Der Gerätekatalog und das IT-Inventar arbeiten zusammen, um Ihnen zu helfen, die Geräte Ihres Unternehmens vom Kauf bis zur Zuweisung zu verwalten. Während sie eng miteinander verbunden sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken: Der eine hilft Ihnen, Geräte zu erwerben, und der andere hilft Ihnen, sie während ihres gesamten Lebenszyklus im Blick zu behalten.
Dieser Artikel erklärt, was jede Funktion tut, wann Sie sie verwenden sollten und wie sie zusammenarbeiten, um das Gerätemanagement zu vereinfachen.
Übersicht
Factorial bietet zwei komplementäre Lösungen zur Verwaltung von Unternehmensgeräten an:
- Gerätekatalog: Kaufen oder mieten Sie neue Geräte direkt über Factorial
- IT-Inventar: Führen Sie ein zentrales Verzeichnis aller Unternehmenswerte, einschließlich IT-Ausrüstung und anderer physischer Vermögenswerte
Zusammen schaffen sie einen vollständigen Workflow für das Gerätemanagement – vom Erwerb der Geräte bis zur Zuweisung an Mitarbeitende und deren Nachverfolgung über die Zeit. Viele Organisationen nutzen beide Funktionen zusammen, um einen vollständigen Prozess zur Verwaltung von Vermögenswerten zu schaffen.
Gerätekatalog
Der Gerätekatalog ist ein integrierter Marktplatz, auf dem Sie Geschäftsausrüstung wie Laptops und Telefone direkt von Factorial kaufen oder mieten können. Nutzen Sie den Gerätekatalog, wenn Ihr Unternehmen neue Geräte für Mitarbeitende erwerben muss.
Der Katalog hilft Ihnen:
- Geräte zu lokalen Marktpreisen zu kaufen oder zu mieten
- Die Komplexität der Beschaffung von Ausrüstung über mehrere Anbieter zu reduzieren
- Geräte bereit für neue Mitarbeitende zu erhalten
- Große einmalige Hardwarekäufe durch vorhersehbare wiederkehrende Kosten beim Mieten zu ersetzen
- Ihre Flotte durch regelmäßige Erneuerungszyklen auf dem neuesten Stand zu halten
Wenn Sie sich entscheiden, ein Gerät zu mieten, haben Sie auch die Möglichkeit, es am Ende des Mietvertrags zu kaufen.
Die Verfügbarkeit von Geräten und Anbietern variiert je nach Land.
IT-Inventar
Das IT-Inventar ist Ihr zentrales Repository zur Nachverfolgung von Unternehmenswerten. Nutzen Sie das IT-Inventar, wenn Sie ein genaues Verzeichnis der Unternehmenswerte führen, überwachen möchten, wer sie nutzt, und wichtige Informationen während ihres Lebenszyklus im Blick behalten müssen.
Sie können registrieren und verwalten:
- Laptops
- Mobiltelefone
- Monitore
- Büromöbel
- Werkzeuge
- Jeden anderen Unternehmenswert
Jeder Vermögenswert kann einem bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen werden, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wer für jeden Artikel direkt aus dem Mitarbeitendenprofil verantwortlich ist.
Das Inventar ermöglicht es Ihnen auch, Informationen wie Folgendes zu erfassen:
- Vermögenskategorie
- Garantieinformationen
- Lieferant
- Kaufkosten
- Zuweisungshistorie
- Benutzerdefinierte Felder und Kategorien
Wie sie zusammenarbeiten
Der Gerätekatalog und das IT-Inventar sind so konzipiert, dass sie sich gegenseitig ergänzen.
Ein typischer Workflow sieht so aus:
- Ein Gerät über den Gerätekatalog kaufen oder mieten
- Das Gerät wird für die Einarbeitung Ihres Mitarbeitenden geliefert
- Das Gerät wird automatisch zu Ihrem IT-Inventar hinzugefügt
- Weisen Sie das Gerät während des Einarbeitungsprozesses oder aus dem Inventar dem Mitarbeitenden zu
- Sehen Sie die zugewiesene Ausrüstung direkt im Profil des Mitarbeitenden ein
- Verfolgen Sie den Vermögenswert während seines gesamten Lebenszyklus, einschließlich Garantieinformationen, Lieferantendetails und zukünftiger Neuzuweisungen
Erfahren Sie, wie Sie IT-Vermögenswerte während der Einarbeitung von Mitarbeitenden hier zuweisen.
Wenn ein gekauftes Gerät nicht im Inventar erscheint, überprüfen Sie, ob die Bestellung abgeschlossen ist. Wenn das Gerät nach der Lieferung weiterhin fehlt, wenden Sie sich an den Support.
Wenn Sie Ausrüstung verfolgen müssen, die außerhalb von Factorial gekauft wurde, können Sie vorhandene Vermögenswerte manuell zum IT-Inventar hinzufügen.
Wenn Sie die Vermögenswerte, die einem Mitarbeitenden zugewiesen sind, nicht sehen können, prüfen Sie, ob der Vermögenswert erfolgreich zugewiesen wurde und ob Sie die Berechtigung haben, die Informationen des Mitarbeitenden einzusehen.
Wesentliche Unterschiede
| Gerätekatalog | IT-Inventar |
|---|---|
| Neue Geräte erwerben | Bestehende Vermögenswerte nachverfolgen |
| Ausrüstung kaufen oder mieten | Jeden Typ von Unternehmenswert registrieren |
| Unterstützt die Einarbeitung von Mitarbeitenden mit neuen Geräten | Erfasst, wem jeder Vermögenswert zugewiesen ist |
| Hilft, die Beschaffung von Hardware zu standardisieren | Hilft, die Rückverfolgbarkeit von Vermögenswerten zu gewährleisten |
| Fokussiert sich auf den Erwerb | Fokussiert sich auf das Management von Vermögenswerten nach dem Erwerb |
Tipps und bewährte Praktiken
- Registrieren Sie alle Unternehmenswerte im IT-Inventar, unabhängig davon, wo sie gekauft wurden
- Weisen Sie Ausrüstung während der Einarbeitung von Mitarbeitenden zu, um von Anfang an genaue Aufzeichnungen zu führen
- Überprüfen Sie Ihr Inventar regelmäßig, um veraltete oder nicht zugewiesene Ausrüstung zu identifizieren
- Verwenden Sie konsistente Vermögenskategorien, um Berichterstattung und Suchen zu vereinfachen
FAQ
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Benötige ich den Gerätekatalog, um das IT-Inventar zu nutzen?
Nein. Sie können das IT-Inventar unabhängig nutzen, um Vermögenswerte zu registrieren und zu verwalten, die von jedem Anbieter gekauft wurden.
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Kann ich nicht-IT-Vermögenswerte nachverfolgen?
Ja. Das IT-Inventar unterstützt jeden Typ von Unternehmenswert, einschließlich Büromöbel, Werkzeuge und andere Ausrüstung.
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Kann ich Geräte mieten, anstatt sie zu kaufen?
Ja. Abhängig von Ihrem Standort und der Verfügbarkeit können Sie berechtigte Geräte über den Gerätekatalog mieten. Am Ende des Mietvertrags haben Sie möglicherweise auch die Möglichkeit, das Gerät zu kaufen.
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Kann ich Ausrüstung während der Einarbeitung zuweisen?
Ja. Ausrüstung kann während des Einarbeitungsprozesses zugewiesen werden, sodass jeder Mitarbeitende von ihrem ersten Tag an einen Nachweis über ihre zugewiesenen Vermögenswerte hat.