Aperçu
L' outil d'importation universel vous permet de créer en masse des projets et des phases dans Factorial en important une feuille de calcul. Au lieu d'ajouter les projets un par un, vous pouvez préparer toutes vos données au format Excel ou CSV et tout importer en une seule fois.
Ce guide vous accompagne tout au long du processus : préparation de votre fichier, téléchargement, mappage des colonnes, vérification de vos données et finalisation de l’importation.
Avant de commencer
Autorisations
Vous devez disposer de l'autorisation « Importer des ressources » pour utiliser l'importateur universel. Si l'option d'importation n'apparaît pas, contactez votre administrateur Factorial .
Formats de fichiers pris en charge
L'importateur accepte les types de fichiers suivants :
- .xlsx (Microsoft Excel)
- .xls (Excel hérité)
- .csv (Valeurs séparées par des virgules)
Fonctionnement des projets et des phases dans le fichier
Chaque ligne de votre feuille de calcul représente soit un projet, soit un projet comportant une phase. Voici comment cela fonctionne :
- Si vous ne remplissez que les colonnes au niveau du projet, la ligne crée un projet .
- Si vous remplissez également les colonnes de phase (Nom de la phase, Statut de la phase, etc.), la ligne crée un projet avec une phase .
- Pour ajouter plusieurs phases à un même projet, utilisez plusieurs lignes portant le même nom de projet . L'outil d'importation détectera qu'elles appartiennent au même projet et créera un seul projet regroupant plusieurs phases.
Exemple : Pour importer un projet intitulé « Refonte du site web » comportant deux phases (« Conception » et « Développement »), créez deux lignes. Les deux lignes ont « Refonte du site web » comme nom de projet, mais des noms de phase différents.
Étape 1 - Accédez à l'importateur
- Accédez à Projets depuis la barre de navigation latérale.
- Cliquez sur le bouton Importer (icône de téléchargement) en haut à droite de la liste des projets
- La fenêtre de l'importateur universel s'ouvrira
Étape 2 - Téléchargez votre fichier
- Glissez-déposez votre fichier dans la zone de téléchargement, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier sur votre ordinateur.
- Vous pouvez également télécharger un modèle pour visualiser le format attendu avant de préparer vos données. Ce modèle inclut des exemples de valeurs pour vous guider.
- Une fois le fichier téléchargé, l'importateur le lit et passe à l'étape de mappage des colonnes.
Étape 3 - Cartographiez vos colonnes
L'outil d'importation tentera de faire correspondre automatiquement les colonnes de votre feuille de calcul aux champs Factorial . Vérifiez chaque correspondance et ajustez-la si nécessaire :
- Les colonnes avec une coche verte ont été appariées automatiquement.
- Les colonnes comportant une icône d'avertissement nécessitent votre attention ; sélectionnez le champ Factorial approprié dans la liste déroulante.
- Vous pouvez ignorer les colonnes que vous ne souhaitez pas importer.
Une fois tous les champs obligatoires renseignés, cliquez sur Continuer .
Étape 4 - Examiner et corriger les erreurs
L'outil d'importation valide vos données et affiche un écran de révision semblable à une feuille de calcul où vous pouvez :
- Consultez toutes vos lignes avec leurs valeurs mappées
- Les cellules contenant des erreurs sont surlignées en rouge ; survolez-les pour voir ce qui ne va pas.
- Modifiez directement les valeurs dans l'écran de révision pour corriger les erreurs avant l'importation.
- Supprimez les lignes que vous ne souhaitez pas importer.
Les erreurs de validation courantes incluent :
| Erreur | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Champ obligatoire manquant | Le nom du projet, son statut, son entité juridique ou son type de budget sont vides. |
| Plage de dates invalide | La date d'échéance est antérieure à la date de début. |
| Adresse e-mail invalide | L'adresse e-mail du responsable du projet ne correspond pas au format attendu. |
| Données de projet incohérentes | Deux lignes portant le même nom de projet peuvent avoir des valeurs différentes pour les champs au niveau du projet (par exemple, des statuts différents). |
| Champ budgétaire non applicable | Un champ budgétaire est rempli, mais ne s'applique pas au type ou à la portée budgétaire sélectionnés. |
Corrigez les erreurs éventuelles et cliquez sur Continuer une fois vos données propres.
Étape 5 - Confirmer et importer
Consultez le récapitulatif d'importation indiquant le nombre de projets et de phases qui seront créés. Cliquez sur Importer pour démarrer le processus.
L'importation s'exécute en arrière-plan. Vous pouvez :
- Fermez la fenêtre et continuez à travailler ; l’importation se terminera automatiquement.
- Consultez l' historique des importations pour voir l'état de votre importation.
Historique d'importation
Vous pouvez consulter l'historique des importations dans la section « Historique des importations » :
- Accéder aux paramètres
- Accédez à la section Historique des importations
- Vous trouverez ici toutes les importations précédentes, leur statut (terminée, en cours ou ayant échoué), le nombre d'enregistrements importés et les erreurs éventuelles.
Référence des champs disponibles
Vous trouverez ci-dessous la liste complète des champs que vous pouvez inclure dans votre fichier d'importation.
