Was ist Siltra?

Siltra ist die Anwendung, die jedes Unternehmen in Spanien nutzt, um Informationen mit der Sozialversicherung (TGSS/INSS) auszutauschen. Zu den empfangenen Dateien gehört die FIE-Datei (Fichero INSS Empresas), die die Krankheitsaktivitäten der Mitarbeitenden des Unternehmens meldet: Anfangszertifikate (partes de baja), Bestätigungszertifikate, Entlassungszertifikate (partes de alta), Rückfälle, Stornierungen und INSS-Beschlüsse.

Die Factorial – Siltra-Integration liest diese Datei und verwandelt diese offiziellen Mitteilungen in Factorial Abwesenheiten, sodass die Personalabteilung keine medizinischen Abwesenheiten erneut eingeben muss, die bereits von der Sozialversicherung kommuniziert wurden. Unternehmen, die Siltra nicht verwenden, können stattdessen die Excel-Version der FIE-Datei hochladen, die sie online von Sistema RED heruntergeladen haben.

Bevor du startest

Hauptmerkmale

• Import der offiziellen FIE-Datei: die .msj, die von Siltra heruntergeladen wurde, oder die .xls, die online von Sistema RED heruntergeladen wurde.
• Zehn Abwesenheitsfälle: die fünf offiziellen Krankheitsfälle sowie fünf weitere Leistungen, die die FIE-Datei ebenfalls enthält.
• Vorschau vor dem Schreiben: Die Integration zeigt genau, was sie erstellen, verlinken oder schließen würde, für wen und was sie weglassen und warum.
• Erstellung von Abwesenheiten in Factorial als Abwesenheiten des Abwesenheitstyps, den das Unternehmen für jeden Fall gewählt hat.
• Schließung von Abwesenheiten, wenn das Entlassungszertifikat (parte de alta) eintrifft.
• Verlinkung von bereits manuell registrierten Abwesenheiten, anstatt eine Duplikation zu erstellen.
• Duplikatskontrolle über Tage hinweg: Die FIE-Datei wiederholt laufende Abwesenheiten jeden Tag, und die Integration erkennt, was sie bereits importiert hat.
• Zusammenfassung per E-Mail an die Adressen, die das Unternehmen konfiguriert, nach jedem Import.
• Verfügbar von One: Gib One die FIE-Datei zur Vorschau und Bestätigung des Imports oder frage, welche Abwesenheiten bereits mit der Sozialversicherung synchronisiert wurden.

Einrichten der Integration

Um die Integration zu installieren, gehe zu Entdecken Factorial > Integrationen, öffne die Siltra Integrations-App und klicke auf Für das Unternehmen installieren. Factorial öffnet dann einen Einrichtungsbildschirm. Es gibt nur zwei Dinge zu konfigurieren, und beide können später erneut in den Einstellungen der App aufgerufen werden.

1. Kontingenzzuordnung

Die Sozialversicherung klassifiziert jeden Prozess der vorübergehenden Invalidität in eine von fünf offiziellen Kontingenzen, und die FIE-Datei enthält auch fünf weitere Leistungen. Jedes Unternehmen benennt seine eigenen Abwesenheitstypen in Factorial, sodass die Integration wissen muss, welchem Abwesenheitstyp jeder dieser zehn Fälle entspricht. Für jeden Fall, den du nicht importieren möchtest, wähle Nicht importieren.

2. Wer erhält die Importzusammenfassung

Der Import läuft im Hintergrund, sodass das Ergebnis per E-Mail gesendet wird. Auf demselben Bildschirm listest du die Adressen auf, die es erhalten sollen.

Die Liste leer zu lassen ist gültig: Es ist die Art, wie ein Unternehmen diese E-Mails deaktiviert.

Importieren einer Datei

1. Die FIE-Datei herunterladen
   Lade die .msj Übertragung von Siltra wie gewohnt herunter oder lade die Excel-Datei (.xls) von Sistema RED online in Consulta de Fichero INSS herunter.
    
2. Schritt 2 — Hochladen zu Factorial
   Gehe in Factorial zu Kalender und klicke auf FIE importieren. Ziehe die .msj oder .xls Datei in den Upload-Bildschirm, der sich öffnet.
   

   Die Schaltfläche FIE importieren erscheint nur, wenn die Siltra-Integration installiert ist und du die Berechtigung hast, sie zu verwenden. Wenn du sie nicht sehen kannst, frage bei deiner Administrator:in nach.

    
   Auf diesem Bildschirm sind zwei optionale Einstellungen verfügbar:
   1. Gesundheitsdaten ausblenden — die Vorschau und die Zusammenfassungs-E-Mail zeigen [ausgeblendet: Gesundheitsdaten] anstelle des Abwesenheitstyps, da der Typ die Kontingenz offenbart.
   2. Andere Leistungen anzeigen — listet die anderen Leistungen der Datei auf, die nicht importiert werden, mit ihren Rohdaten.
      
      Nichts wird zu diesem Zeitpunkt geschrieben.
      

      

3. Die Vorschau überprüfen
   Die Integration liest die Datei, vergleicht sie mit dem, was Factorial bereits hat, und zeigt einen Bericht an:
    

Der angezeigte Mitarbeitende-Name ist der in Factorial, nicht der in der Datei: Der Zweck der Überprüfung besteht darin, zu bestätigen, dass die richtige Person zugeordnet wurde.
 

4. Schritt 4 — Bestätigen

Wenn es etwas anzuwenden gibt, liest der Button Die N Aktualisierungen anwenden. Das Bestätigen startet den Import im Hintergrund; du kannst den Bildschirm schließen.

