Introducción
¿Qué es Milena?
Milena es un software de gestión de nóminas desarrollado por Seresco , diseñado para automatizar y simplificar todos los procesos relacionados con la gestión del empleo y el cálculo de las nóminas .
La integración entre Factorial y Milena conecta su sistema de recursos humanos con su sistema de nóminas , automatizando la transferencia de información entre ambas plataformas.
Beneficios de la integración
- Sincronizar automáticamente los datos de los/as empleados/as entre Factorial y Milena
- Eliminar la duplicación de la entrada de datos y reduzca la carga de trabajo manual
- Garantizar actualizaciones en tiempo real sobre contrataciones, cambios y bajas
- Mejorar la precisión de la nómina con datos consistentes y actualizados
- Reducir los errores y el retrabajo en el procesamiento de nóminas
- Acceder a las nóminas y los documentos fiscales en ambos sistemas
Proceso y funcionalidades
La integración funciona en ambas direcciones, dependiendo de la configuración:
Arquitectura
La integración ha sido desarrollada por nuestro socio tecnológico Illusion Studio .
Se basa en:
- Consumo de la API Factorial
- Generación de archivos mediante SFTP para Milena
- Validación manual en Milena antes de crear o actualizar registros
En la interfaz de Milena, se muestra un formulario de validación de RR. HH. para que el equipo de RR. HH. pueda revisar la información antes de confirmarla.
Datos sincronizados
De Factorial a Milena
- Nuevas contrataciones (solo datos personales, sin datos contractuales)
- Despidos de empleados/as (fecha y motivo del despido)
- Actualizaciones de empleados/as (solo datos personales)
- Información complementaria sobre nóminas (archivo generado y enviado por correo electrónico, no importado automáticamente)
De Milena a Factorial
- Documentos de nómina (PDF)
- Certificados de retención (sincronización diaria nocturna)
Campos sincronizados
| Sincronizado | No sincronizado |
|---|---|
| Datos personales | Datos contractuales |
| Contrataciones y despidos | Salarios |
| Motivos de rescisión | Ausencias |
| Documentos de nómina | Control horario |
| Certificados fiscales | Contabilidad |
Datos que están sincronizados
De Factorial → Milena (Contrataciones, Actualizaciones y Despidos)
| Categoría | Campo Factorial | Campo de Milena | Notas |
|---|---|---|---|
| Identificación | Nombre de pila | Nombre | Texto libre |
| Identificación | Apellido(s) | Apellido 1 / Apellido 2 | División automática |
| Identificación | DNI / ID | Documento | Debe existir previamente en Milena |
| Seguridad social | Número de seguro social | Número de Seguro Social | 14 dígitos, sin separadores |
| Organización | Entidad jurídica | Compañía | El código debe coincidir |
| Organización | Centro de trabajo | Centro | Obligatorio |
| Organización | Departamento | Departamento | Debe existir en Milena |
| Organización | Centro de costos | Centro de costos | Solo uno por empleado |
| Contacto | Correo electrónico | Correo electrónico | Primario |
| Contacto | Número de teléfono | Teléfono | Prioridad personal |
| Dirección | Dirección completa | Calle | Campo único |
| Situación laboral | Fecha de contratación | Fecha de inicio | |
| Situación laboral | Fecha de finalización | Fecha de finalización | |
| Situación laboral | Motivo de la rescisión | Motivo de la rescisión | Códigos sincronizados |
De Milena → Factorial (Documentos)
| Tipo de documento | Fuente | Frecuencia | Destino en Factorial |
|---|---|---|---|
| Recibo de nómina | Milena | Mensual | Documentos del empleado (PDF) |
| Certificado de retención | Milena | Trabajo diario (nocturno) | Documentos del/la empleado/a |
Suplementos de nómina
| Fuente | Formato | Método |
|---|---|---|
| Factorial | Formato de archivo Seresco | Entrega por correo electrónico (sin importación automática) |
Campos que no están sincronizados
Información contractual (no enviada por Factorial a Milena)
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Contrato | Tipo de contrato | La integración sincroniza únicamente los datos de los/as empleados/as |
| Contrato | Fecha de inicio del contrato | Fuera de alcance |
| Contrato | Fecha de finalización del contrato | Fuera de alcance |
| Contrato | Horas de trabajo / % | Gestionado exclusivamente en Milena |
| Contrato | Salario base | Los datos salariales no están sincronizados |
| Contrato | Categoría profesional | Gestionado directamente en Milena |
| Contrato | Convenio colectivo | No está mapeado |
| Contrato | Grupo de contribución | No sincronizado |
Datos financieros y contables
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Contabilidad | Cuentas contables | Fuera del alcance del conector |
| Contabilidad | Asientos contables automáticos | No generado a partir de Factorial |
| Contabilidad | Asignación analítica | No compatible |
| Contabilidad | Historial de nómina | Solo se sincronizan los documentos nuevos |
Tiempo y ausencias
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Tiempo | Vacaciones | No está integrado con la nómina |
| Tiempo | Baja por enfermedad | No sincronizado |
| Tiempo | Ausencias | No sincronizado |
| Tiempo | Con el tiempo | No sincronizado |
| Tiempo | Turnos | No sincronizado |
| Tiempo | Control horario | No sincronizado |
Otros datos no respaldados
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Personalización | Campos personalizados | No se puede mapear en Milena |
| Organización | Gerente | No hay campo coincidente |
| Organización | Organigrama | No sincronizado |
| Organización | Múltiples centros de costos | Solo se permite uno |
| Documentos | Archivos adjuntos que no son de nómina | Solo recibos de nómina y certificados |
Cómo configurar la integración
Paso 1: Habilitar la integración en Factorial
- Vaya a Configuración → Integraciones
- Seleccione Milena y haga clic en Conectar
- Su gerente de cuenta Factorial se pondrá en contacto con usted para:
- Compartir la documentación
- Coordinar la incorporación con Illusion Studio
Paso 2: Configuración de la asignación de campos
Recibirá un archivo de configuración para definir la asignación de campos entre ambos sistemas junto con sus consultores (Seresco y Factorial ).
