Par défaut, il est possible de demander trois types d'absences : les vacances, les arrêts maladie et les congés de maternité/paternité. Mais, si ces types d'absences ne répondent pas aux besoins spécifiques d'une entreprise, Factorial permet de créer des types d'absences supplémentaires, sur-mesure, pour répondre à des besoins uniques.
Par exemple, si une entreprise a pour politique d'accorder à ses collaborateurs un jour de congé supplémentaire pour leur anniversaire, ils peuvent facilement créer un type d'absence personnalisé pour "anniversaire" dans Factorial. De cette façon, Factorial permet aux entreprises de gérer les absences de leurs collaborateurs d'une manière qui reflète leurs valeurs et priorités uniques.
Seulement les admins ont la permission de créer des types d'absence.
Où trouver les types d'absence ?
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Dans la section Horaire, cliquez sur Congés et absences
- Faites défiler vers le bas jusqu'à trouver les types d'absence
Pour créer un type d'absence
1. Cliquez sur Ajouter un nouveau type d'absence
2. Donnez un nom descriptif au type d'absence
3. Complétez les informations de base :
- Titre : Ajouter une explication claire de l'objectif de la catégorie d'absence
- Attribuer un code couleur
- Le nom de la catégorie d'absence est-il visible pour les employés ? Oui ou Non
4. Définissez les paramètres de l'indemnité :
- L'absence doit-elle être déduite de l'indemnité ? Oui ou non
- Compter comme une absence rémunérée ? Oui ou non
- Indiquer si le type d'absence est un jour ouvrable (un jour où les employés sont censés travailler).
Les absences d'un jour ouvrable sont comptabilisées en jours calendaires, de sorte que les jours où l'employé n'est pas censé travailler seront comptabilisés. Toutefois, cela n'affecte pas sa rémunération et ne déduit pas de temps du compteur.
5. Fixez la durée :
- Autoriser les absences d'une demi-journée : oui ou non. Limitez les demandes d'absence en jours ou en demi-journées. Les demandes d'absence soumises à l'aide de l'option heures ne seront affectées par aucune limite.
- Une date de fin est-elle requise ? Oui ou non
-
Limite de jours pour cette absence :
- Nombre minimum de jours : détermine le nombre minimum de jours de ce type d'absence qui peuvent être demandés en une seule fois. La valeur par défaut est illimitée.
- Nombre maximum de jours : détermine le nombre maximum de jours de ce type d'absence qui peuvent être demandés en une seule fois. La valeur par défaut est illimitée.
- Il est possible d'ajouter une limite distincte, telle qu'une limite minimale, une limite maximale ou une fourchette. Mais le minimum ne peut pas être supérieur au maximum et si vous essayez de créer un type d'absence ou d'enregistrer les modifications, une erreur se produira.
6. Autorisations :
- Les employés peuvent-ils demander cette catégorie d'absence ? Oui ou Non
- Autoriser les pièces jointes
- Préciser si l'alerte est obligatoire
Si vous avez défini que les employés ne peuvent pas demander cette catégorie d'absence, notez-le :
- Les employés qui ne gèrent personne ne peuvent pas demander, mettre à jour ou rejeter les types d'absence restreints ; ils peuvent seulement les visualiser.
- Les administrateurs peuvent demander ces absences limitées pour tout le monde (y compris eux-mêmes).
- Les managers et les chefs d'équipe peuvent les demander pour tous leurs subordonnés directs, mais ne peuvent pas les demander pour eux-mêmes.
- Permettre de joindre des documents.
- Préciser si une description est obligatoire ou non.
7. Approbation :
- Le type d'absence nécessite-t-il une autorisation ? Oui ou Non
8. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page
Pour modifier ou archiver des catégories d'absences
- Allez dans la section Types d'absence
- Sélectionnez un type d'absence dans la liste et cliquez sur l'icône paramètres
- Vous pouvez modifier ou archiver le type d'absence
💡 Découvrez comment ajouter des types d'absences créés dans le cadre de la politique de congés en lisant l'article À propos des compteurs d'absences