Domaines du projet
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Nom du projet | Oui | Nom du projet. Permet de regrouper les lignes appartenant à un même projet. |
| Code du projet | Non | Un court extrait de code ou une référence pour le projet. |
| Statut | Oui | État du projet. Valeurs acceptées : Actif , Brouillon , Fermé . |
| Date de début | Non | Date de début du projet. |
| Date d'échéance | Non | Date limite du projet. Doit être égale ou postérieure à la date de début. |
| Description | Non | Description textuelle du projet. |
| Entité juridique | Oui | L'entité juridique à laquelle appartient le projet. Doit correspondre à une entité juridique existante dans votre compte Factorial . |
| Responsable du projet (courriel) | Non | Adresse courriel de l'employé responsable du projet. Doit correspondre à l'adresse courriel d'un employé existant. |
| Type de budget | Oui | Le modèle budgétaire. Valeurs acceptées : Temps et matériel , Prix fixe , Pas de budget . |
| Étendue du budget | Non | Indique si le budget est suivi au niveau du projet ou délégué aux phases. Valeurs acceptées : Projet , Phases . |
| coût estimé | Non | Montant des coûts prévus. Applicable uniquement aux budgets au temps passé et aux matériaux utilisés ou aux budgets à prix fixe avec périmètre de projet. |
| Coût fixe | Non | Montant des frais fixes. Applicable uniquement dans le cadre du projet. |
| heures estimées | Non | Heures prévues pour le projet. Applicable uniquement aux budgets au temps passé et aux matériaux utilisés pour le projet. |
| Facturable | Non | Indique si le projet est facturable. Valeurs acceptées : vrai / faux . Applicable uniquement aux projets de portée « Projet ». |
| Budget estimé du client | Non | Revenus prévus du client. Applicable uniquement si le projet est facturable, pour les budgets au temps passé et aux matériaux utilisés ou à prix fixe. |
champs de phase
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Nom de la phase | Non | Le nom de la phase à créer dans le cadre du projet. |
| Code de phase | Non | Un code court ou une référence pour la phase. |
| date de début de phase | Non | Date de début de la phase. |
| Date d'échéance de la phase | Non | Date limite de la phase. Doit être égale ou postérieure à la date de début de la phase. |
| État de la phase | Non | État de la phase. Valeurs acceptées : Actif , Brouillon , Fermé . |
| Description de la phase | Non | Description textuelle de la phase. |
| Coût de la phase | Non | Coût prévu pour la phase. Applicable uniquement lorsque le périmètre budgétaire est constitué de phases . |
| coût fixe de phase | Non | Coût fixe de la phase. Applicable uniquement lorsque le périmètre budgétaire est constitué de phases . |
| Heures de phase | Non | Heures prévues pour la phase. Applicable uniquement lorsque le périmètre budgétaire est celui des phases . |
| Phase facturable | Non | Indique si la phase est facturable. Applicable uniquement lorsque le périmètre budgétaire est constitué de phases . |
| Budget client par phase | Non | Revenus clients prévus pour la phase. Applicable uniquement lorsque la phase est facturable et que le périmètre budgétaire est celui des phases . |
Conseils et bonnes pratiques
- Commencez par télécharger le modèle. Il contient des exemples de données et toutes les colonnes disponibles, ce qui facilitera la préparation correcte de votre fichier.
- Veillez à la cohérence des noms de projet. Lors de l'importation de plusieurs phases pour un même projet, assurez-vous que le nom du projet est identique sur toutes les lignes (en respectant la casse et les espaces).
- Les champs au niveau du projet doivent être cohérents. Si deux lignes partagent le même nom de projet, elles doivent présenter les mêmes valeurs pour tous les champs au niveau du projet (statut, entité juridique, type de budget, etc.). Dans le cas contraire, une erreur de validation sera générée.
- Utilisez judicieusement le périmètre budgétaire. Définissez-le sur « Phases » si vous souhaitez suivre le budget au niveau de chaque phase. Définissez-le sur « Projet » (ou laissez ce champ vide) pour gérer le budget au niveau du projet.
- Les projets existants sont appariés par nom. Si un projet portant le même nom existe déjà dans votre compte Factorial , l'importateur ajoutera des phases à ce projet plutôt que de créer un doublon. Toutefois, aucune nouvelle phase ne sera ajoutée aux projets existants avant le début du processus d'importation.
- Les phases sont également dédupliquées par nom. Lors d'une même importation, si deux lignes présentent le même nom de projet et le même nom de phase, une seule phase sera créée.
FAQ
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Puis-je mettre à jour des projets existants avec l'outil d'importation ?
L'outil d'importation permet de créer de nouveaux projets et phases. Si un projet portant le même nom existe déjà, aucune modification ne lui sera apportée, mais il sera possible d'y ajouter de nouvelles phases.
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Que se passe-t-il si mon importation échoue en cours de route ?
Chaque ligne est traitée indépendamment au sein d'une transaction. Si une ligne échoue, cela n'affecte pas les autres. Vous pouvez consulter l'historique d'importation pour savoir quelles lignes ont été importées avec succès et lesquelles ont échoué.
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Puis-je importer des projets sans phases ?
Oui. Il suffit de laisser toutes les colonnes de phase vides, et l'importateur créera des projets sans aucune phase.
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Existe-t-il une limite de lignes ?
L'outil d'importation prend en charge les fichiers contenant des centaines de lignes. Pour les importations très volumineuses, il est conseillé de les répartir dans plusieurs fichiers.
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Puis-je annuler une importation ?
Les projets et phases importés ne peuvent pas être annulés automatiquement. Vous devrez les supprimer manuellement si nécessaire.