Les politiques dans Factorial aident les entreprises à centraliser des documents internes importants et à s'assurer que les employé·e·s y ont non seulement accès, mais les lisent et les reconnaissent également lorsque cela est nécessaire.

Avec les dernières améliorations, les Politiques prennent désormais en charge l'ensemble du cycle de vie des politiques : de la publication d'un document, à la ciblage du bon public, à la demande de reconnaissance, et au suivi de la conformité au fil du temps.

Qu'est-ce que les Politiques dans Factorial ?

Les politiques permettent aux entreprises de créer, télécharger, organiser et distribuer des documents internes tels que :

• Manuels des employé·e·s
• Code de conduite
• Politiques informatiques et de sécurité
• Directives de santé et sécurité
• Politiques de remboursement des frais et de voyage
• Accords de télétravail
• Documents de protection des données et de conformité

Les politiques peuvent être ciblées vers des groupes spécifiques d'employé·e·s et, si nécessaire, on peut demander aux employé·e·s de confirmer qu'ils ont lu et compris le contenu.

Cela aide les équipes RH et Opérations à améliorer la communication, la conformité et la visibilité à travers l'entreprise.

Que pouvez-vous faire avec les Politiques ?

Avec les Politiques, vous pouvez :

• Télécharger et publier des politiques d'entreprise
• Contrôler qui peut accéder à chaque politique
• Cibler les politiques par :
  • Entité légale
  • Lieu de travail
  • Équipe
• Demander la reconnaissance des employé·e·s
• Suivre les taux de reconnaissance
• Surveiller l'adoption et la visibilité des politiques
• Détecter quels employé·e·s doivent encore examiner des documents importants

Quand les Politiques doivent-elles être utilisées ?

Les politiques sont particulièrement utiles lorsque l'information doit être :

• Clair et bien communiqué
• Facilement accessible
• Reconnu par les employé·e·s
• Auditables à des fins de conformité

Des exemples courants incluent :

Cela est particulièrement utile pour les politiques obligatoires telles que le code de conduite, la protection des données ou les directives de santé et sécurité.

Comment fonctionne la visibilité

Lors de la publication d'une politique, vous pouvez définir exactement quels employé·e·s doivent y avoir accès.
La visibilité peut être configurée à l'aide d'un ou plusieurs des filtres suivants :

• Entité légale
• Lieu de travail
• Équipe

Cela garantit que les employé·e·s ne voient que les politiques qui leur sont pertinentes.

Comment fonctionne la reconnaissance

La reconnaissance permet aux entreprises de demander aux employé·e·s de confirmer qu'ils ont lu et compris une politique.

Lorsque la reconnaissance est activée :

1. Les employé·e·s inclus dans les paramètres de visibilité reçoivent une tâche.
2. Ils peuvent ouvrir et examiner la politique.
3. Ils confirment leur compréhension par une simple action de reconnaissance.
4. Les RH et les administrateur·rice·s peuvent suivre l'avancement de la reconnaissance directement depuis l'aperçu de la politique.

Cela est particulièrement important pour la documentation obligatoire ou liée à la conformité.

Comment créer et publier une politique

1. Ouvrez les Politiques depuis la barre latérale :
   Documents → Politiques
2. Créez ou téléchargez une politique
   Vous pouvez :
   • Télécharger un document existant
   • Créer une nouvelle politique directement dans Factorial
   • Les formats pris en charge dépendent de la configuration de votre entreprise.
3. Configurez la visibilité
   • Lors de la publication, sélectionnez les employé·e·s qui doivent avoir accès en choisissant :
     • Entité légale
     • Lieu de travail
     • Équipe
     • Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour créer des règles de visibilité plus précises.
4. Activez la reconnaissance (optionnel)
   Activez Demander reconnaissance si les employé·e·s doivent confirmer qu'ils ont lu et compris la politique. Lorsque la reconnaissance est requise, choisissez une fréquence de rappel (tous les 3, 7 ou 14 jours, ou Jamais) afin que les employé·e·s qui n'ont pas encore reconnu la politique reçoivent des rappels automatiques.
5. Publiez la politique
   Une fois publiée :
   • Les employé·e·s inclus dans les paramètres de visibilité auront accès
   • Les employé·e·s nécessitant une reconnaissance recevront une tâche en attente
   • Les RH et les administrateur·rice·s peuvent suivre l'avancement depuis l'aperçu de la politique

Suivi des reconnaissances

Depuis l'aperçu des Politiques, les administrateur·rice·s et les équipes RH peuvent surveiller :

• Total des employé·e·s concernés
• Nombre de reconnaissances complétées
• Reconnaissances en attente
• Pourcentage global de reconnaissance

Cela aide les équipes à identifier :

• Les politiques avec une faible adoption
• Les employé·e·s qui ont encore besoin de rappels
• Les lacunes de documentation à travers les départements ou les lieux

Tableau de bord des Politiques et Insights

Les Politiques incluent également un tableau de bord dédié qui aide les équipes RH et administratives à comprendre comment les employé·e·s interagissent avec les politiques de l'entreprise et à identifier les lacunes de connaissances à travers l'organisation.

