As políticas em Factorial ajudam as empresas a centralizar documentação interna importante e garantir que os colaboradores não apenas tenham acesso a ela, mas também a leiam e reconheçam quando necessário.

Com as últimas melhorias, as Políticas agora suportam todo o ciclo de vida da política: desde a publicação de um documento, até a segmentação do público-alvo, solicitação de reconhecimento e acompanhamento da conformidade ao longo do tempo.

O que são Políticas em Factorial?

As Políticas permitem que as empresas criem, carreguem, organizem e distribuam documentação interna, como:

• Manuais de colaboradores
• Código de conduta
• Políticas de TI e segurança
• Diretrizes de saúde e segurança
• Políticas de despesas e viagens
• Acordos de trabalho remoto
• Documentos de proteção de dados e conformidade

As Políticas podem ser direcionadas a grupos específicos de colaboradores e, quando necessário, pode-se solicitar que os colaboradores confirmem que leram e entenderam o conteúdo.

Isso ajuda as equipes de RH e Operações a melhorar a comunicação, conformidade e visibilidade em toda a empresa.

O que você pode fazer com as Políticas?

Com as Políticas, você pode:

• Carregar e publicar políticas da empresa
• Controlar quem pode acessar cada política
• Segmentar políticas por:
  • Entidade Legal
  • Local de Trabalho
  • Equipe
• Solicitar reconhecimento dos colaboradores
• Acompanhar taxas de reconhecimento
• Monitorar a adoção e visibilidade das políticas
• Detectar quais colaboradores ainda precisam revisar documentação importante

Quando as Políticas devem ser usadas?

As Políticas são especialmente úteis quando a informação deve ser:

• Claramente comunicada
• Facilmente acessível
• Reconhecida pelos colaboradores
• Auditável para fins de conformidade

Exemplos comuns incluem:

Isso é especialmente útil para políticas obrigatórias, como código de conduta, proteção de dados ou diretrizes de saúde e segurança.

Como funciona a visibilidade

Ao publicar uma política, você pode definir exatamente quais colaboradores devem ter acesso a ela.
A visibilidade pode ser configurada usando um ou mais dos seguintes filtros:

• Entidade Legal
• Local de Trabalho
• Equipe

Isso garante que os colaboradores vejam apenas políticas que são relevantes para eles.

Como funciona o reconhecimento

O reconhecimento permite que as empresas solicitem que os colaboradores confirmem que leram e entenderam uma política.

Quando o reconhecimento está ativado:

1. Os colaboradores incluídos nas configurações de visibilidade recebem uma tarefa.
2. Eles podem abrir e revisar a política.
3. Confirmam a compreensão através de uma simples ação de reconhecimento.
4. RH e Administradores podem acompanhar o progresso do reconhecimento diretamente da visão geral da política.

Isso é particularmente importante para documentação obrigatória ou relacionada à conformidade.

Como criar e publicar uma política

1. Abra Políticas a partir da barra lateral:
   Documentos → Políticas
2. Crie ou carregue uma política
   Você pode:
   • Carregar um documento existente
   • Criar uma nova política diretamente no Factorial
   • Os formatos suportados dependem da configuração da sua empresa.
3. Configure a visibilidade
   • Durante a publicação, selecione os colaboradores que devem ter acesso escolhendo:
     • Entidade Legal
     • Local de Trabalho
     • Equipe
     • Você pode combinar múltiplos filtros para criar regras de visibilidade mais precisas.
4. Ative o reconhecimento (opcional)
   Ative a Solicitação de reconhecimento se os colaboradores devem confirmar que leram e entenderam a política. Quando o reconhecimento é necessário, escolha uma frequência de Lembrete (a cada 3, 7 ou 14 dias, ou Nunca) para que os colaboradores que ainda não reconheceram a política recebam lembretes automáticos.
5. Publique a política
   Uma vez publicada:
   • Os colaboradores incluídos nas configurações de visibilidade terão acesso
   • Os colaboradores que requerem reconhecimento receberão uma tarefa pendente
   • RH e Administradores podem acompanhar o progresso a partir da visão geral da política

Acompanhamento de reconhecimentos

A partir da visão geral das Políticas, Administradores e equipes de RH podem monitorar:

• Total de colaboradores afetados
• Número de reconhecimentos concluídos
• Reconhecimentos pendentes
• Percentual geral de reconhecimento

Isso ajuda as equipes a identificar:

• Políticas com baixa adoção
• Colaboradores que ainda precisam de lembretes
• Gaps de documentação entre departamentos ou locais

Dashboard de Políticas e Insights

As Políticas também incluem um painel dedicado que ajuda as equipes de RH e Administradores a entender como os colaboradores interagem com as políticas da empresa e identificar lacunas de conhecimento na organização.

