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Como solicitar uma assinatura eletrónica

Descubra as diferentes formas de solicitar uma assinatura eletrónica.

Para qualquer documento excepto contratos, a assinatura da Factorial é válida e legal. Em relação a contratos, a assinatura pode ser realizada dentro da Factorial mas o mesmo tem de ser validado posteriormente na plataforma do governo E-GOV, para se encontrar válido e legal, conforme estabelecido na lei portuguesa.

 

 

Como solicitar assinaturas eletrónicas para documentos internos

  1. No seu menu lateral, vá para Documentos
  2. Selecione Interno
  3. Abra a pasta à qual deseja aceder o documento
  4. Clique na seta junto ao documento para abri-lo
  5. Clique em Solicitar assinatura eletrónica
  6. Selecione os colaboradores que devem assinar o documento
  7. Clique em Solicitar assinaturas eletrónicas para X utilizadores
solicitar assinatura

💡 Todos os signatários receberão uma notificação por e-mail.

 

 

 

Como solicitar assinaturas eletrónicas para os documentos que enviará aos colaboradores
 

  1. No seu menu lateral, vá para Documentos
  2. Selecione Enviar em massa
  3. Carregue um documento em PDF
  4. Selecione o nome da pasta
  5. Escolha o tipo de upload
  6. Clique em Carregar documento
  7. Após o carregamento do documento, aplique filtros, se necessário, e selecione os colaboradores
  8. Ative a opção Solicitação de assinatura eletrónica
  9. Clique em Enviar para X funcionários

💡 Também pode adicionar signatários adicionais.

 

 

signatários

 

 

Estado da assinatura eletrónica

O estado da assinatura eletrónica está disponível nas listas de documentos e no visualizador de documentos.

 

Estado do documento

Nas listagens de documentos, aparece o estado global, que varia de acordo com o estado da(s) assinatura(s) solicitada(s).

  • Pendente: ainda há pessoas para assinar
  • Parcialmente assinado: algumas pessoas assinaram, mas outras ainda não assinaram
  • Concluído: todas as pessoas assinaram
  • Declinado: pelo menos uma pessoa recusou-se a assinar o documento
  • E-mail devolvido: o e-mail de pelo menos um signatário pode estar incorreto ou ter problemas de entrega. Um e-mail devolvido é um e-mail que não pôde ser entregue porque foi rejeitado pelo servidor de e-mail. 
    Nestes casos, a assinatura eletrónica é automaticamente cancelada, e esta cópia do documento não pode ser assinada. Para resolver o problema, verifique o endereço de e-mail e envie um novo pedido de assinatura.

 

Estado da assinatura

Dentro do visualizador de documentos, pode visualizar o estado específico de cada signatário.

  • Pendente: a pessoa ainda não assinou
  • Assinado: a pessoa assinou
  • Recusado: a pessoa recusou-se a assinar o documento. Quando uma pessoa se recusa a assinar um documento, tem de fornecer um motivo através de uma mensagem de texto recolhida pela Signaturit. O requerente da assinatura eletrónica receberá uma notificação por e-mail que inclui o motivo, que também será visível no visualizador de documentos.
  • E-mail devolvido: o e-mail de pelo menos um signatário pode estar incorreto ou ter problemas de entrega. Um e-mail devolvido é um e-mail que não pôde ser entregue porque foi rejeitado pelo servidor de e-mail. 
    Nestes casos, a assinatura eletrónica é automaticamente cancelada, e esta cópia do documento não pode ser assinada. Para resolver o problema, verifique o endereço de e-mail e envie um novo pedido de assinatura.

 

Notificações de assinatura eletrónica

O(a) colaborador(a) receberá:

  • Uma notificação por e-mail
  • Uma tarefa pendente no painel

O administrador receberá:

  • Uma notificação por e-mail assim que o documento for assinado

💡 Está com dificuldades ao tentar fazer uma assinatura eletrónica? Não se preocupe, estamos aqui para ajudar! Saiba mais sobre erros comuns

 

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