Campos clave a revisar:
- Entidad jurídica (obligatorio)
- Centro de trabajo (debe coincidir exactamente con Milena)
- Motivos de rescisión (verificar códigos)
Guarde la configuración una vez validada.
Junto con su equipo de IT, debe generar un subdominio (URL) para conectarse al servidor y compartirlo con Illusion Studio.
Paso 3: Validación
- Cree o actualice un/a empleado/a de prueba
- Verifique que los datos se reflejen correctamente en Milena
Si se producen errores, revise la asignación de campos.
Limitaciones y consideraciones técnicas
Campos y formatos
- Apellidos: Factorial utiliza un solo campo; Milena los divide automáticamente
- Número de Seguro Social: Debe contener 14 dígitos consecutivos , sin espacios ni guiones
- Dirección: Se envía íntegramente en el campo “Calle”
- Números de teléfono: Se prioriza el teléfono personal; si no está disponible, se utiliza el teléfono del trabajo
-
Correo electrónico: Se recomienda una única dirección de correo electrónico principal
Reglas de sincronización
- El período de prueba puede ser modificado dependiendo de la categoría profesional en Milena
- Algunos campos se aplican solo a contratos a tiempo parcial
- Solo se admite un centro de costos por empleado/a
- Los departamentos deben estar configurados previamente en Milena
- Los suplementos deben seguir el formato Seresco
- Debe definir la frecuencia de sincronización de datos y notificar a Milena
Alcance geográfico
Las funciones disponibles dependen del país (Chile, Colombia, Puerto Rico, Alemania y Estados Unidos).
Las listas desplegables deben estar alineadas en ambos sistemas.
Tomar en consideración
- En Milena , un/a empleado/a puede tener varios contratos con distintas entidades legales, pero en Factorial , esto no es posible. → Cuando se sincroniza una modificación de dicho/a empleado/a de Factorial a Milena, solo se sincronizará el cambio en el perfil de entidad legal de Factorial . Si el cambio debe aplicarse a las demás entidades legales en Milena, deberá realizarse manualmente.
- En Milena, el campo de dirección/domicilio puede tener varios campos y un límite de 40 caracteres. En Factorial , solo habrá un campo; si excede el límite de caracteres, aparecerá vacío.
- (Milena → Factorial ) Si cambias el centro de trabajo del/la empleado/a, este/a será asignado/a al nuevo centro, pero no se eliminará del anterior. El centro original permanecerá como centro secundario y deberá actualizarse manualmente en Factorial .
- Los contratos no se envían en formato PDF .
Preguntas frecuentes (FAQ)
-
¿Cómo funcionan los códigos de empleado de Milena?
- Milena asigna automáticamente el código al crear el/la empleado/a. En este caso, el cliente dejará vacío el campo company_identifier en Factorial . Al sincronizarse con Milena, como no se proporcionan datos, se asignará automáticamente un código. Este nuevo código debe enviarse de vuelta a Factorial para que pueda utilizarse en futuras sincronizaciones de actualizaciones.
-
El cliente asigna manualmente el código al crear al/la empleado/a. En este caso, el cliente completará el campo company_identifier en Factorial con el código que desea utilizar en Milena. Cuando el/la nuevo/a empleado/a se sincronice con Milena, se creará con dicho código.
-
¿Quién es Illusion Studio?
Illusion Studio es el socio tecnológico que desarrolló y mantiene la integración Factorial y Milena.
-
¿Tiene algún coste la integración?
Sí. Existe una tarifa mensual recurrente para el mantenimiento, las actualizaciones y el soporte. Comuníquese con su gerente de cuenta para obtener más detalles.
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¿La sincronización es en tiempo real?
No. La frecuencia se define durante la configuración inicial con el socio.
-
¿Qué sucede si un campo no existe en Milena?
Esos datos no se sincronizarán y deberán gestionarse manualmente o crearse previamente en Milena.
-
¿Puedo configurar diferentes variables por país?
Sí. Las listas y variables se configuran por país.
-
¿Por qué la dirección aparece en un solo campo?
Porque Factorial envía la dirección completa en un solo campo.
-
¿Qué debo hacer si falla la sincronización?
Revise el mapa de campo.
Valide los códigos de entidad y centro.
Póngase en contacto con el servicio de asistencia si el problema persiste.
-
¿Dónde puedo reportar problemas?
- Envíe un correo electrónico a:
soporte@illusionstudio.es - Incluya siempre:
- Pasos para reproducir el problema
- Pruebas o capturas de pantalla
- Envíe un correo electrónico a: