Al enviar documentos para firma electrónica, puede definir el orden en el que se solicita a los/las destinatarios/as que firmen. Esto ayuda a asegurar que las firmas sigan el flujo de aprobación correcto y que cada firmante revise el documento solo cuando sea su turno.
En este artículo, aprenderá cómo funciona la firma secuencial, qué pueden esperar los/las firmantes y consideraciones importantes antes de utilizar esta función.
Vista general
La firma secuencial le permite definir el orden en el que los/las destinatarios/as reciben, revisan y firman un documento.
En lugar de notificar a todos/as los/las firmantes al mismo tiempo, el sistema envía el documento a cada firmante uno por uno. El/la siguiente firmante solo es notificado/a después de que el firmante anterior haya completado su firma.
Esta función está disponible al enviar documentos de empleados/as o internos de la empresa.
Cuándo y por qué debería usarse
Utilice la firma secuencial cuando su organización requiera que las firmas sigan un proceso de aprobación específico. Esto es particularmente útil para:
- Acuerdos legales que requieren firmas en un orden específico
- Documentación relacionada con el cumplimiento
- Procesos de RRHH con aprobaciones jerárquicas
- Documentos internos donde una firma depende de una aprobación previa
La firma secuencial ayuda a reducir el trabajo manual, minimiza errores y asegura que los documentos sigan el flujo de aprobación previsto.
Cómo usar
- En su barra lateral, vaya a Organización y seleccione a un/a empleado/a
- Vaya a la pestaña Documentos y elija una carpeta
- Haga clic en +Subir archivos
- En Configuración, active el interruptor para Solicitar firma electrónica
- En el menú desplegable, haga clic en Incluir firmante adicional
- Organice a los/las firmantes en la secuencia deseada
- Active el interruptor para Firma secuencial
- Si elige Indicar dónde colocar la firma, haga clic en Continuar
- Coloque los sellos de firma para cada empleado/a
- Una vez que eso esté hecho, haga clic en Subir archivo y solicitar firma electrónica
- Una vez que se envía el documento:
- El/la primer/a firmante recibe una notificación y puede acceder al documento
- Después de que el/la primer/a firmante complete su firma, se notifica al/la siguiente firmante
- Este proceso continúa hasta que se hayan completado todas las firmas
- Cada firmante solo puede acceder y firmar el documento cuando sea su turno
Si el/la firmante todavía está esperando que un/a firmante anterior complete su firma, no recibirá una notificación y no podrá acceder al documento hasta que sea su turno.
Si un documento fue rechazado por un/a firmante, los/las firmantes restantes ya no podrán ver o firmar el documento.
Los/las empleados/as con permisos de administrador en la cola podrán ver el documento en su espacio, pero no podrán firmarlo hasta que sea su turno.
Consejos y mejores prácticas
- Revise el orden de firma antes de enviar el documento
- Asegúrese de que la secuencia de firmantes refleje el proceso de aprobación de su organización
- Confirme que los campos de firma estén asignados a los/las destinatarios/as correctos/as
Utiliza la firma secuencial para documentos que requieran validación legal, de cumplimiento o gerencial antes de avanzar al/la siguiente firmante.
FAQ
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¿Recibirán todos/as los/las firmantes el documento al mismo tiempo?
No. Los/las firmantes son notificados/as uno a la vez de acuerdo con el orden de firma que defina.
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¿Pueden los/las firmantes pendientes ver el documento antes de su turno?
No. Los/las firmantes pendientes no pueden acceder o ver el documento hasta que se les notifique para firmar.
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¿Qué sucede si un/a firmante rechaza el documento?
El estado del documento cambia a Rechazado para todos/as los/las destinatarios/as, y el proceso de firma se detiene.
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¿Puedo usar la firma secuencial en flujos de trabajo de documentos en masa?
No. La firma secuencial actualmente no está disponible para documentos enviados a través de flujos de trabajo en masa.
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¿El orden de firma afecta la colocación de la firma?
Sí. El orden de firma está integrado con la colocación de la firma, creando una experiencia de firma más intuitiva para los/las destinatarios/as.