Standardmäßig können Nutzer drei Abwesenheitsarten beantragen: Urlaub, Krankheit und Mutterschutz/Elternzeit . Sollten diese Abwesenheitsarten den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens nicht entsprechen, ermöglicht Factorial die Erstellung zusätzlicher Abwesenheitsarten , die individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise seinen Mitarbeitern einen zusätzlichen freien Tag zum Geburtstag gewährt, kann es in Factorial ganz einfach eine benutzerdefinierte Abwesenheitsart für „Geburtstagsurlaub“ anlegen. So ermöglicht Factorial Unternehmen, die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter so zu verwalten, dass sie ihren individuellen Werten und Prioritäten entsprechen.
Nur Administratoren haben die Berechtigung, Abwesenheitstypen zu erstellen.
Wo finde ich Abwesenheitsarten?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt „Zeit“ auf „Auszeit“ .
- Dort angekommen, wählen Sie den Reiter „ Abwesenheitsarten“ aus.
Um einen Abwesenheitstyp zu erstellen
1. Klicken Sie auf „Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen“.
2. Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Abwesenheitsart an.
3. Vervollständigen Sie die grundlegenden Informationen :
- Titel: Fügen Sie eine klare Erläuterung des Zwecks der Abwesenheitsart hinzu.
- Weisen Sie einen Farbcode zu.
- Ist die Bezeichnung der Abwesenheitsart für die Mitarbeiter sichtbar? Ja oder Nein
4. Definieren Sie die Zulassungseinstellungen :
- Soll die Abwesenheit vom Gehalt abgezogen werden? Ja oder Nein
- Gilt als bezahlte Abwesenheit? Ja oder Nein
- Geben Sie an, ob es sich bei der Abwesenheitsart um einen Arbeitstag handelt (einen Tag, an dem von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie arbeiten).
Fehlzeiten an Arbeitstagen werden in Kalendertagen gezählt, also auch an Tagen, an denen der/die Mitarbeiter/in nicht zur Arbeit eingeteilt ist. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Vergütung und führt nicht zu einer Reduzierung der Arbeitszeit.
5. Dauer festlegen:
- Halbtägige Abwesenheiten zulassen : Ja oder Nein. Abwesenheitsanträge auf Tage oder halbe Tage beschränken. Abwesenheitsanträge, die über die Option „Stunden“ eingereicht werden, sind von diesen Beschränkungen nicht betroffen.
- Ist ein Enddatum erforderlich? Ja oder Nein
- Maximale Anzahl der Tage für diese Abwesenheit:
- Mindestanzahl an Tagen: Legt die Mindestanzahl an Tagen dieser Art von Abwesenheit fest, die gleichzeitig beantragt werden können. Standardmäßig ist die Anzahl unbegrenzt.
- Maximale Anzahl an Tagen: Legt die maximale Anzahl an Tagen dieser Abwesenheitsart fest, die gleichzeitig beantragt werden können. Standardmäßig ist die Anzahl unbegrenzt.
- Es ist möglich, separate Grenzwerte festzulegen, beispielsweise nur einen Mindestwert, nur einen Höchstwert oder einen Bereich. Der Mindestwert darf jedoch nicht höher als der Höchstwert sein. Beim Versuch, einen Abwesenheitstyp anzulegen oder Änderungen zu speichern, tritt ein Fehler auf.
6. Berechtigungen :
- Können Mitarbeiter diese Abwesenheitsart beantragen? Ja oder Nein
- Anhängen von Dokumenten zulassen
- Geben Sie an, ob die Warnung obligatorisch ist.
Wenn Sie festgelegt haben, dass Mitarbeiter diese Abwesenheitsart nicht beantragen können, beachten Sie Folgendes:
- Mitarbeiter ohne Führungsfunktion können keine eingeschränkten Abwesenheitsarten beantragen, aktualisieren oder ablehnen; sie können diese nur einsehen.
- Administratoren können diese eingeschränkten Abwesenheiten für alle (einschließlich sich selbst) beantragen.
- Manager und Teamleiter können sie für alle ihre direkt unterstellten Mitarbeiter anfordern, jedoch nicht für sich selbst.
- Dokumente anhängen erlauben.
- Geben Sie an, ob eine Beschreibung obligatorisch ist oder nicht.
7. Genehmigung:
- Ist für die Abwesenheitsart eine Genehmigung erforderlich? Ja oder Nein
8. Klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern .
Abwesenheitsarten bearbeiten oder archivieren
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Abwesenheitsarten“.
- Wählen Sie einen Abwesenheitstyp aus der Liste aus und klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
- Sie können den Typ bearbeiten oder archivieren.
Die Abwesenheitsart muss in die Urlaubsrichtlinie aufgenommen werden.
Bevor Sie die Abwesenheit zuweisen, müssen Sie sie in der entsprechenden Abwesenheitsrichtlinie dem entsprechenden Urlaubsanspruch zuordnen. Sollen die Tage beispielsweise vom Urlaubsguthaben der Mitarbeitenden abgezogen werden, muss die Abwesenheitsart entsprechend konfiguriert und mit dem Urlaubsanspruch verknüpft werden. Ist die Abwesenheitsart nicht mit der richtigen Richtlinie und dem korrekten Urlaubsanspruch verknüpft, erscheint sie nicht in der Auswahlliste, wenn Mitarbeitende sie beantragen möchten.
- In der Seitenleiste zu Einstellungen → Zeit → Auszeit
- Klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie, in die Sie die neue Abwesenheitsart einfügen möchten.
- Klicken Sie auf das Datum des bestehenden Abwesenheitszählers oder klicken Sie gegebenenfalls auf „Neu erstellen“ (siehe dazu den Artikel „Über Urlaubsansprüche“).
- Im Abschnitt zum Hinzufügen von Abwesenheiten suchen und wählen Sie den Namen des Abwesenheitstyps aus.
- Klicken Sie auf Speichern
Erfahren Sie im Artikel „Über Urlaubsansprüche“, wie Sie Abwesenheitsarten hinzufügen, die in der Urlaubsrichtlinie erstellt wurden.