Überblick
Die Funktion zum Hochladen von Dokumenten für Abwesenheiten ermöglicht es Ihnen, Belege direkt im Zusammenhang mit einer bestimmten Abwesenheit anzufordern und zu speichern. Dies trägt zur Zentralisierung der Dokumentation bei, unterstützt interne Richtlinien und macht die Abwesenheitsvalidierung transparenter und nachvollziehbarer.
Wann und warum sollte diese Funktion verwendet werden?
- Sie benötigen von den Mitarbeitern ein Belegdokument für die jeweilige Abwesenheitsart.
- Sie möchten, dass Dokumente direkt mit der Abwesenheit in Factorial verknüpft werden.
- Sie wünschen sich einen transparenteren und besser nachvollziehbaren Prozess zur Genehmigung von Abwesenheiten.
Dies ist besonders nützlich für Abwesenheiten wie Krankheitsurlaub , Elternzeit , gesetzliche Freistellung oder jede andere gerechtfertigte Abwesenheit, die eine Dokumentation erfordert.
Erforderliche Berechtigungen
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Für Mitarbeiter:
Es sind keine besonderen Berechtigungen erforderlich. Mitarbeiter können Dokumente nur zu ihren eigenen Abwesenheiten hochladen. -
Für Manager oder Genehmigungsberechtigte für Urlaubsanträge:
Berechtigungen zum Anzeigen von Dokumenten im Ordner „Urlaub“, falls Dokumente hochgeladen oder überprüft werden müssen.
Wie man eine Abwesenheit mit Dokumenten-Uploads konfiguriert
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen → Auszeit
- Registerkarte „Abwesenheitsart“ auswählen
- Klicken Sie auf „Abwesenheit hinzufügen“ oder wählen Sie „Bearbeiten“ für einen vorhandenen Abwesenheitstyp.
- Überprüfen oder vervollständigen Sie die grundlegenden Informationen (Name, Richtlinie usw.).
- Aktivieren Sie die Option „Dokumentanhang aktivieren“.
- (Optional) Aktivieren Sie die Option „Obligatorischer Dokumentenupload erforderlich“, wenn das Dokument für die Einreichung der Abwesenheitsmeldung zwingend erforderlich ist.
- Klicken Sie auf Speichern , um die Konfiguration anzuwenden.
Wenn das Dokument erforderlich ist, können die Mitarbeiter den Abwesenheitsantrag nicht einreichen, ohne mindestens eine Datei beizufügen.
Wie Mitarbeiter Dokumente hochladen
Mitarbeiter können Dokumente aus ihrem Profil hochladen, indem sie folgende Schritte befolgen:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Urlaub“ .
- Klicken Sie auf „Freizeit hinzufügen“ .
- Wählen Sie die Abwesenheit aus, in diesem Fall einen Typ, der das Hochladen von Dokumenten ermöglicht.
- Füllen Sie die Daten und erforderlichen Informationen vollständig aus.
- Fügen Sie das Dokument im Upload-Feld ein.
- Senden Sie die Anfrage ab.
Dokumente zu einer bestehenden Abwesenheit hochladen
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Urlaub“ .
- Im Abschnitt „Anträge auf Freistellung, die noch geprüft werden“ wählen Sie die Abwesenheit aus, der Sie das Dokument hinzufügen möchten.
- In den Abwesenheitsdetails finden Sie die Option zum Hochladen.
Mitarbeiter können Dokumente auch nach Beendigung der Abwesenheit hochladen , solange die Abwesenheit in Factorial noch vorhanden ist.
Dokumente müssen über die Abwesenheitsdetails hochgeladen werden. Es ist nicht möglich, Dokumente an Abwesenheiten anzuhängen, die noch nicht erstellt wurden.
Fehlerbehebung
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Ich kann kein Dokument zu einer Abwesenheit hochladen.
Stellen Sie sicher, dass für den Abwesenheitstyp die Option „Dokumenten-Uploads zulassen“ aktiviert ist.
Prüfen Sie, ob die Abwesenheit korrekt angelegt wurde.
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Ein Mitarbeiter kann den Abwesenheitsantrag nicht einreichen.
Prüfen Sie, ob das Dokument als erforderlich gekennzeichnet ist.
Stellen Sie sicher, dass die Datei die zulässigen Format- und Größenanforderungen erfüllt.
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Ich kann die beigefügten Dokumente nicht sehen.
Bestätigen Sie, dass Sie die Berechtigung haben, die Abwesenheiten des Mitarbeiters einzusehen.
Öffnen Sie die Abwesenheitsdetails, um die angehängten Dateien anzuzeigen.