforderungen

Bevor Sie eine Dokumentvorlage versenden, stellen Sie bitte Folgendes sicher:

• Die Dokumentvorlage ist bereits in Ihrem Konto vorhanden . Falls nicht, müssen Sie sie zunächst erstellen. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.
• Die Berechtigung „ Dokumentvorlagen verwenden“ ist für Sie aktiviert. Weitere Informationen zu Dokumentberechtigungen finden Sie hier .
• Sie verstehen, dass durch das Senden einer Vorlage ein Dokument generiert und gegebenenfalls die Unterschrift des Mitarbeiters angefordert wird , wodurch der Dokumentenworkflow gestartet wird. Mehr zur elektronischen Signatur finden Sie in diesem Artikel.
• Sie haben die Mitarbeiter in Factorial angelegt. Hier erfahren Sie, wie das geht.

Stellen Sie sicher, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie mit dem Prozess beginnen, um Unterbrechungen oder Fehler zu vermeiden. Dies trägt dazu bei, dass das Dokument korrekt versendet wird und den richtigen Mitarbeiter fehlerfrei erreicht.

So senden Sie eine Dokumentvorlage

Sie können Dokumentvorlagen aus dem Abschnitt „Dokumente verteilen“ versenden:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Dokumente“.
2. Gehen Sie zu Dateien verteilen
3. Wählen Sie die Dokumentvorlage aus.
4. Wählen:
   1. Dokumentvorlage
   2. Dateiname
   3. Zielordner im Mitarbeiterdokumentenbereich „Eigene Dokumente“
   4. Elektronische Signatur anfordern
5. Klicken Sie auf „Vorlage importieren“.
6. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die das Dokument erhalten sollen.
7. Klicken Sie auf „An x Mitarbeiter senden“.

Was geschieht nach dem Versenden einer Dokumentvorlage?

Sobald Sie eine Dokumentvorlage in Factorial senden:

1. Das Dokument wird anhand der Vorlage generiert und an den/die ausgewählten Mitarbeiter gesendet.
2. Die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung (per E-Mail oder In-App), in der sie aufgefordert werden, das Dokument gegebenenfalls zu prüfen und zu unterzeichnen.
3. Sie können den Status des Dokuments in Factorial verfolgen: Gesendet, Gesehen, Signiert oder Abgeschlossen.
4. Nach der Unterzeichnung wird das Dokument sicher im Mitarbeiterprofil zur späteren Verwendung gespeichert .
5. Sämtliche Aktualisierungen und Folgemaßnahmen können direkt über die Plattform überwacht und verwaltet werden.

Dies gewährleistet einen transparenten, nachvollziehbaren Arbeitsablauf und sorgt für eine übersichtliche Organisation der gesamten Mitarbeiterdokumentation.

Häufig gestellte Fragen

1. Kann ich dieselbe Dokumentvorlage gleichzeitig an mehrere Mitarbeiter senden?
   Ja. Factorial können Sie beim Versenden einer Dokumentvorlage einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen. Jeder erhält dann ein eigenes Exemplar zum Prüfen und Unterschreiben.
   
2. Dürfen Mitarbeiter das Dokument bearbeiten, nachdem ich es versendet habe?
   Nein. Mitarbeiter können das Dokument lediglich prüfen und unterschreiben. Änderungen müssen vor dem Versand in der Vorlage vorgenommen werden.
   
3. Wie kann ich nachverfolgen, ob ein Mitarbeiter das Dokument unterschrieben hat?
   Sie können den Status des Dokuments in Factorial überprüfen. Die Statusoptionen sind: Gesendet, Gesehen, Signiert und Abgeschlossen.
   
4. Kann ich ein Dokument erneut senden, wenn ein Mitarbeiter es nicht unterschrieben hat?
   Ja. Sie können eine Dokumentvorlage erneut senden, um die Mitarbeiter daran zu erinnern, sie zu prüfen und zu unterschreiben.
   
5. Kann ich beim Versenden zusätzliche Dateien an die Vorlage anhängen?
   Nein. Falls Sie zusätzliche Dateien benötigen, müssen diese vor dem Absenden in die Vorlage selbst eingebunden werden.