La aprobación de las hojas de horas en Factorial ayuda a bloquear los registros de entrada y salida, lo que indica que las entradas han sido revisadas y validadas. Una vez aprobada una hoja de horas, ni el/la colaborador/a ni el/la gerente pueden editarla, lo que garantiza la exactitud e integridad de los datos de tiempo, algo especialmente útil para la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo.
Sin embargo, esta acción es reversible. Si se detecta un error o se requiere una corrección, los/as gerentes o administradores/as siempre pueden rechazar una hoja de horas. Esto desbloquea las entradas y permite realizar los ajustes necesarios.
Permisos
Debe activar el permiso para permitir que los/as gerentes, jefes/as de equipo o usuarios/as específicos/as revisen y aprueben las hojas de horas trabajadas.
- En la barra lateral, vaya a Configuración
- En general, haga clic en Permisos
- Seleccione el grupo de permisos
- Abra Asistencia
- Habilite la revisión y aprobación de hojas de horas
- Haga clic en Guardar cambios
Revisar y aprobar las hojas de horas trabajadas
Página de Control horario
- En la barra lateral, vaya a Control horario
- Seleccione el período que desea aprobar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día)
- Filtre empleados/as por estado pendiente
- Abra el panel lateral Detalles del/la empleado/a cuya hoja de horas desea aprobar
- Valide los datos y haga clic en Aprobar
Aprobar en masa
- Filtre empleados/as por estado pendiente
- Seleccione en bloque los/as empleados/as que desea aprobar
- Haga clic en el botón Aprobar
Importante
Aprobar un período de hojas de horas incluso si algunos/as empleados/as aún tienen turnos disponibles dentro del rango seleccionado reduce la fiabilidad del proceso de aprobación . Las aprobaciones individuales y masivas verifican si el período seleccionado contiene turnos disponibles. Si existen turnos disponibles, la aprobación se bloquea y el sistema devuelve un error detallado con el número de empleados/as y turnos afectados.
Página de registro de horas del/la empleado/a
La validación y aprobación de la hoja de horas también está disponible desde la hoja de horas del/la empleado/a.
- Acceda a la hoja de horas del/la empleado/a haciendo clic en el registro del/la empleado/a en la página de Control horario o haciendo clic en el botón Abrir hoja de horas en el panel lateral Detalles
- Revise la hoja de horas mensual o semanal
- Valide la hoja de horas del/la empleado/a y haga clic en Aprobar
Un/a administrador/a o un/a gerente no pueden editar las hojas de horas:
Una vez aprobado el registro de entrada para una fecha específica , no es posible modificarlo . Primero, se debe rechazar el registro de asistencia y, posteriormente, los/as empleados/as podrán modificarlo manualmente.
Pasos: Hoja de horas > filtrar por empleado > filtrar el día o la semana que tiene un conflicto > verificar la hoja de aprobación
Rechazar una hoja de horas aprobada
Las hojas de horas de un período cerrado que hayan sido aprobadas no pueden ser editadas por el/la empleado/a, pero sí pueden ser rechazadas por el/la gerente o el/la administrador/a.
Desde la página de control horario
- Diríjase a la pestaña Aprobados
- Seleccione el período que desea rechazar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día)
- Filtre empleados/as por estado de aprobación
- Abra el panel lateral Detalles del/la empleado/a cuya hoja de horas desea rechazar
Desaprobar en masa
- Filtre empleados/as por estado de aprobación
- Seleccione los/as empleados/as que desea desaprobar
- Seleccione la opción Desaprobar en la barra de acciones inferior
No se pueden realizar modificaciones en las asistencias una vez bloqueada la nómina, y se proporcionará información más clara a los usuarios indicando el ciclo de nómina que impide la acción. Esto protege la integridad de la nómina y hace que el proceso de rechazo sea más seguro y transparente para los responsables.
La eliminación de revisiones masivas comprueba si el periodo de la hoja de horas seleccionado se solapa con un ciclo de nómina bloqueado. Para ello, la ejecución de la nómina de compensaciones admite filtros de empleados y de solapamiento, lo que permite que la asistencia resuelva el ciclo bloqueado correspondiente a través de API públicas. Cuando existe un conflicto, el sistema bloquea la acción y muestra un error contextual que incluye la etiqueta del ciclo de nómina, por ejemplo, marzo de 2026.
Notificaciones
Notificaciones por correo electrónico
Los/as administradores/as y gerentes recibirán:
- Un correo electrónico a principios de mes si hay hojas de horas pendientes de aprobación de meses anteriores.
Los/as empleados/as recibirán:
- Un correo electrónico a finales de mes si hay hojas de horas que completar para ese mes.
- Un correo electrónico cuando se hayan aprobado sus hojas de horas trabajadas.
Tareas pendientes del panel de control
Los/as empleados/as recibirán:
- Una alerta cada vez que haya turnos pendientes de completar.