Richtlinien in Factorial helfen Unternehmen, wichtige interne Dokumente zu zentralisieren und sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht nur Zugang dazu haben, sondern auch lesen und bestätigen, wenn es erforderlich ist.

Mit den neuesten Verbesserungen unterstützen Richtlinien jetzt den gesamten Lebenszyklus von Richtlinien: vom Veröffentlichen eines Dokuments über das Anvisieren der richtigen Zielgruppe, das Anfordern von Bestätigungen bis hin zur Nachverfolgung der Einhaltung im Laufe der Zeit.

Was sind Richtlinien in Factorial?

Richtlinien ermöglichen es Unternehmen, interne Dokumente zu erstellen, hochzuladen, zu organisieren und zu verteilen, wie zum Beispiel:

• Mitarbeiterhandbücher
• Verhaltenskodex
• IT- und Sicherheitsrichtlinien
• Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
• Richtlinien für Ausgaben und Reisen
• Vereinbarungen zur Telearbeit
• Dokumente zum Datenschutz und zur Einhaltung von Vorschriften

Richtlinien können auf spezifische Gruppen von Mitarbeitenden ausgerichtet werden, und wenn nötig, können Mitarbeitende gebeten werden, zu bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben.

Dies hilft den HR- und Betriebsteams, die Kommunikation, die Einhaltung und die Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen zu verbessern.

Was können Sie mit Richtlinien tun?

Mit Richtlinien können Sie:

• Unternehmensrichtlinien hochladen und veröffentlichen
• Steuern, wer auf jede Richtlinie zugreifen kann
• Richtlinien anvisieren nach:
  • Rechtlicher Einheit
  • Arbeitsplatz
  • Team
• Bestätigungen von Mitarbeitenden anfordern
• Bestätigungsraten verfolgen
• Übernahme und Sichtbarkeit von Richtlinien überwachen
• Erkennen, welche Mitarbeitenden wichtige Dokumente noch überprüfen müssen

Wann sollten Richtlinien verwendet werden?

Richtlinien sind besonders nützlich, wenn Informationen:

• Deutlich kommuniziert werden müssen
• Leicht zugänglich sein sollen
• Von Mitarbeitenden anerkannt werden müssen
• Für Prüfungszwecke nachvollziehbar sein müssen

Typische Beispiele sind:

Dies ist besonders nützlich für verpflichtende Richtlinien wie Verhaltenskodex, Datenschutz oder Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien.

Wie Sichtbarkeit funktioniert

Beim Veröffentlichen einer Richtlinie können Sie genau festlegen, welche Mitarbeitenden darauf zugreifen sollen.
Sichtbarkeit kann mithilfe eines oder mehrerer der folgenden Filter konfiguriert werden:

• Rechtliche Einheit
• Arbeitsplatz
• Team

Dies stellt sicher, dass Mitarbeitende nur die Richtlinien sehen, die für sie relevant sind.

Wie die Bestätigung funktioniert

Die Bestätigung ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitende zu bitten, zu bestätigen, dass sie eine Richtlinie gelesen und verstanden haben.

Wenn die Bestätigung aktiviert ist:

1. Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten eine Aufgabe.
2. Sie können die Richtlinie öffnen und überprüfen.
3. Sie bestätigen das Verständnis durch eine einfache Bestätigungsaktion.
4. HR und Administratoren können den Fortschritt der Bestätigungen direkt aus der Übersicht der Richtlinien verfolgen.

Dies ist besonders wichtig für verpflichtende oder compliance-bezogene Dokumente.

