Was ist ein Hinweisgebersystem und welche Anforderungen stellt die EU?

1. Ein Hinweisgebersystem muss die Möglichkeit bieten, Hinweise schriftlich und mündlich, telefonisch oder über andere Sprachnachrichtensysteme sowie persönlich (auf Wunsch des Hinweisgebers) abzugeben.
2. Die Hinweisgebersysteme müssen die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und aller in der Meldung genannten Dritten gewährleisten.
3. Es besteht die Pflicht, den Eingang der Meldung innerhalb von maximal 7 Tagen zu bestätigen.
4. Alle Hinweise, auch anonyme, müssen sorgfältig bearbeitet werden, sofern sie nach nationalem Recht zulässig sind.
5. Es gilt eine Höchstfrist von 3 Monaten, um dem Hinweisgeber eine Rückmeldung über die Bearbeitung seiner Meldung zu geben – gerechnet ab der Eingangsbestätigung oder, wenn keine Bestätigung erfolgt ist, ab dem Ablauf der 7-Tage-Frist nach Einreichung.

Wie fügt man einen Hinweisbearbeiter hinzu?

Ein Hinweisbearbeiter ist eine interne Person im Unternehmen, die berechtigt ist, auf den Bereich „Hinweise“ zuzugreifen und Meldungen zu bearbeiten.

Sowohl der Hinweisgeber als auch der zugewiesene Bearbeiter können in Factorial Kommentare hinterlassen und Anhänge hochladen, um sicherzustellen, dass auch bei anonymen Hinweisen alle erforderlichen Informationen vollständig bereitgestellt werden.

So fügen Sie einen Hinweisbearbeiter hinzu:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Bereich Personen Hinweise
3. Klicken Sie unter Hinweisbearbeiter auf Bearbeiter hinzufügen und fügen Sie die gewünschte Person hinzu

Wie erstellt man eine Meldung mit Factorial?

So greifen Sie auf den Hinweis-Link zu:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Bereich Personen Hinweise
3. Den Link finden Sie im Abschnitt Hinweisformular

So senden Sie eine Meldung:

1. Kopieren Sie den Formularlink und öffnen Sie ihn im Browser
2. Füllen Sie das Hinweisformular aus:
   • Was ist Ihre Beziehung zum Unternehmen?
   • Beschreibung des Vorfalls (Pflichtfeld): geben Sie Informationen zu beteiligten Personen, Ort, Zeitpunkt und dem Grund für die Meldung an.
   • Anhänge: Laden Sie Dokumente, Fotos etc. hoch, die als Nachweis dienen können.
     
3. Passwort erstellen: Das Passwort schützt und sichert Ihre Meldung.

   Sie benötigen das Passwort, um Ihre Meldung später nachzuverfolgen.

4. Meldungscode: Dient als Benutzername für den Zugang zur Nachverfolgungsseite.
   • Der Hinweisgeber kann den Status der Meldung einsehen und bei Bedarf zusätzliche Kommentare und Dokumente hochladen.

Wie wird eine Meldung in Factorial bearbeitet?

So verwalten Sie eine Meldung:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Hinweise
2. Sie sehen eine Liste aller Meldungen
3. Klicken Sie auf die Meldung, die Sie bearbeiten möchten
4. Nach dem Klick sehen Sie:
   • Übersicht: enthält Erstellungsdatum, Frist, Beschreibung und Anlagen
   • Aktivität: um Kommentare oder Dokumente hinzuzufügen sowie den Status der Meldung zu ändern

So löschen Sie eine Meldung:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Hinweise
2. Sie sehen die Liste der Meldungen
3. Klicken Sie auf die Meldung, die Sie löschen möchten
4. Gehen Sie zu Übersicht
5. Klicken Sie auf Meldung löschen am unteren Ende der Seite
6. Klicken Sie auf Ja, löschen

Wie konfiguriere ich meine eigene Hinweisgeberrichtlinie-Seite?

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Bereich Personen Hinweise
3. Gehen Sie zum Abschnitt Internes Meldesystem und Schutz der Hinweisgeber und fügen Sie Ihre externe URL ein