Richtlinien in Factorial helfen Unternehmen, wichtige interne Dokumentationen zu zentralisieren und sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht nur Zugang dazu haben, sondern diese auch lesen und bei Bedarf bestätigen.

Mit den neuesten Verbesserungen unterstützen Richtlinien nun den gesamten Lebenszyklus von Richtlinien: vom Veröffentlichen eines Dokuments über das Anvisieren der richtigen Zielgruppe, das Anfordern von Bestätigungen bis hin zur Verfolgung der Einhaltung im Laufe der Zeit.

Was sind Richtlinien in Factorial?

Richtlinien ermöglichen es Unternehmen, interne Dokumentationen zu erstellen, hochzuladen, zu organisieren und zu verteilen, wie zum Beispiel:

• Mitarbeiterhandbücher
• Verhaltenskodex
• IT- und Sicherheitsrichtlinien
• Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
• Richtlinien für Reisekosten und Ausgaben
• Vereinbarungen zur Telearbeit
• Dokumente zum Datenschutz und zur Compliance

Richtlinien können auf bestimmte Gruppen von Mitarbeitenden ausgerichtet werden, und wenn nötig, kann von Mitarbeitenden verlangt werden, dass sie bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben.

Dies hilft den HR- und Betriebsteams, die Kommunikation, Compliance und Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen zu verbessern.

Was können Sie mit Richtlinien tun?

Mit Richtlinien können Sie:

• Unternehmensrichtlinien hochladen und veröffentlichen
• Steuern, wer auf jede Richtlinie zugreifen kann
• Richtlinien anvisieren durch:
  • Rechtseinheit
  • Arbeitsplatz
  • Team
• Bestätigungen von Mitarbeitenden anfordern
• Bestätigungsraten verfolgen
• Übernahme und Sichtbarkeit von Richtlinien überwachen
• Erkennen, welche Mitarbeitenden wichtige Dokumentationen noch überprüfen müssen

Wann sollten Richtlinien verwendet werden?

Richtlinien sind besonders nützlich, wenn Informationen:

• Deutlich kommuniziert werden müssen
• Leicht zugänglich sein müssen
• Von Mitarbeitenden anerkannt werden müssen
• Für Compliance-Zwecke prüfbar sein müssen

Häufige Beispiele sind:

Dies ist besonders nützlich für verpflichtende Richtlinien wie Verhaltenskodex, Datenschutz oder Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien.

Wie Sichtbarkeit funktioniert

Beim Veröffentlichen einer Richtlinie können Sie genau festlegen, welche Mitarbeitenden darauf zugreifen sollen.
Die Sichtbarkeit kann mithilfe eines oder mehrerer der folgenden Filter konfiguriert werden:

• Rechtseinheit
• Arbeitsplatz
• Team

Dies stellt sicher, dass Mitarbeitende nur die Richtlinien sehen, die für sie relevant sind.

Wie Bestätigung funktioniert

Die Bestätigung ermöglicht es Unternehmen, von Mitarbeitenden zu verlangen, dass sie bestätigen, dass sie eine Richtlinie gelesen und verstanden haben.

Wenn die Bestätigung aktiviert ist:

1. Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten eine Aufgabe.
2. Sie können die Richtlinie öffnen und überprüfen.
3. Sie bestätigen ihr Verständnis durch eine einfache Bestätigungsaktion.
4. HR und Administratoren können den Fortschritt der Bestätigungen direkt aus der Übersicht der Richtlinien verfolgen.

Dies ist besonders wichtig für verpflichtende oder compliancebezogene Dokumentationen.

Wie man eine Richtlinie erstellt und veröffentlicht

1. Öffnen Sie Richtlinien aus der Seitenleiste:
   Dokumente → Richtlinien
2. Erstellen oder laden Sie eine Richtlinie hoch
   Sie können:
   • Ein vorhandenes Dokument hochladen
   • Eine neue Richtlinie direkt in Factorial erstellen
   • Unterstützte Formate hängen von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab.
3. Sichtbarkeit konfigurieren
   • Wählen Sie während der Veröffentlichung die Mitarbeitenden aus, die Zugang haben sollen, indem Sie auswählen:
     • Rechtseinheit
     • Arbeitsplatz
     • Team
     • Sie können mehrere Filter kombinieren, um genauere Sichtbarkeitsregeln zu erstellen.
4. Bestätigung aktivieren (optional)
   Aktivieren Sie die Anforderung zur Bestätigung, wenn Mitarbeitende bestätigen müssen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben.
5. Veröffentlichen Sie die Richtlinie
   Nach der Veröffentlichung:
   • Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten Zugang
   • Mitarbeitende, die eine Bestätigung benötigen, erhalten eine ausstehende Aufgabe
   • HR und Administratoren können den Fortschritt aus der Übersicht der Richtlinien verfolgen

Verfolgung von Bestätigungen

Aus der Übersicht der Richtlinien können Administratoren und HR-Teams überwachen:

• Gesamtzahl der betroffenen Mitarbeitenden
• Anzahl der abgeschlossenen Bestätigungen
• Ausstehende Bestätigungen
• Gesamtbestätigungsquote

Dies hilft den Teams, Folgendes zu identifizieren:

• Richtlinien mit niedriger Übernahme
• Mitarbeitende, die noch Erinnerungen benötigen
• Dokumentationslücken in Abteilungen oder Standorten

Richtlinien-Dashboard und Insights

Richtlinien umfassen auch ein spezielles Dashboard, das HR- und Administratoren-Teams hilft zu verstehen, wie Mitarbeitende mit Unternehmensrichtlinien interagieren und Wissenslücken in der Organisation zu identifizieren.