Wie man eine Richtlinie erstellt und veröffentlicht

1. Öffnen Sie Richtlinien aus der Seitenleiste:
   Dokumente → Richtlinien
2. Erstellen oder laden Sie eine Richtlinie hoch
   Sie können:
   • Ein vorhandenes Dokument hochladen
   • Eine neue Richtlinie direkt in Factorial erstellen
   • Unterstützte Formate hängen von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab.
3. Sichtbarkeit konfigurieren
   • Wählen Sie beim Veröffentlichen die Mitarbeitenden aus, die Zugriff haben sollen, indem Sie auswählen:
     • Rechtliche Einheit
     • Arbeitsplatz
     • Team
     • Sie können mehrere Filter kombinieren, um präzisere Sichtbarkeitsregeln zu erstellen.
4. Bestätigung aktivieren (optional)
   Aktivieren Sie die Anforderung zur Bestätigung, wenn Mitarbeitende bestätigen müssen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben. Wenn eine Bestätigung erforderlich ist, wählen Sie eine Erinnerungsfrequenz (alle 3, 7 oder 14 Tage oder Nie), damit Mitarbeitende, die die Richtlinie noch nicht bestätigt haben, automatische Erinnerungen erhalten.
5. Veröffentlichen Sie die Richtlinie
   Nach der Veröffentlichung:
   • Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten Zugang
   • Mitarbeitende, die eine Bestätigung benötigen, erhalten eine ausstehende Aufgabe
   • HR und Administratoren können den Fortschritt aus der Übersicht der Richtlinien verfolgen

Verfolgen von Bestätigungen

Aus der Übersicht der Richtlinien können Administratoren und HR-Teams Folgendes überwachen:

• Gesamtzahl der betroffenen Mitarbeitenden
• Anzahl der abgeschlossenen Bestätigungen
• Ausstehende Bestätigungen
• Gesamtbestätigungsquote

Dies hilft den Teams, Folgendes zu identifizieren:

• Richtlinien mit niedriger Übernahme
• Mitarbeitende, die noch Erinnerungen benötigen
• Dokumentationslücken in Abteilungen oder Standorten

Richtlinien-Dashboard und Insights

Richtlinien umfassen auch ein spezielles Dashboard, das HR- und Administratorenteams hilft zu verstehen, wie Mitarbeitende mit Unternehmensrichtlinien interagieren und Wissenslücken in der Organisation zu identifizieren.

Je nach Berechtigungen können Administratoren und HR-Teams auf Analysen und Einblicke zugreifen, die sich auf Folgendes beziehen:

• Fragen, die Mitarbeitende zu Richtlinien stellen
• Am häufigsten gesuchte Themen
• Bereiche, die Verwirrung oder wiederholte Fragen erzeugen
• Trends bei den Anliegen oder der Neugier der Mitarbeitenden
• Richtlinien mit geringem Verständnis oder Engagement

Dieses Dashboard hilft Unternehmen, von statischen Dokumentationen zu einem dynamischeren und datengestützten Wissensmanagementsystem überzugehen.

Zum Beispiel können Teams erkennen:

• Mitarbeitende, die wiederholt nach Urlaubsregelungen fragen
• Verwirrung über Prozesse zur Erstattung von Ausgaben
• Gestiegene Fragen zu Telearbeit oder Überstunden
• Fehlende Dokumentation für wiederkehrende betriebliche Fragen

Diese Einblicke können verwendet werden, um:

• Bestehende Richtlinien zu verbessern
• Proaktiv neue Richtlinien zu erstellen
• Unklare Abschnitte zu klären
• Kommunikationslücken zwischen Teams oder Standorten zu identifizieren
• Trends und Verhaltensmuster im Unternehmen zu erkennen

Das Dashboard ist besonders wertvoll für HR-, Betriebs-, Rechts- und interne Kommunikationsteams, die kontinuierlich die interne Dokumentation und das Verständnis der Mitarbeitenden verbessern möchten.

Der Zugang zum Richtlinien-Dashboard hängt von den Benutzerberechtigungen und der Konfiguration des Richtlinienplans Ihres Unternehmens ab.

Best Practices

• Richtlinien sorgfältig anvisieren
  Vermeiden Sie es, jede Richtlinie mit jedem Mitarbeitenden zu teilen. Die Begrenzung der Sichtbarkeit verbessert die Relevanz und reduziert die Informationsüberflutung.
   
