Was ist ein Beschwerdekanal und was sind die EU-Anforderungen?

1. Ein Beschwerdekanal muss die Möglichkeit bieten, Beschwerden sowohl schriftlich als auch mündlich sowie telefonisch oder über andere Sprachnachrichtensysteme und auf Wunsch des Beschwerdeführers persönlich einzureichen.
2. Die Beschwerdewege müssen die Vertraulichkeit der Identität des Beschwerdeführers und etwaiger in der Beschwerde genannter Dritter gewährleisten.
3. Es besteht die Pflicht, den Eingang der Beschwerde innerhalb einer Frist von maximal 7 Tagen nach Eingang zu bestätigen.
4. Alle Beschwerden, auch anonyme, müssen sorgfältig bearbeitet werden, wenn sie nach nationalem Recht zulässig sind.
5. Es wird eine maximale Frist von 3 Monaten festgelegt, um dem Beschwerdeführer über die Bearbeitung der Beschwerde zu antworten, gerechnet ab der Empfangsbestätigung oder, wenn keine Empfangsbestätigung vorliegt, ab dem Ablauf der Frist von 7 Tagen ab Einreichung der Beschwerde Beschwerde.

Wie installiere ich den Beschwerdekanal?

So installieren Sie die Beschwerde-App:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Marktplatz → Apps
2. Scrollen Sie, bis Sie „Beschwerden“ finden
3. App installieren

Wie füge ich einen Beschwerdebeauftragten hinzu?

Ein Beschwerdebeauftragter ist eine intern im Unternehmen tätige Person, der die Berechtigung erteilt wird, auf die Beschwerdebereiche zuzugreifen und die Beschwerde zu bearbeiten.

Die Person, die die Beschwerde einreicht, und der zuständige Beschwerdebeauftragte können über Factorial Kommentare hinterlassen und Anhänge hochladen, um sicherzustellen, dass auch bei anonymer Beschwerde alle für die Bearbeitung der Beschwerde erforderlichen Informationen vollständig bereitgestellt werden.

Mit einem Beschwerdebeauftragten hinzufügen:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Abschnitt „Personen“ die Option „Beschwerden“ aus
3. Klicken Sie unter „Beschwerdebeauftragte(r)“ auf „Beschwerdebeauftragte(n) hinzufügen“ und fügen Sie sie hinzu

Wie erhalte ich Zugriff auf den Beschwerdelink?

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Abschnitt „Personen“ die Option „Beschwerden“ aus
3. Den Link zur Beschwerde finden Sie im Abschnitt „Beschwerdeformular“.

Wie erstelle ich eine Beschwerde bei Factorial ?

Factorial stellt Ihnen eine individuelle Seite mit Einstellungen aus der Personalisierung Ihres Unternehmens zur Verfügung.

So senden Sie eine Beschwerde:

1. Beschwerdeformular : Sie geben Informationen zum Beschwerdeführer an (Anonymität ist optional) + Beziehung zum Unternehmen (optional)

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  • Beschreibung der Beschwerde (Pflichtfeld) : Sie machen Angaben zu den beteiligten Parteien, Ort, Zeitpunkt und Grund der Beschwerde . Eventuell müssen Sie sich auf mögliche Zeugen (Schwere der Beschwerde) und Beweise für den Vorfall (Dokumentation beifügen) berufen.

2. Passworterstellung: Das Passwort gewährleistet den Schutz und die Sicherheit Ihrer Beschwerde.

3. Beschwerdecode: Dieser dient als Benutzername für den Zugriff auf die Seite, auf der Sie Ihre Beschwerde eingereicht haben.

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  • Die Person, die die Beschwerde meldet, kann den Status der Beschwerde sehen und zusätzliche Kommentare mit Kontext und relevanter Dokumentation hinzufügen (falls vom Beschwerdemanager angefordert).

4. Sie haben Ihre Beschwerde erfolgreich und sicher eingereicht.

Wie gehe ich mit einer Beschwerde bei Factorial vor?

So bearbeiten Sie eine Beschwerde:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Beschwerden
2. Sie erhalten eine Liste mit Beschwerden
3. Klicken Sie auf die Beschwerde, um fortzufahren
4. Sobald Sie auf die Beschwerde klicken:
   • Übersicht : eine Liste mit Informationen zur Beschwerde, wie z. B. Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beschreibung und Anhänge.
   • Aktivität: Kommentare und Dokumente hinzufügen, aber auch die verschiedenen Status der Beschwerde visualisieren und ändern.

So löschen Sie eine Beschwerde:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Beschwerden
2. Sie erhalten eine Liste mit Beschwerden
3. Klicken Sie auf die Beschwerde, die Sie löschen möchten
4. Gehen Sie zur Übersicht
5. Klicken Sie unten auf der Seite auf Beschwerde löschen
6. Klicken Sie auf Ja, löschen