Dependendo das permissões, Administradores e equipes de RH podem acessar análises e insights relacionados a:

• Perguntas que os colaboradores estão fazendo sobre as políticas
• Temas mais pesquisados
• Áreas que geram confusão ou perguntas repetidas
• Tendências nas preocupações ou curiosidades dos colaboradores
• Políticas com baixa compreensão ou engajamento

Esse painel ajuda as empresas a passar de documentação estática para um sistema de gestão de conhecimento mais dinâmico e orientado por dados.

Por exemplo, as equipes podem detectar:

• Colaboradores perguntando repetidamente sobre regras de férias
• Confusão em torno dos processos de reembolso de despesas
• Aumento de perguntas relacionadas ao trabalho remoto ou horas extras
• Documentação ausente para perguntas operacionais recorrentes

Esses insights podem ser usados para:

• Melhorar políticas existentes
• Criar novas políticas proativamente
• Esclarecer seções pouco claras
• Identificar lacunas de comunicação entre equipes ou locais
• Detectar tendências e padrões de comportamento dentro da empresa

O painel é especialmente valioso para equipes de RH, Operações, Jurídico e Comunicações Internas que buscam melhorar continuamente a documentação interna e a compreensão dos colaboradores.

O acesso ao Painel de Políticas depende das permissões do usuário e da configuração do plano de Políticas da sua empresa.

Melhores práticas

• Direcione políticas com cuidado
  Evite compartilhar todas as políticas com todos os colaboradores. Limitar a visibilidade melhora a relevância e reduz a sobrecarga de informações.
   
• Use linguagem simples e clara
  Políticas escritas em linguagem clara e compreensível geralmente alcançam taxas de reconhecimento mais altas e melhor compreensão dos colaboradores.
   
• Re-solicite reconhecimento após grandes atualizações
  Se uma política mudar significativamente, solicite reconhecimento novamente para garantir que os colaboradores estejam cientes das novas informações.
   
• Revise dados de reconhecimento regularmente
  Monitorar taxas de reconhecimento pode ajudar a identificar:
  • Equipes que estão perdendo informações importantes
  • Lacunas de comunicação
  • Políticas que podem precisar de esclarecimento ou simplificação

Resolução de problemas

Se os colaboradores não conseguem ver uma política
Verifique se:

• A política está publicada.
• As configurações de visibilidade incluem os corretos:
  • Entidade Legal
  • Local de Trabalho
  • Equipe

Se nenhum público for configurado, os colaboradores não terão acesso.

As taxas de reconhecimento estão baixas
Verifique se:

• Os colaboradores corretos foram direcionados.
• O reconhecimento foi ativado durante a publicação.
• O conteúdo da política é fácil de entender.

Você também pode usar Enviar lembretes para lembrar os colaboradores que ainda estão pendentes, ou definir uma frequência automática de lembrete para a política.

Não consigo ver os dados de reconhecimento
Você pode não ter as permissões necessárias para acessar análises de políticas ou informações de reconhecimento.

Entre em contato com o Administrador da sua empresa para revisar suas permissões.

FAQ

1. Quem pode criar e publicar políticas?
   Administradores e usuários com as permissões apropriadas podem criar, editar e publicar políticas.
    
2. O que o reconhecimento significa para os colaboradores?
   Os colaboradores confirmam que leram e entenderam a política através de uma simples ação de reconhecimento.
    
3. As notificações são enviadas automaticamente?
   Os colaboradores recebem uma tarefa solicitando reconhecimento. Se você definir uma frequência de lembrete ao publicar, os colaboradores que ainda não reconheceram a política também receberão lembretes automáticos até que o façam. Você também pode enviar lembretes manualmente a qualquer momento com Enviar lembretes. 
    
4. Posso rastrear quem reconheceu uma política?
   Sim. As equipes de RH e Administradores podem acompanhar o progresso do reconhecimento e visualizar as taxas de conclusão gerais diretamente da visão geral das Políticas.
    
5. Os colaboradores podem acessar políticas antigas?
   Os colaboradores podem acessar qualquer política que esteja:
   • Publicada
   • Visível para eles de acordo com as configurações de visibilidade configuradas
      
6. O que acontece quando uma política é atualizada?
   Os Administradores podem republicar a versão atualizada e, opcionalmente, solicitar reconhecimento novamente para garantir que os colaboradores revisem as últimas mudanças. Publicar uma nova versão reinicia o cronograma de lembretes, e os reconhecimentos de versões anteriores são mantidos em registro.
    
7. Posso ver quantos colaboradores reconheceram uma política?
   Sim. As equipes de RH e Administradores podem visualizar a porcentagem de colaboradores afetados que leram e confirmaram a política.