Wenn es nichts anzuwenden gibt, ist die einzige Option Verstanden, schließen — kein Importbutton wird angeboten, der nichts tun würde.

Schritt 5 — Die Zusammenfassung erhalten

Wenn der Import abgeschlossen ist, erhalten die konfigurierten Empfänger eine E-Mail mit dem vollständigen Bericht: was erstellt wurde, was verlinkt wurde, was geschlossen wurde, was sich nicht geändert hat und was nicht importiert werden konnte und warum.

Was die Integration in Factorial schreibt

Die Integration schreibt unter ihrer eigenen Identität: Sie handelt nicht im Namen einer Administrator:in und genehmigt nicht die Abwesenheiten, die sie erstellt.

Was nicht importiert wird und warum

Nichts wird stillschweigend verworfen. Jeder Fall unten erscheint auf dem Vorschau-Bildschirm und in der Zusammenfassungs-E-Mail, mit seinem Grund.

Noch nicht abgedeckt

Diese erscheinen in der Datei, und die Integration liest, zeigt und zählt sie — aber handelt noch nicht auf ihnen:

• Bestätigungszertifikate (partes de confirmación): Die Abwesenheit wird nicht verlängert.
• Stornierung einer Krankheitsabwesenheit: Die zuvor erstellte Abwesenheit wird nicht aufgehoben.
• Stornierung einer Entlassung: Die Abwesenheit wird nicht wiedereröffnet.
• Kontingenzänderung, die vom INSS beschlossen wurde: Der Abwesenheitstyp der Abwesenheit wird nicht geändert.

Dateien, die die Integration verweigert

Die gesamte Datei wird abgelehnt — es gibt keinen teilweisen Import — wenn:

• es sich nicht um eine .msj Datei von Siltra oder eine .xls Datei von Sistema RED online handelt;
• der Download abgebrochen ist (die Kontrollsummen der Datei stimmen nicht mit dem überein, was gelesen wurde);
• die Übertragung mehrere Nachrichten verknüpft: Lade sie separat herunter;
• die Nachrichtenversion ist nicht FIE V5.0.

Ändern der Konfiguration

Öffne die Einstellungen der Integration, um die Kontingenzzuordnung oder die Liste der Empfänger erneut zu besuchen. Die neue Konfiguration gilt für den nächsten Import; bereits erstellte Abwesenheiten werden nicht berührt.

Es ist sinnvoll, die Einstellungen erneut zu öffnen, wenn das Unternehmen seine Abwesenheitstypen erstellt oder umbenennt oder wenn sich die Personen, die die Zusammenfassung erhalten sollen, ändern.

Deinstallation der Integration

Die Deinstallation löscht die eigene Konfiguration der Integration: die Kontingenzzuordnung, die Liste der Empfänger und den Datensatz, welche Krankheitsabwesenheit welche Abwesenheit wurde.

Die bereits in Factorial erstellten Abwesenheiten werden nicht gelöscht — es sind die eigenen Daten des Unternehmens.

Wenn die Integration erneut installiert wird, muss die Zuordnung von Grund auf neu konfiguriert werden. Die bereits existierenden Abwesenheiten werden anhand ihrer Daten erkannt, sodass sie verlinkt und nicht dupliziert werden.

Häufig gestellte Fragen

1. Verbindet sich die Integration automatisch mit der Sozialversicherung?
   Nein. Das Unternehmen lädt die Datei von Siltra oder Sistema RED online herunter und lädt sie in Factorial hoch. Der Import erfolgt manuell, und jeder Import wird von einer Person bestätigt.
    
2. Wie oft sollte ich die Datei importieren?
   Die Sozialversicherung generiert die FIE-Datei täglich. Wenn du sie täglich importierst, bleibt Factorial auf dem neuesten Stand; weniger häufiges Importieren führt nicht zu Informationsverlust, da laufende Abwesenheiten in späteren Dateien wiederholt werden.
    
3. Was passiert, wenn ich dieselbe Datei zweimal hochlade?
   Nichts wird dupliziert. Der zweite Import meldet jedes Ereignis als Bereits importiert.
    
4. Erstellt es Mitarbeitende, die nicht in Factorial sind?
   Nein, niemals. Eine Krankheitsabwesenheit ist kein ausreichender Nachweis, um einen Mitarbeitendendatensatz zu erstellen. Der Fall wird gemeldet, damit die Personalabteilung darauf reagieren kann.
    
5. Werden die Abwesenheiten, die es erstellt, automatisch genehmigt?
   Nein. Sie werden als Abwesenheiten des konfigurierten Abwesenheitstyps erstellt; die Genehmigung folgt dem üblichen Prozess des Unternehmens.
    
6. Kann ich eine importierte Abwesenheit von einer manuell registrierten unterscheiden?
   Ja. Jede Abwesenheit, die die Integration erstellt, trägt eine Notiz in ihrer Beschreibung, die besagt, dass sie von der Sozialversicherung stammt, mit der Übertragung und dem Importdatum.
    
7. Was passiert mit einer Krankheitsabwesenheit, die jemand bereits manuell registriert hat?
   Die Integration verlinkt sie, anstatt eine zweite zu erstellen, und verwaltet sie von da an — sodass das Entlassungszertifikat die bereits vorhandene Abwesenheit schließt.
    
8. Wer kann die medizinischen Informationen sehen?
   Die Vorschau wird der Person angezeigt, die den Import durchführt, und die Zusammenfassungs-E-Mail geht nur an die in den Einstellungen der Integration konfigurierten Adressen.