Comment demander des signatures électroniques pour des documents privés

1. Dans votre barre latérale, allez à Documents
2. Sélectionnez Privé
3. Ouvrez le dossier dont vous souhaitez accéder au document
4. Cliquez sur la Flèche à côté du document pour l'ouvrir
5. Cliquez sur Demander une signature électronique
6. Sélectionnez les employés qui doivent signer électroniquement le document
7. Cliquez sur Demander des signatures électroniques pour X utilisateurs

Comment demander des signatures électroniques pour les documents que vous enverrez aux employés

Via la fonctionnalité d'envoi en masse

1. Dans votre barre latérale, allez à Documents
2. Sélectionnez Envoyer en masse
3. Téléchargez un document PDF
4. Décidez des paramètres de fractionnement
   • Conservez les documents avec toutes leurs pages
   • Fractionnez par pages
   • Combinez tous les documents en un seul
5. Choisissez le dossier de destination
6. Sélectionnez “Demander une signature électronique”
   • Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature
   • Signataire supplémentaire : Les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier
7. Cliquez sur Télécharger le fichier
8. Une fois le document téléchargé, appliquez des filtres si nécessaire, et séléctionnez les employés = destinataires
9. Cliquez sur Envoyer à X employés

Via le profil de l'employé

1. Dans votre barre latérale, allez à Organisation
2. Sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez demander une signature électronique
3. Téléchargez un document PDF
4. Choisissez le dossier de destination (si vous n'êtes pas déjà dans un dossier)
5. Sélectionnez “Demander une signature électronique”
   • Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature.
   • Signataire supplémentaire : Les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier
6. Sélectionnez Indiquer où placer les signatures si vous souhaitez placer la signature
7. Faites glisser et déposez les cartes de signature là où vous souhaitez que le destinataire signe et redimensionnez-les si nécessaire
8. Cliquez sur Télécharger le document et demander une signature électronique

Statut de la signature électronique

Le statut de la signature électronique est disponible dans les listes de documents et le visualiseur de documents.

Statut du document

Dans les listes de documents, le statut global apparaît, qui variera selon le statut des signatures demandées.

Dans le visualiseur de documents, vous pouvez voir le statut de chaque signataire :

• En attente : Le signataire n'a pas encore signé le document.
• Signé : Le signataire a complété et signé le document.
• Refusé : Le signataire a refusé de signer le document. Il doit fournir un motif, qui est collecté par Signaturit via un message texte. Le demandeur recevra une notification par e-mail avec le motif, et il sera également affiché dans le visualiseur de documents.
• Email rebondi : L'adresse e-mail du signataire peut être incorrecte ou rencontrer des problèmes de livraison, entraînant un rejet par le serveur de messagerie. La signature électronique est automatiquement annulée, et cette copie du document ne peut pas être signée. Le demandeur recevra une notification par e-mail concernant le problème. Pour le résoudre, vérifiez l'adresse e-mail et envoyez une nouvelle demande de signature.
• Annulé : La demande de signature a été annulée car le document a été déplacé dans la corbeille ou la période de signature a expiré. Les signataires recevront un e-mail de notification de Signaturit.
• Erreur : La demande de signature a échoué. Assurez-vous que le fichier n'est pas protégé en écriture, a des pages, n'est pas endommagé ou crypté, et ne dépasse pas la limite de taille de 15 Mo. Essayez à nouveau avec un document valide.

Notifications de signature électronique

L'employé recevra :

• Une notification par e-mail
• Une Tâche en attente sur le tableau de bord

L'Administrateur recevra :

• Une notification par e-mail une fois le document signé