Je nach Berechtigungen können Administratoren und HR-Teams auf Analysen und Erkenntnisse zugreifen, die sich auf Folgendes beziehen:

• Fragen, die Mitarbeitende zu Richtlinien stellen
• Am häufigsten gesuchte Themen
• Bereiche, die Verwirrung oder wiederholte Fragen erzeugen
• Trends in den Bedenken oder Neugier der Mitarbeitenden
• Richtlinien mit geringem Verständnis oder Engagement

Dieses Dashboard hilft Unternehmen, von statischen Dokumentationen zu einem dynamischeren und datengestützten Wissensmanagementsystem zu wechseln.

Zum Beispiel können Teams Folgendes erkennen:

• Mitarbeitende, die wiederholt nach Urlaubsregeln fragen
• Verwirrung über Prozesse zur Erstattung von Ausgaben
• Gestiegene Fragen zu Telearbeit oder Überstunden
• Fehlende Dokumentation für wiederkehrende betriebliche Fragen

Diese Erkenntnisse können verwendet werden, um:

• Bestehende Richtlinien zu verbessern
• Proaktiv neue Richtlinien zu erstellen
• Unklare Abschnitte zu klären
• Kommunikationslücken zwischen Teams oder Standorten zu identifizieren
• Trends und Verhaltensmuster im Unternehmen zu erkennen

Das Dashboard ist besonders wertvoll für HR-, Betriebs-, Rechts- und interne Kommunikationsteams, die kontinuierlich die interne Dokumentation und das Verständnis der Mitarbeitenden verbessern möchten.

Der Zugriff auf das Richtlinien-Dashboard hängt von den Berechtigungen der Nutzer und der Konfiguration des Richtlinienplans Ihres Unternehmens ab.

Best Practices

• Richtlinien sorgfältig anvisieren
  Vermeiden Sie es, jede Richtlinie mit jedem Mitarbeitenden zu teilen. Eine eingeschränkte Sichtbarkeit verbessert die Relevanz und reduziert die Informationsüberflutung.
   
• Verwenden Sie einfache und klare Sprache
  Richtlinien, die in klarer, verständlicher Sprache verfasst sind, erzielen in der Regel höhere Bestätigungsraten und ein besseres Verständnis bei den Mitarbeitenden.
   
• Fordern Sie nach größeren Updates erneut eine Bestätigung an
  Wenn sich eine Richtlinie erheblich ändert, fordern Sie erneut eine Bestätigung an, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende über die neuen Informationen informiert sind.
   
• Überprüfen Sie regelmäßig die Bestätigungsdaten
  Die Überwachung der Bestätigungsraten kann helfen, Folgendes zu identifizieren:
  • Teams, die wichtige Informationen vermissen
  • Kommunikationslücken
  • Richtlinien, die möglicherweise Klarstellung oder Vereinfachung benötigen

Fehlerbehebung

Wenn Mitarbeitende eine Richtlinie nicht sehen können
Überprüfen Sie, ob:

• Die Richtlinie veröffentlicht ist.
• Die Sichtbarkeitseinstellungen die richtigen umfassen:
  • Rechtseinheit
  • Arbeitsplatz
  • Team

Wenn keine Zielgruppe konfiguriert ist, haben Mitarbeitende keinen Zugang.

Die Bestätigungsraten sind niedrig
Überprüfen Sie, ob:

• Die richtigen Mitarbeitenden angesprochen wurden.
• Die Bestätigung während der Veröffentlichung aktiviert wurde.
• Der Inhalt der Richtlinie leicht verständlich ist.

Sie können auch in Betracht ziehen, die Mitarbeitenden manuell erneut zu informieren oder zu erinnern.

Ich kann keine Bestätigungsdaten sehen
Sie haben möglicherweise nicht die erforderlichen Berechtigungen, um auf Richtlinienanalysen oder Bestätigungsinformationen zuzugreifen.

Kontaktieren Sie Ihren Unternehmensadministrator, um Ihre Berechtigungen zu überprüfen.

FAQ

1. Wer kann Richtlinien erstellen und veröffentlichen?
   Administratoren und Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Richtlinien erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
    
2. Was bedeutet Bestätigung für Mitarbeitende?
   Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie durch eine einfache Bestätigungsaktion gelesen und verstanden haben.
    
3. Werden Benachrichtigungen automatisch gesendet?
   Derzeit erhalten Mitarbeitende eine Aufgabe, die um Bestätigung bittet.
   Zusätzliche Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen sind für zukünftige Versionen geplant.
    
4. Kann ich verfolgen, wer eine Richtlinie bestätigt hat?
   Ja. HR-Teams und Administratoren können den Fortschritt der Bestätigungen verfolgen und die Gesamtabschlussraten direkt aus der Übersicht der Richtlinien einsehen.
    
5. Können Mitarbeitende auf alte Richtlinien zugreifen?
   Mitarbeitende können auf jede Richtlinie zugreifen, die:
   • Veröffentlicht ist
   • Für sie sichtbar ist gemäß den konfigurierten Sichtbarkeitseinstellungen
      
6. Was passiert, wenn eine Richtlinie aktualisiert wird?
   Administratoren können die aktualisierte Version erneut veröffentlichen und optional erneut eine Bestätigung anfordern, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die neuesten Änderungen überprüfen.
    
7. Kann ich sehen, wie viele Mitarbeitende eine Richtlinie bestätigt haben?
   Ja. HR- und Administratoren können den Prozentsatz der betroffenen Mitarbeitenden einsehen, die die Richtlinie gelesen und bestätigt haben.