Cycle-Statusse führen eine klare und strukturierte Möglichkeit ein, Ihren Lohnlauf von Anfang bis Ende zu verwalten. Jeder Lohnzyklus durchläuft nun eine Reihe definierter Status, die den realen HR-Lohnprozess widerspiegeln – und Ihnen bessere Sichtbarkeit, Kontrolle und Vertrauen in jedem Schritt geben.

Was sind Cycle-Statusse?

Cycle-Statusse zeigen den Lebenszyklus eines Lohnlaufs in Compensation: wo Ihr Lohn steht, was Sie jetzt tun können und was als Nächstes kommt.

Jeder Status entspricht einer realen Lohnphase, vom Datensammeln bis zur endgültigen Validierung:

Offen → In Vorbereitung → Berechnung → In Überprüfung → Abgeschlossen

Eine Zeitleiste oben in jedem Lohnzyklus zeigt diese Status an. Sie hebt die aktuelle Phase und die nächste Aktion hervor, die zu ergreifen ist. Weitere Aktionen befinden sich im Menü für zusätzliche Aktionen.

Warum sind Cycle-Statusse wichtig?

• Sieh den Fortschritt auf einen Blick: die Zeitleiste zeigt, wo sich der Zyklus befindet und was als Nächstes kommt.
• Wissen, was als Nächstes zu tun ist: die Hauptaktion ändert sich mit jeder Phase, sodass Sie nicht durch jeden Button suchen müssen.
• Kontrolle, wann Daten bearbeitet werden können: das Stichtagsdatum legt fest, wann Manager noch Änderungen vornehmen können und wann Daten gesperrt sind.
• Reduzieren Sie die Unsicherheit bei der Lohnabrechnung: kein Rätselraten mehr, ob die Lohnabrechnung gesendet, berechnet oder abgeschlossen wurde.

Erklärung der Lohnzyklus-Statusse

Offen

Der Lohnzyklus ist offen und bearbeitbar.

• Standardstatus, wenn ein Zyklus erstellt wird
• Manager können Vergütungsdaten aktualisieren und Variablen eingeben
• Synchronisation mit anderen Modulen ist erlaubt (z. B. Zeiterfassung, Ausgaben)
• läuft bis zum Stichtagsdatum

In Vorbereitung

Der Lohnzyklus ist für Manager und andere Module gesperrt und bereit zur Berechnung.

• Automatisch ausgelöst um Mitternacht nach dem Stichtagsdatum (in der Zeitzone des Landes des Lohnzyklus)
• Managerbearbeitungen und Synchronisationen von anderen Modulen sind blockiert
• HR-Administratoren können die Variablen des Zyklus weiterhin anpassen
• Wenn eine Per Worked Day-Variable verspätet genehmigt wird, entscheidet die Person, die die Lohnabrechnung durchführt, ob sie in diesem Zyklus oder im nächsten gezahlt wird
• Der Zyklus ist bereit zum Export, zur Synchronisation oder zum Versand an Ihren Buchhalter, abhängig von Ihrer Einrichtung

Berechnung

Die Lohnabrechnungsdaten wurden zur Berechnung gesendet. Abhängig von Ihrer Einrichtung bedeutet dies:

• Exportieren einer Lohnabrechnungsdatei
• Synchronisation von Daten mit Ihrer Lohnsoftware
• Versenden von Lohninformationen an Ihren Buchhalter oder Lohnprofi

In dieser Phase warten Sie auf die Lohnabrechnungsergebnisse.

In Überprüfung

Die Lohnabrechnungsergebnisse wurden empfangen und sind bereit zur Überprüfung.

• Die Lohnabrechnungsergebnisse werden in Factorial
• HR kann Beträge, Validierungen und Ergebnisse überprüfen
• SEPA-Zahlungsdateien können erstellt werden, um Gehaltszahlungen vorzubereiten (Netto-Gehaltbeträge werden zur Erstellung des SEPA verwendet)
• Dies ist die letzte Überprüfung, bevor der Zyklus abgeschlossen wird
• Ausgelöst über Ergebnisse importieren

Abgeschlossen

Der Lohnzyklus ist abgeschlossen, dies ist ein manueller Schritt, der von dem HR-Administrator ausgelöst werden muss.

• Ergebnisse sind bestätigt und der Zyklus ist geschlossen
• Die Lohnabrechnungsdaten werden an den Finanzarbeitsbereich gesendet, um Analysen freizuschalten
• Die Lohnabrechnungsergebnisse können weiterhin importiert werden
• Ausgelöst über Als abgeschlossen markieren. Sie können einen Zyklus an einem bestimmten Datum abschließen, nicht nur am letzten Tag des Monats.
• Wenn Sie einen Zyklus versehentlich abgeschlossen haben, können Sie ihn wieder öffnen.

Wie das Stichtagsdatum mit Cycle-Statussen funktioniert

Das Stichtagsdatum ist der letzte Tag, der im Lohnzyklus enthalten ist. Es ersetzt den manuellen Sperren-Button: wenn das Stichtagsdatum endet, wechselt der Zyklus automatisch von Offen zu In Vorbereitung.

Gut zu wissen:

• Jeder Lohnzyklus hat ein Stichtagsdatum. Standardmäßig ist es der letzte Tag des Monats.
• Sie legen das Standarddatum einmal in Einstellungen → Vergütung fest. Sie können es für einen einzelnen Lohnlauf überschreiben.
• Sie können das Stichtagsdatum nur für aktuelle und zukünftige Läufe ändern, und nur auf ein späteres Datum.
• Die Änderung des Stichtagsdatums verschiebt niemals einen Zyklus in In Vorbereitung zurück zu Offen.

