Das Aktivitätsprotokoll für Dokumente zeigt die Historie eines einzelnen Dokuments. Finde heraus, wer es hochgeladen, verschoben, versteckt, in den Papierkorb verschoben oder eine Unterschrift angefordert hat und wann dies geschehen ist, ohne nachfragen zu müssen.
Übersicht
Jedes Dokument hat seine eigene Aktivitätszeitleiste. Das Aktivitätsprotokoll funktioniert wie das Aktivitätsprotokoll in anderen Factorial-Modulen, und die Einträge sind nach Monaten gruppiert.
Das Aktivitätsprotokoll erfasst:
- Wann das Dokument hochgeladen wurde
- Verschiebungen zwischen Ordnern
- Das Verstecken des Dokuments vor der Person oder das Sichtbarmachen für sie
- Das Verschieben des Dokuments in den Papierkorb und das Wiederherstellen
- Unterschriftsanfragen
- Wie jede Unterschrift endete: unterzeichnet, abgelehnt, E-Mail nicht zugestellt oder storniert
Jeder Eintrag ist als Satz formuliert und zeigt, wer die Aktion ausgeführt hat, zusammen mit Datum und Uhrzeit.
Zum Beispiel: „Ana hat dieses Dokument in unterzeichnete Verträge verschoben“ oder „Ana hat die Unterschrift von Laura angefordert“.
Wer kann auf das Aktivitätsprotokoll zugreifen?
Nur Personen, die das Dokument bearbeiten können, können seine Historie sehen. Dies liegt daran, dass das Protokoll sensible Aktionen anzeigen kann, wie zum Beispiel ein Dokument, das versteckt und später wieder sichtbar gemacht wurde.
Wie man es benutzt
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumenten
- Öffne das Dokument
- Klicke auf das Uhrensymbol oben in der Vorschau
- Das Aktivitäts-Seitenpanel öffnet sich mit der Historie dieses Dokuments
- Verwende den Monatsauswähler, um in der Zeit zurückzugehen
Wenn du das Uhrensymbol nicht sehen kannst, überprüfe, ob du Bearbeitungszugriff auf das Dokument hast. Das Aktivitätsprotokoll könnte auch für dein Unternehmen noch nicht aktiviert sein.
Beschränkungen
- Die Historie wird ab 8. Oktober 2026 aufgezeichnet. Änderungen, die vor diesem Datum vorgenommen wurden, werden nicht aufgezeichnet, sodass ältere Dokumente möglicherweise nur ihre aktuellen Aktivitäten anzeigen.
Tipps und bewährte Praktiken
- Überprüfe das Aktivitätsprotokoll, bevor du nachfragst. Wenn ein Dokument verschoben, aus der Sicht eines Mitarbeiters verschwunden oder im Papierkorb gelandet ist, zeigt die Historie, wer es getan hat und wann.
- Überprüfe die Ergebnisse der Unterschriften. Nutze das Protokoll, um zu sehen, ob jeder Unterzeichner unterschrieben, abgelehnt, die E-Mail nicht erhalten hat oder seine Anfrage storniert wurde.
- Denke daran, dass der Zugriff von Berechtigungen abhängt. Nur Personen, die ein Dokument bearbeiten können, können dessen Historie sehen.
FAQ
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Welche Aktionen erfasst das Aktivitätsprotokoll?
Das Hochladen, Verschiebungen zwischen Ordnern, das Verstecken des Dokuments vor der Person oder das Sichtbarmachen, das Verschieben in den Papierkorb und das Wiederherstellen, Unterschriftsanfragen und wie jede Unterschrift endete (unterzeichnet, abgelehnt, E-Mail nicht zugestellt oder storniert).
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Kann ich sehen, wer eine Änderung vorgenommen hat und wann?
Ja. Jeder Eintrag zeigt die Person, die die Aktion ausgeführt hat, sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der dies geschah.
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Wer kann die Historie eines Dokuments sehen?
Nur Personen, die das Dokument bearbeiten können.
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Warum zeigt ein älteres Dokument nur aktuelle Aktivitäten?
Die Historie wird ab 8. Oktober 2026 aufgezeichnet. Änderungen, die vor diesem Datum vorgenommen wurden, werden nicht aufgezeichnet.
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Wie überprüfe ich ältere Aktivitäten?
Einträge sind nach Monaten gruppiert. Verwende den Monatsauswähler oben im Aktivitätsfenster, um in der Zeit zurückzugehen.