Selon les autorisations, les administrateur·rice·s et les équipes RH peuvent accéder aux analyses et aux insights liés à :

• Questions que les employé·e·s posent sur les politiques
• Sujets les plus recherchés
• Zones générant confusion ou questions répétées
• Tendances dans les préoccupations ou la curiosité des employé·e·s
• Politiques avec une faible compréhension ou engagement

Ce tableau de bord aide les entreprises à passer d'une documentation statique à un système de gestion des connaissances plus dynamique et axé sur les données.

Par exemple, les équipes peuvent détecter :

• Des employé·e·s posant répétitivement des questions sur les règles de congés
• Confusion autour des processus de remboursement des frais
• Augmentation des questions liées au télétravail ou aux heures supplémentaires
• Documentation manquante pour des questions opérationnelles récurrentes

Ces insights peuvent être utilisés pour :

• Améliorer les politiques existantes
• Créer de nouvelles politiques de manière proactive
• Clarifier les sections floues
• Identifier les lacunes de communication entre les équipes ou les lieux
• Détecter des tendances et des comportements à l'intérieur de l'entreprise

Le tableau de bord est particulièrement précieux pour les équipes RH, Opérations, Juridique et Communications Internes cherchant à améliorer continuellement la documentation interne et la compréhension des employé·e·s.

L'accès au Tableau de bord des Politiques dépend des autorisations des utilisateurs et de la configuration du plan des Politiques de votre entreprise.

Meilleures pratiques

• Cibler les politiques avec soin
  Évitez de partager chaque politique avec chaque employé·e. Limiter la visibilité améliore la pertinence et réduit la surcharge d'informations.
   
• Utiliser un langage simple et clair
  Les politiques rédigées dans un langage clair et compréhensible obtiennent généralement des taux de reconnaissance plus élevés et une meilleure compréhension des employé·e·s.
   
• Redemander la reconnaissance après des mises à jour majeures
  Si une politique change significativement, demandez à nouveau la reconnaissance pour vous assurer que les employé·e·s sont au courant des nouvelles informations.
   
• Examiner régulièrement les données de reconnaissance
  Surveiller les taux de reconnaissance peut aider à identifier :
  • Les équipes manquant d'informations importantes
  • Les lacunes de communication
  • Les politiques qui peuvent nécessiter clarification ou simplification

Dépannage

Si les employé·e·s ne peuvent pas voir une politique
Vérifiez que :

• La politique est publiée.
• Les paramètres de visibilité incluent le bon :
  • Entité légale
  • Lieu de travail
  • Équipe

Si aucun public n'est configuré, les employé·e·s n'auront pas accès.

Les taux de reconnaissance sont bas
Vérifiez que :

• Les bon·ne·s employé·e·s ont été ciblé·e·s.
• La reconnaissance a été activée lors de la publication.
• Le contenu de la politique est facile à comprendre.

Vous pouvez également utiliser Envoyer des rappels pour rappeler aux employé·e·s qui sont encore en attente, ou définir une fréquence de rappel automatique pour la politique.

Je ne peux pas voir les données de reconnaissance
Vous n'avez peut-être pas les autorisations requises pour accéder aux analyses des politiques ou aux informations de reconnaissance.

Contactez votre administrateur·rice d'entreprise pour vérifier vos autorisations.

FAQ

1. Qui peut créer et publier des politiques ?
   Les administrateur·rice·s et les utilisateur·rice·s avec les autorisations appropriées peuvent créer, modifier et publier des politiques.
    
2. Que signifie la reconnaissance pour les employé·e·s ?
   Les employé·e·s confirment qu'ils ont lu et compris la politique par une simple action de reconnaissance.
    
3. Les notifications sont-elles envoyées automatiquement ?
   Les employé·e·s reçoivent une tâche demandant une reconnaissance. Si vous définissez une fréquence de rappel lors de la publication, les employé·e·s qui n'ont pas encore reconnu la politique reçoivent également des rappels automatiques jusqu'à ce qu'ils le fassent. Vous pouvez également envoyer des rappels manuellement à tout moment avec Envoyer des rappels.
    
4. Puis-je suivre qui a reconnu une politique ?
   Oui. Les équipes RH et les administrateur·rice·s peuvent suivre l'avancement de la reconnaissance et voir les taux de complétion globaux directement depuis l'aperçu des Politiques.
    
5. Les employé·e·s peuvent-ils accéder aux anciennes politiques ?
   Les employé·e·s peuvent accéder à toute politique qui est :
   • Publiée
   • Visible pour eux selon les paramètres de visibilité configurés
      
6. Que se passe-t-il lorsqu'une politique est mise à jour ?
   Les administrateur·rice·s peuvent republier la version mise à jour et demander à nouveau la reconnaissance pour s'assurer que les employé·e·s examinent les dernières modifications. Publier une nouvelle version redémarre le calendrier des rappels, et les reconnaissances des versions précédentes sont conservées dans les dossiers.
    
7. Puis-je voir combien d'employé·e·s ont reconnu une politique ?
   Oui. Les RH et les administrateur·rice·s peuvent voir le pourcentage d'employé·e·s concernés qui ont lu et confirmé la politique.