Come richiedere e-firme per documenti privati

1. Nella tua barra laterale, vai su Documenti
2. Seleziona Privato
3. Apri la cartella da cui desideri accedere al documento
4. Clicca sulla Freccia accanto al documento per aprirlo
5. Clicca su Richiedi E-Firma
6. Seleziona gli impiegati che devono firmare elettronicamente il documento
7. Clicca su Richiedi E-Firme per X utenti

Come richiedere e-firme per i documenti che invierai agli impiegati

Attraverso la funzione di invio in blocco

1. Nella tua barra laterale, vai su Documenti
2. Seleziona Invia in blocco
3. Carica un documento PDF
4. Decidi le impostazioni di suddivisione
   • Mantieni i documenti con tutte le loro pagine
   • Dividi per pagine
   • Combina tutti i documenti in uno
5. Scegli la cartella di destinazione
6. Seleziona “Richiedi e-firma”
   • Destinatario: Il destinatario del documento riceverà una richiesta di firma
   • Firmatario aggiuntivo: Gli utenti selezionati riceveranno anche una richiesta per firmare il file
7. Clicca su Carica file
8. Una volta caricato il documento, applica filtri se necessario e seleziona gli impiegati = destinatari
9. Clicca su Invia a X impiegati

Attraverso il profilo dell'impiegato

1. Nella tua barra laterale, vai su Organizzazione
2. Seleziona l'impiegato a cui desideri richiedere una e-firma
3. Carica un documento PDF
4. Scegli la cartella di destinazione (se non sei già all'interno di una cartella)
5. Seleziona “Richiedi e-firma”
   • Destinatario: Il destinatario del documento riceverà una richiesta di firma.
   • Firmatario aggiuntivo: Gli utenti selezionati riceveranno anche una richiesta per firmare il file
6. Seleziona Indica dove posizionare le firme se desideri posizionare la firma
7. Trascina e rilascia le schede di firma dove desideri che il destinatario firmi e ridimensionale se necessario
8. Clicca su Carica documento e richiedi e-firma

Stato della e-firma

Lo stato della e-firma è disponibile negli elenchi dei documenti e nel visualizzatore di documenti.

Stato del documento

Negli elenchi dei documenti appare lo stato globale, che varierà in base allo stato della/e firma/e richiesta/e.

All'interno del visualizzatore di documenti, puoi vedere lo stato di ciascun firmatario:

• In attesa: Il firmatario non ha ancora firmato il documento.
• Firmato: Il firmatario ha completato e firmato il documento.
• Rifiutato: Il firmatario ha rifiutato di firmare il documento. Deve fornire un motivo, che viene raccolto da Signaturit tramite un messaggio di testo. Il richiedente riceverà una notifica via email con il motivo, e sarà anche visualizzato nel visualizzatore di documenti.
• Email non recapitata: L'indirizzo email del firmatario potrebbe essere errato o avere problemi di consegna, portando al rifiuto da parte del server di posta. La e-firma viene automaticamente annullata, e questa copia del documento non può essere firmata. Il richiedente riceverà una notifica via email riguardo al problema. Per risolverlo, verifica l'indirizzo email e invia una nuova richiesta di firma.
• Annullato: La richiesta di firma è stata annullata perché il documento è stato spostato nel cestino o il periodo di firma è scaduto. I firmatari riceveranno un'email di notifica da Signaturit.
• Errore: La richiesta di firma è fallita. Assicurati che il file non sia protetto da scrittura, abbia pagine, non sia danneggiato o crittografato, e non superi il limite di dimensione di 15 MB. Riprova con un documento valido.

Notifiche di E-Firma

L'impiegato riceverà:

• Una notifica via email
• Un Compito in sospeso sulla dashboard

L'Admin riceverà:

• Una notifica via email una volta che il documento è stato firmato