Durch die Genehmigung von Stundenzetteln in Factorial werden die Ein- und Ausstempelungen gesperrt, was bedeutet, dass die Daten überprüft und bestätigt wurden. Nach der Genehmigung kann der Stundenzettel weder von der mitarbeitenden Person noch von der Führungskraft bearbeitet werden. Dies gewährleistet die Genauigkeit und Integrität der Zeitdaten – besonders wichtig für die Lohnabrechnung und rechtliche Vorgaben.

Diese Aktion ist jedoch umkehrbar. Wenn ein Fehler festgestellt wird oder eine Korrektur erforderlich ist, können Führungskräfte oder Administrator*innen den Stundenzettel wieder freigeben. Dadurch werden die Einträge entsperrt und können angepasst werden.

Berechtigungen

Du musst die Berechtigung aktivieren, damit Führungskräfte, Teamleiter*innen oder bestimmte Nutzer*innen Stundenzettel überprüfen und genehmigen können.

1. Gehe in der Seitenleiste zu Einstellungen
2. Klicke unter Allgemein auf Berechtigungen
3. Wähle die entsprechende Berechtigungsgruppe aus
4. Öffne den Bereich Anwesenheit
5. Aktiviere Stundenzettel prüfen und genehmigen
6. Klicke auf Änderungen speichern

Stundenzettel prüfen und genehmigen

1. Gehe in der Seitenleiste zu Zeiterfassung
2. Wähle den Zeitraum, den du genehmigen möchtest (Monat, Woche oder Tag)

1. Öffne den Reiter Ausstehend
2. Um Details zu sehen, klicke auf den Pfeil rechts neben der jeweiligen Zeile
3. Prüfe den Wochen- oder Monatsstundenzettel
4. Du kannst den Stundenzettel direkt auf der Seite genehmigen

 

1. Stundenzettel können auch einzeln oder gesammelt genehmigt werden
2. Wähle die Personen mit dem ✔ oder einzeln aus
3. Klicke auf Stundenzettel genehmigen

Admin- oder Führungspersonen können genehmigte Stundenzettel nicht bearbeiten:

Wenn eine Zeiterfassung genehmigt wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Zuerst muss sie abgelehnt werden, damit Mitarbeitende sie manuell bearbeiten können.

Schritte: Stundenzettel → nach Mitarbeitenden filtern → Tag oder Woche filtern → Genehmigungsstatus prüfen

Genehmigten Stundenzettel ablehnen

Ablehnen über die Seite zur Zeiterfassung

1. Wechsle zum Reiter Genehmigt
2. Wähle die Personen aus, deren Stundenzettel du ablehnen möchtest
3. Klicke auf die drei Punkte oben rechts
4. Klicke auf Stundenzettel ablehnen

Direktes Ablehnen über den Stundenzettel

1. Gehe zum Bereich "Genehmigt" in der Zeiterfassungsseite
2. Klicke auf den Pfeil rechts in der Zeile der betreffenden Person
3. Klicke auf den Button Ablehnen

Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen

Admins und Führungskräfte erhalten:

• Eine E-Mail zu Monatsbeginn, wenn es ausstehende Stundenzettel aus dem Vormonat gibt

Mitarbeitende erhalten:

• Eine E-Mail am Monatsende, wenn sie noch Stundenzettel ausfüllen müssen
• Eine E-Mail, sobald der Stundenzettel genehmigt wurde

Offene Aufgaben im Dashboard

Mitarbeitende erhalten:

• Eine Benachrichtigung, wenn noch Schichten auszufüllen sind