Die Genehmigung von Stundenzetteln in Factorial sperrt die Ein- und Ausstempelvorgänge und signalisiert damit, dass die Einträge geprüft und bestätigt wurden. Nach der Genehmigung kann ein Stundenzettel weder vom Mitarbeiter noch vom Vorgesetzten bearbeitet werden. Dies gewährleistet die Genauigkeit und Integrität der Zeitdaten – besonders wichtig für die Lohnabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.
Diese Maßnahme ist jedoch reversibel. Sollte ein Fehler entdeckt werden oder eine Korrektur erforderlich sein, können Vorgesetzte oder Administratoren einen Stundenzettel jederzeit ablehnen. Dadurch werden die Einträge freigegeben und die notwendigen Anpassungen können vorgenommen werden.
Berechtigungen
Sie müssen die Berechtigung aktivieren, damit Manager, Teamleiter oder bestimmte Benutzer Stundenzettel prüfen und genehmigen können.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Allgemeinen auf Berechtigungen.
- Wählen Sie die Berechtigungsgruppe aus
- Offene Teilnahme
- Stundenzettel prüfen und genehmigen
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Stundenzettel prüfen und genehmigen
Zeiterfassungsseite
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Zeiterfassung“.
- Wählen Sie mithilfe des Datumsnavigators den Zeitraum aus, den Sie genehmigen möchten (Monat, Woche, Tag).
- Mitarbeiter nach Status „ Ausstehend “ filtern
- Öffnen Sie im Seitenbereich „Details “ des Mitarbeiters, dessen Stundenzettel Sie genehmigen möchten.
- Überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Genehmigen.
Massengenehmigung
- Mitarbeiter nach Status „ Ausstehend “ filtern
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie genehmigen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Genehmigen“.
Mitarbeiter-Stundenzettel
Die Validierung und Genehmigung des Stundenzettels ist ebenfalls über den Mitarbeiter-Stundenzettel möglich.
- Sie gelangen zum Stundenzettel des Mitarbeiters, indem Sie auf der Seite „Zeiterfassung“ auf die entsprechende Zeile des Mitarbeiters klicken oder im Detailbereich auf die Schaltfläche „Stundenzettel öffnen“ klicken.
- Überprüfen Sie den monatlichen oder wöchentlichen Stundenzettel.
- Prüfen Sie den Stundenzettel des Mitarbeiters und klicken Sie auf Genehmigen.
Ein Administrator oder Manager kann die Stundenzettel nicht bearbeiten:
Sobald die Zeiterfassung für ein bestimmtes Datum genehmigt wurde, kann sie nicht mehr geändert werden . Zuerst muss die Zeiterfassung abgelehnt werden , dann können die Mitarbeiter sie manuell bearbeiten.
Schritte: Stundenzettel > nach Mitarbeiter filtern > Tag oder Woche mit Konflikt filtern > Genehmigungsblatt prüfen
Einen genehmigten Stundenzettel ablehnen
Genehmigte Stundenzettel aus einem abgeschlossenen Zeitraum können vom Mitarbeiter nicht mehr bearbeitet werden, die Genehmigung kann jedoch vom Manager oder dem Administrator widerrufen werden.
Von der Zeiterfassungsseite
- Wechseln Sie zum Tab „Genehmigt“.
- Wählen Sie mithilfe der Datumsauswahl (Monat, Woche, Tag) den Zeitraum aus, den Sie ablehnen möchten.
- Mitarbeiter nach Genehmigungsstatus filtern
- Öffnen Sie im Seitenbereich „Details “ des Mitarbeiters, dessen Stundenzettel Sie ablehnen möchten.
massenhaft ablehnen
- Mitarbeiter nach Genehmigungsstatus filtern
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie ablehnen möchten.
- Wählen Sie in der unteren Aktionsleiste die Option „Ablehnen“ .
Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen
Administratoren und Manager erhalten:
- Eine E-Mail zu Monatsbeginn, falls noch Stundenzettel aus den Vormonaten auf ihre Genehmigung warten.
Die Mitarbeiter erhalten:
- Eine E-Mail bis zum Monatsende, falls für diesen Monat Stundenzettel auszufüllen sind.
- Sie erhalten eine E-Mail, sobald ihre Stundenzettel genehmigt wurden.
Dashboard – Ausstehende Aufgaben
Die Mitarbeiter erhalten:
- Sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn Schichten ausstehen, die noch abgeschlossen werden müssen.