Beschaffung bezeichnet den Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen von externen Anbietern. Sie umfasst verschiedene Aktivitäten wie die Bedarfsermittlung, die Suche nach Lieferanten, die Aushandlung von Vertragsbedingungen und die Vertragsverwaltung.
Ziel der Beschaffung ist es, die richtigen Produkte oder Dienstleistungen zum richtigen Preis und in der richtigen Qualität zu erhalten und sicherzustellen, dass sie termingerecht geliefert werden und den Anforderungen der Organisation entsprechen.
Genehmigungsprozess im Beschaffungsprozess
Ein wesentliches Merkmal eines Beschaffungsprozesses sind die Genehmigungsabläufe, die die Reihenfolge der einzelnen Bearbeitungsschritte für jede Anfrage festlegen. Der Genehmigungsprozess sorgt für zusätzliche Kontrolle und Überwachung.
Genehmigungsgruppen und Ablaufeinstellungen
Um einen spezifischen Genehmigungsprozess zu erstellen, müssen Sie eine Genehmigungsgruppe erstellen, und innerhalb dieser Gruppe können Sie den spezifischen Ablauf festlegen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Ausgaben“.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Konfiguration“.
- Wählen Sie Ausgaben, Beschaffung oder Software aus.
- Im Abschnitt Genehmigungen von Ausgabenanträgen
- Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung hinzu (optional).
- Klicken Sie auf „Genehmigungsgruppe speichern“.
Genehmigungsprozess
Der Genehmigungsprozess ist in Stufen strukturiert:
- Jeder Ebene sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet.
- Um zur nächsten Ebene zu gelangen, müssen die Genehmiger der vorherigen Ebene dem Antrag zustimmen.
Standardmäßig ist der Administrator der Genehmiger der ersten Genehmigungsstufe.
Genehmiger ändern oder hinzufügen:
- Sie können weitere Genehmiger zur gleichen Genehmigungsstufe hinzufügen , indem Sie einfach auf das Plus-Symbol klicken.
- Sie können die Genehmigungsstufe bearbeiten oder löschen, indem Sie einfach auf das Symbol mit den drei Punkten klicken.
Mitarbeiter zuweisen:
Sobald Sie den Genehmigungsprozess definiert haben, können Sie die Mitarbeiter zuweisen.
Alle Mitarbeiter, die einer Genehmigungsgruppe zugeordnet sind, müssen den festgelegten Genehmigungsprozess befolgen.
Mitarbeiter können nur einer Genehmigungsgruppe zugeordnet werden.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Mitarbeiter“.
- Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) in der oberen rechten Ecke.
- Mitarbeiter auswählen und hinzufügen
Beschaffungsgenehmigungen
Es gibt zwei Berechtigungen, die verwaltet werden können:
- Beschränkung der Mitarbeiter, die Anfragen stellen können
- Beschränkung des Kreises der Mitarbeiter, die Bestellungen verwalten können
Wie man eine Bestellanforderung erstellt
Sobald alle Einstellungen vorgenommen sind, können die Mitarbeiter Kaufanfragen stellen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Meine Ausgaben“ .
- Meine Kaufanfragen öffnen
- Klicken Sie auf „+ Neue Anfrage“.
- Wählen Sie zwischen neuem Produkt oder neuer Dienstleistung oder Software
- Füllen Sie alle Informationen aus:
- allgemeine Informationen
- Anbieterinformationen
- Anlagen
- Sobald dies erledigt ist, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden“.
Sobald eine Kaufanfrage zur Genehmigung eingereicht wurde, durchläuft sie den für den jeweiligen Mitarbeiter in seiner Genehmigungsgruppe festgelegten Genehmigungsprozess. Der Mitarbeiter erhält Aktualisierungen zur Anfrage im Posteingang unter „Benachrichtigungen“.
So genehmigen Sie Kaufanfragen
💡 Um die Verwaltung von Bestellanforderungen zu vereinfachen, erhält der Genehmigende eine Benachrichtigung über die Anfrage auch über den Posteingang im Bereich „Anfragen“.
Der Genehmigende findet den Bestellantrag im Abschnitt „Bestellanträge“.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Ausgaben“.
- Offene Kaufanfragen
Die Liste der Kaufanforderungen hilft Genehmigenden und Finanzmanagern, den Status aller für sie relevanten Kaufanforderungen besser zu verstehen.
Durch Anklicken des Pfeils auf der rechten Seite dieser Liste kann der Genehmiger die Details der Anfrage einsehen und sie genehmigen.
💡 Kommentare zu Kaufanfragen
Es kommt häufig vor, dass sowohl der Antragsteller als auch der Genehmiger einer Bestellanforderung Fragen haben. Nutzen Sie den Kommentarbereich, um direkt in der Bestellanforderung eine Konversation zu starten und so die Kommunikation zu vereinfachen. Alle an der Bestellanforderung Beteiligten erhalten Benachrichtigungen, sobald neue Kommentare hinzugefügt werden.
So löschen Sie eine Kaufanfrage
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Ausgaben“.
- Wählen Sie die Registerkarte „Einkaufsrechnung“ aus.
- Geben Sie eine ausstehende Rechnungsanfrage ein
- Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und löschen Sie die Rechnung.
Bestellliste
Bestellungen sind genehmigte Bestellanforderungen mit allen Details zum Kauf, zum Lieferanten und zum Anforderer.
Sie können alle Anfragen einsehen: Entwürfe, Ausstehende, Bestellte, Teilweise, Empfangene und Abgeschlossene Anfragen.
Sie können als .CSV- oder Excel-Datei exportiert werden.
Anbieter
Bei jeder Erstellung einer Bestellanforderung wird automatisch ein neuer Lieferant im Bereich „Lieferanten“ angelegt. Dieser Lieferant bleibt während des gesamten Bestellprozesses im Bearbeitungsmodus, sodass Genehmiger und Prüfer die Informationen ändern und eine korrekte Speicherung gewährleisten können.
Es besteht die Möglichkeit, direkt im Bereich „Lieferanten“ einen neuen Lieferanten anzulegen. Diese Lieferanten stehen dann bei Bestellanfragen zur Verfügung.