Was ist ein Vertrauenskanal und was sind die EU-Anforderungen?

1. Ein Beschwerdekanal muss die Möglichkeit bieten, Beschwerden sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie telefonisch oder über andere Sprachnachrichtensysteme und persönlich, sofern vom Beschwerdeführer gewünscht, einzureichen.
2. Die Beschwerdekanäle müssen die Vertraulichkeit der Identität des Beschwerdeführers und aller Dritten, die in der Beschwerde erwähnt werden, garantieren.
3. Es besteht die Verpflichtung, den Eingang der Beschwerde innerhalb eines maximalen Zeitraums von 7 Tagen nach Eingang zu bestätigen.
4. Alle Beschwerden, einschließlich anonymer, müssen sorgfältig bearbeitet werden, wenn sie gemäß dem nationalen Recht akzeptabel sind.
5. Ein maximaler Zeitraum von 3 Monaten ist festgelegt, um dem Beschwerdeführer über die Bearbeitung der Beschwerde zu antworten, gerechnet ab der Eingangsbestätigung oder, falls keine Eingangsbestätigung vorliegt, ab Ablauf des Zeitraums von 7 Tagen nach Einreichung der Beschwerde.

Wie fügt man einen Beschwerdemanager hinzu?

Ein Beschwerdemanager ist eine Person, die intern im Unternehmen arbeitet und die Berechtigung erhält, auf die Beschwerdeabschnitte zuzugreifen und die Beschwerde zu bearbeiten.

Die Person, die die Beschwerde einreicht, und der zugeordnete Beschwerdemanager können Kommentare hinterlassen und Anlagen über Factorial hochladen, um sicherzustellen, dass auch wenn die Beschwerde anonym ist, alle Informationen, die zur Bearbeitung der Beschwerde erforderlich sind, vollständig bereitgestellt werden.

Um mit einem Beschwerdemanager hinzuzufügen:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
3. Klicken Sie unter Beschwerdemanager/in auf Beschwerdemanager/in hinzufügen
4. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus und klicken Sie auf Speichern

Wie fügt man eine Beschwerdekategorie hinzu?

Eine Beschwerdekategorie ist eine Klassifizierung, die verwendet wird, um Beschwerden für die Bearbeitung durch Beschwerdemanager zu organisieren.

Die Person, die die Beschwerde einreicht, kann aus allen sichtbaren Kategorien auswählen.

Ähnlich kann ein Beschwerdemanager die Kategorie später umklassifizieren (ändern), wenn nötig.

Um eine Beschwerdekategorie hinzuzufügen:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
3. Klicken Sie im Abschnitt Kategorien auf Neue Kategorie
4. Geben Sie den neuen Kategorienamen ein und speichern Sie ihn

Zugriff des Beschwerdemanagers nach Kategorie

Die Sichtbarkeit von Beschwerden wird durch die Kategorienmanager gesteuert:

• Als Beschwerdemanager/in hat man grundlegenden Zugriff auf das Tool.
• Die Zuweisungen der Kategorienmanager bestimmen, welche Kategorien ein Manager sehen kann.
• Dieser Zugriff gilt für Beschwerden, Nachrichten und Notizen.
• Unklassifizierte Beschwerden bleiben für alle Manager sichtbar.
• Bestehende Manager werden zunächst allen Kategorien zugewiesen, wodurch ihr bestehender Zugriff erhalten bleibt. Administratoren können dann konfigurieren, welche Manager/in jeder Kategorie zugewiesen werden.

Wie erstellt man eine Beschwerde mit Factorial?

Um Zugang zum Beschwerde-Link zu haben:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
3. Sie finden den Beschwerde-Link im Abschnitt Beschwerdeformular

Zugang zum Hinweisgebersystem
Mitarbeitende können direkt über Factorial auf den Hinweisgeberkanal zugreifen, über das Symbol ?, das sich in der unteren rechten Ecke der Seite oder im Linkbereich befindet, wenn das Unternehmen den Link dort geteilt hat.

Kunden oder andere externe Parteien können auf den Link zugreifen wenn Sie ihn auf Ihrer Website veröffentlichen oder direkt mit ihnen teilen.

Um eine Beschwerde zu senden:

1. Kopieren Sie den Link zum Beschwerdeformular und öffnen Sie ihn in Ihrem Browser
2. Füllen Sie das Beschwerdeformular aus:
   • Was ist Ihre Beziehung zum Unternehmen?
   • Art des Fehlverhaltens: Wählen Sie die Art des Fehlverhaltens aus, die am besten zur Beschwerde passt
   • Beschreibung der Beschwerde (verpflichtend): Geben Sie Informationen zu den beteiligten Parteien, dem Standort, der Zeit und dem Grund der Beschwerde an
   • Anlagen: Fügen Sie alle Dokumente, Fotos usw. hinzu, die als Nachweis für den Bericht dienen könnten
     

     

3. Passwort erstellen: das Passwort schützt und sichert Ihre Beschwerde

   

   
   

   Das Passwort wird benötigt, um auf die Nachverfolgungsseite Ihres Berichts zuzugreifen.
4. Nachverfolgungscode: dies dient als Benutzername, um auf die Seite zuzugreifen, auf der Sie Ihre Beschwerde hinterlegt haben
   • Die Person, die die Beschwerde erstattet, kann den Status der Beschwerde einsehen und zusätzliche Kommentare mit Kontext und relevanten Dokumentationen hinzufügen (sofern vom Beschwerdemanager angefordert)

Wie geht man mit einer Beschwerde innerhalb von Factorial um?

Um eine Beschwerde zu verwalten:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Vertrauenskanal
2. Sie haben eine Liste der Beschwerden
3. Klicken Sie auf die Beschwerde, um fortzufahren
4. Sobald Sie auf die Beschwerde klicken:
   • Überblick: eine Liste von Informationen über die Beschwerde wie Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beschreibung, Kategorie, Status und Anlagen
   • Öffentliche Antworten: um Kommentare und Dokumente hinzuzufügen, aber auch um die verschiedenen Statuten der Beschwerde zu visualisieren und zu ändern

Um eine Beschwerde zu archivieren:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Vertrauenskanal
2. Sie haben eine Liste der Beschwerden
3. Klicken Sie auf die Beschwerde, die Sie löschen möchten
4. Gehen Sie zu Status ändern
5. Wählen Sie Archiviert

Benachrichtigungen

Eine Benachrichtigung wird an den Beschwerdemanager gesendet:

• Jedes Mal, wenn ein neuer Beschwerdefall erstellt wird
• Jedes Mal, wenn ein Beschwerdeführer im Vertrauenskanal antwortet

Wie konfiguriert man seine eigene Hinweisgeberrichtlinienseite

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
2. Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
3. Gehen Sie zum Abschnitt Externe Richtlinien-URLs und fügen Sie Ihre externe URL ein