Par défaut, les utilisateurs peuvent demander trois types d'absences : congés payés, congés maladie et congés de maternité/paternité . Toutefois, si ces types d'absences ne correspondent pas aux besoins spécifiques d'une entreprise, Factorial permet de créer des types d'absences supplémentaires , adaptés à ses exigences particulières.
Par exemple, si une entreprise accorde un jour de congé supplémentaire à ses employés pour leur anniversaire, elle peut facilement créer un type d'absence personnalisé « congé d'anniversaire » dans Factorial . Ainsi, Factorial permet aux entreprises de gérer les absences de leurs employés en fonction de leurs valeurs et priorités spécifiques.
Seuls les administrateurs sont autorisés à créer des types d'absence.
Où trouver les types d'absence
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Dans la section « Temps » , cliquez sur « Congé ».
- Une fois dans cette section, sélectionnez l'onglet « Types d'absence ».
Pour créer un type d'absence
1. Cliquez sur Ajouter un nouveau type d'absence
2. Fournir un nom descriptif pour le type d'absence
3. Complétez les informations de base :
- Titre : Ajouter une explication claire du but du type d’absence
- Attribuer un code couleur
- Le nom du type d'absence est-il visible pour les employés ? Oui ou Non
4. Définir les paramètres d'allocation :
- L'absence doit-elle être déduite de l'indemnité ? Oui ou Non
- Compter comme absence rémunérée ? Oui ou Non
- Précisez si le type d'absence correspond à un jour ouvrable (un jour où les employés sont censés travailler).
Les absences sont comptabilisées en jours calendaires, y compris les jours où l'employé n'est pas censé travailler. Cependant, cela n'a aucune incidence sur sa rémunération et ne déduit pas son temps de travail.
5. Définir la durée :
- Autoriser les absences d'une demi-journée : oui ou non. Limiter les demandes d'absence exprimées en jours ou en demi-journées. Les demandes d'absence soumises en heures ne sont soumises à aucune limite.
- Une date de fin est-elle requise ? Oui ou non
-
Durée maximale de cette absence :
- Nombre minimal de jours : détermine le nombre minimal de jours de ce type d’absence pouvant être demandés en une seule fois. Par défaut, il est illimité.
- Nombre maximal de jours : détermine le nombre maximal de jours d’absence de ce type pouvant être demandés simultanément. Par défaut, il est illimité.
- Il est possible d'ajouter une limite distincte, comme une limite minimale, une limite maximale ou une plage. Cependant, la limite minimale ne peut pas être supérieure à la limite maximale ; si vous tentez de créer un type d'absence ou d'enregistrer des modifications, une erreur se produira.
6. Autorisations :
- Les employés peuvent-ils demander ce type d'absence ? Oui ou Non
- Autoriser le join de documents
- Indiquez si l'alerte est obligatoire
Si vous avez configuré le système pour que les employés ne puissent pas demander ce type d'absence, veuillez noter :
- Les employés qui n'ont pas de responsable hiérarchique ne peuvent ni demander, ni modifier, ni refuser les types d'absence restreints ; ils peuvent seulement les consulter.
- Les administrateurs peuvent demander ces absences restreintes pour tout le monde (y compris eux-mêmes).
- Les responsables et les chefs d'équipe peuvent en faire la demande pour tous leurs subordonnés directs, mais ne peuvent pas en faire la demande pour eux-mêmes.
- Autoriser le joindre de documents.
- Précisez si une description est obligatoire ou non.
7. Approbation :
- Ce type d'absence nécessite-t-il une autorisation ? Oui ou Non
8. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page
Pour modifier ou archiver les types d'absence
- Accédez à l'onglet Types d'absence
- Sélectionnez un type d'absence dans la liste et cliquez sur l' icône d'engrenage
- Vous pouvez modifier ou archiver le type
Inclure le type d'absence dans une politique de congés
Avant d'attribuer une absence, vous devez l'intégrer au régime de congés approprié, conformément à la politique de gestion des congés . Par exemple, si les jours d'absence doivent être déduits du solde de congés payés des employés, le type d'absence doit être configuré en conséquence et lié au régime de congés payés. Si le type d'absence n'est pas lié à la politique et au régime de congés appropriés, il n'apparaîtra pas dans la liste déroulante lorsque les employés tenteront de faire une demande d'absence.
- Dans la barre latérale, accédez à Paramètres → Heure → Heure d'arrêt
- Cliquez sur la politique relative aux congés où vous souhaitez inclure le nouveau type d'absence.
- Cliquez sur la date du compteur de congés existant, ou cliquez sur « Créer un nouveau » si nécessaire (voir l’article connexe À propos des congés payés).
- Dans la section permettant d'ajouter des absences, recherchez et sélectionnez le nom du type d'absence.
- Cliquez sur Enregistrer
Découvrez comment ajouter des types d'absences créés dans le cadre de la politique de congés en lisant l'article À propos des congés accordés