• Verwenden Sie einfache und klare Sprache
  Richtlinien, die in klarer, verständlicher Sprache verfasst sind, erzielen in der Regel höhere Bestätigungsraten und ein besseres Verständnis bei den Mitarbeitenden.
   
• Fordern Sie nach größeren Updates erneut eine Bestätigung an
  Wenn sich eine Richtlinie erheblich ändert, fordern Sie erneut eine Bestätigung an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden über die neuen Informationen informiert sind.
   
• Überprüfen Sie regelmäßig die Bestätigungsdaten
  Die Überwachung der Bestätigungsraten kann helfen, Folgendes zu identifizieren:
  • Teams, die wichtige Informationen vermissen
  • Kommunikationslücken
  • Richtlinien, die möglicherweise Klarstellung oder Vereinfachung benötigen

Fehlerbehebung

Wenn Mitarbeitende eine Richtlinie nicht sehen können
Überprüfen Sie, ob:

• Die Richtlinie veröffentlicht ist.
• Die Sichtbarkeitseinstellungen die richtigen umfassen:
  • Rechtliche Einheit
  • Arbeitsplatz
  • Team

Wenn keine Zielgruppe konfiguriert ist, haben Mitarbeitende keinen Zugang.

Die Bestätigungsraten sind niedrig
Überprüfen Sie, ob:

• Die richtigen Mitarbeitenden anvisiert wurden.
• Die Bestätigung beim Veröffentlichen aktiviert wurde.
• Der Inhalt der Richtlinie leicht verständlich ist.

Sie können auch Erinnerungen senden, um Mitarbeitende, die noch ausstehen, zu erinnern, oder eine automatische Erinnerungsfrequenz für die Richtlinie festlegen.

Ich kann die Bestätigungsdaten nicht sehen
Sie haben möglicherweise nicht die erforderlichen Berechtigungen, um auf die Analysen oder Bestätigungsinformationen der Richtlinien zuzugreifen.

Kontaktieren Sie Ihren Unternehmensadministrator, um Ihre Berechtigungen zu überprüfen.

FAQ

1. Wer kann Richtlinien erstellen und veröffentlichen?
   Administratoren und Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Richtlinien erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
    
2. Was bedeutet Bestätigung für Mitarbeitende?
   Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie durch eine einfache Bestätigungsaktion gelesen und verstanden haben.
    
3. Werden Benachrichtigungen automatisch gesendet?
   Mitarbeitende erhalten eine Aufgabe, in der um Bestätigung gebeten wird. Wenn Sie beim Veröffentlichen eine Erinnerungsfrequenz festgelegt haben, erhalten Mitarbeitende, die die Richtlinie noch nicht bestätigt haben, ebenfalls automatische Erinnerungen, bis sie dies tun. Sie können auch jederzeit manuell Erinnerungen mit Erinnerungen senden versenden.
    
4. Kann ich verfolgen, wer eine Richtlinie bestätigt hat?
   Ja. HR-Teams und Administratoren können den Fortschritt der Bestätigungen verfolgen und die Gesamtabschlussquoten direkt aus der Übersicht der Richtlinien einsehen.
    
5. Können Mitarbeitende auf alte Richtlinien zugreifen?
   Mitarbeitende können auf jede Richtlinie zugreifen, die:
   • Veröffentlicht ist
   • Für sie sichtbar ist, gemäß den konfigurierten Sichtbarkeitseinstellungen
      
6. Was passiert, wenn eine Richtlinie aktualisiert wird?
   Administratoren können die aktualisierte Version erneut veröffentlichen und optional erneut eine Bestätigung anfordern, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die neuesten Änderungen überprüfen. Das Veröffentlichen einer neuen Version startet den Erinnerungszeitplan neu, und die Bestätigungen vorheriger Versionen werden aufgezeichnet.
    
7. Kann ich sehen, wie viele Mitarbeitende eine Richtlinie bestätigt haben?
   Ja. HR und Administratoren können den Prozentsatz der betroffenen Mitarbeitenden einsehen, die die Richtlinie gelesen und bestätigt haben.