Wie man verwendet

1. Gehe zu Vergütung
2. Öffnen Sie den relevanten Lohnzyklus
3. Überprüfen Sie die Zeitleiste, um den aktuellen Status zu sehen
4. Folgen Sie der hervorgehobenen nächsten Aktion, um den Zyklus voranzubringen:
   • Offen → In Vorbereitung: geschieht automatisch nach dem Stichtagsdatum
   • In Vorbereitung → Berechnung: exportieren, synchronisieren oder an Ihren Buchhalter senden (die angezeigte Aktion hängt von Ihrer Einrichtung ab)
   • Berechnung → In Überprüfung: klicken Sie auf Ergebnisse importieren
   • In Überprüfung → Abgeschlossen: klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren
   • Abgeschlossen → zurück zu einem vorherigen Status: klicken Sie auf Zyklus wieder öffnen
5. Weitere Optionen finden Sie im Menü für zusätzliche Aktionen

Kann ich einen Zyklus an einem benutzerdefinierten Datum abschließen?

Ja. Sie können einen Lohnzyklus an einem benutzerdefinierten Datum abschließen. Dies ist nützlich, wenn die Lohnabrechnung früher oder später als erwartet bestätigt wird oder um Ihren internen oder externen Lohnprozess anzupassen.

Sobald der Zyklus abgeschlossen ist:

• Die Lohnabrechnungsdaten werden an den Finanzarbeitsbereich gesendet, um Analysen freizuschalten
• Es können keine weiteren Änderungen vorgenommen werden, es sei denn, Sie öffnen den Zyklus wieder
• Die Lohnabrechnungsergebnisse können weiterhin importiert werden

Kann ich einen abgeschlossenen Zyklus wieder öffnen?

Ja. Wenn ein Zyklus versehentlich abgeschlossen wurde oder Sie neue Lohnabrechnungsergebnisse importieren müssen, können Sie ihn selbst wieder öffnen.

Welche Zyklen können wieder geöffnet werden

• Abgeschlossene Zyklen für den aktuellen Zeitraum, den vorherigen Zeitraum und zukünftige Zeiträume
• Für ältere Zeiträume wird die Schaltfläche Zyklus wieder öffnen angezeigt, aber deaktiviert

Welchen Status der Zyklus zurücknimmt

Factorial wählt den Status für Sie aus, und das Bestätigungsfenster zeigt ihn an, bevor Sie bestätigen:

Was bleibt erhalten

• Importierte Lohnabrechnungsergebnisse bleiben erhalten
• Keine Vergütungslinien, zusätzliche Vergütung oder Beobachtungsnotizen werden gelöscht
• Die Finanzplanung behält die neuesten importierten Ergebnisse

Zahlungen nach dem Wiederöffnen

Wenn Sie neue Lohnabrechnungsergebnisse nach dem Wiederöffnen importieren:

• Gleiches Nettogehalt: nichts Neues zu senden, daher ist Für Zahlung senden deaktiviert
• Höheres Nettogehalt: nur die Differenz wird als neue Zahlungsanfrage gesendet
• Niedrigeres Nettogehalt: nichts wird gesendet. Behandeln Sie die Differenz außerhalb von Factorial.

Wie man einen Zyklus wieder öffnet

1. Gehe zu Vergütung und öffne den abgeschlossenen Zyklus
2. Klicken Sie auf Zyklus wieder öffnen in der Symbolleiste
3. Überprüfen Sie den Status, zu dem der Zyklus zurückgeht, und klicken Sie dann auf Bestätigen
4. Die Zeitleiste aktualisiert sich auf den neuen Status. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren, um den Zyklus erneut zu schließen.

Um Zyklen wieder zu öffnen, benötigen Sie die Berechtigung Zyklus wieder öffnen.

FAQ

1. Kann ich einen Zyklus zurück zu einem vorherigen Status bewegen? 
   Nur von Abgeschlossen. Sie können einen abgeschlossenen Zyklus für den aktuellen, vorherigen oder einen zukünftigen Zeitraum wieder öffnen, und er geht zurück zu In Überprüfung, In Vorbereitung oder Offen, abhängig von seinen Daten. Andernfalls bewegen sich Zyklen nur vorwärts: Sobald das Stichtagsdatum verstrichen ist, kann ein Zyklus nicht mehr manuell auf Offen zurückgesetzt werden.
    
2. Warum kann ich einen älteren Zyklus nicht wieder öffnen?
   Nur abgeschlossene Zyklen aus dem aktuellen, vorherigen und zukünftigen Zeiträumen können wieder geöffnet werden. Dies schützt die Löhne, die bereits bezahlt und gemeldet wurden.
    
3. Ist der Stichtag selbst im Zyklus enthalten?
   Ja. Der Zyklus wechselt um Mitternacht nach dem Stichtagsdatum zu In Vorbereitung, sodass alles, was am Stichtagsdatum genehmigt wurde, enthalten ist.
    
4. Was passiert mit Stunden, die nach dem Stichtag genehmigt wurden?
   Sie gehen nicht verloren. Bei Per Worked Day-Variablen wählen Sie, ob Sie sie im aktuellen Zyklus oder im nächsten bezahlen möchten. Die zusätzlichen und Sonderstunden können in den folgenden Zyklus gesendet werden.
    
5. Löscht das Wiederöffnen eines Zyklus meine Lohnabrechnungsergebnisse?
   Nein. Importierte Ergebnisse, Vergütungslinien, Zuschläge und Beobachtungsnotizen bleiben alle erhalten.
    
6. Kann ich die Lohnabrechnung vor dem letzten Tag des Monats abschließen?
   Ja. Sie können einen Zyklus an einem Datum abschließen, das mit dem Lohnzeitplan Ihres Unternehmens übereinstimmt.