La politique de suppression du Trust Channel vous aide à gérer la durée de conservation des plaintes après qu'elles ont atteint un statut final. Dans cet article, vous apprendrez à configurer la période de conservation, à comprendre quand une plainte expire et à supprimer ou conserver les plaintes si nécessaire.
Vue d'ensemble
La politique de suppression permet aux administrateurs de définir combien de temps les plaintes doivent être conservées après avoir atteint un statut final.
Vous pouvez définir une période de conservation entre 1 et 120 mois. La période de conservation par défaut est de 3 mois.
La période de conservation s'applique aux plaintes qui atteignent un statut final après la configuration de la politique. Les plaintes qui étaient déjà fermées conservent la date d'expiration qui leur a été précédemment assignée.
Important : Les plaintes ne sont pas supprimées automatiquement. La suppression est toujours une action délibérée effectuée par un responsable.
Comment utiliser
Configurer la période de conservation
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Allez dans Trust Channel
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Politique de conservation
- Entrez la période de conservation en mois
- Choisissez une période entre 1 et 120 mois
- Enregistrez vos modifications
- La période de conservation commence lorsqu'une plainte atteint l'un des statuts finaux suivants :
- Complété
- Écarté
- Archivé
La date d'expiration est calculée à partir de la date à laquelle la plainte atteint son statut final
Si une plainte Complétée est archivée plus tard, sa date d'expiration est recalculée en fonction de la date à laquelle elle a été archivée.
Les responsables de la catégorie de la plainte reçoivent un e-mail 7 jours avant que la plainte atteigne sa date d'expiration.
Pour examiner les plaintes approchant de l'expiration, utilisez le filtre Expiré pour afficher les plaintes qui ont dépassé leur période de conservation.
Supprimer une plainte expirée
- Allez dans la liste des plaintes du Trust Channel
- Trouver une plainte expirée
- Sélectionnez la plainte que vous souhaitez supprimer
- Choisissez Supprimer
- Confirmez la suppression
- La suppression d'une plainte supprime définitivement ses :
- Messages
- Fichiers
- Pièces jointes
- Notes privées
La suppression elle-même reste enregistrée dans le journal d'activité à des fins de conformité.
Vous pouvez supprimer des plaintes individuellement ou en masse.
Si la date d'expiration d'une plainte n'a pas changé après que j'ai mis à jour la politique de suppression, cela est attendu si la plainte était déjà fermée avant que la politique ne soit modifiée. Les plaintes fermées existantes conservent la date d'expiration qui leur a été initialement assignée. La nouvelle période de conservation s'applique aux plaintes qui atteignent un statut final après que le paramètre a été modifié.
Si une plainte n'a pas été supprimée automatiquement après sa date d'expiration, comportement attendu. Les plaintes ne sont jamais supprimées automatiquement. Un responsable doit délibérément supprimer une plainte expirée.
Les plaintes supprimées restent listées dans l'onglet Supprimé. Cela permet à l'entreprise de conserver un enregistrement d'audit montrant qui a supprimé la plainte et quand, sans conserver le contenu sensible de la plainte.
Conseils et meilleures pratiques
- Définissez une période de conservation qui correspond aux exigences légales et de conformité de votre entreprise.
- Vérifiez régulièrement le filtre Expiré pour identifier les plaintes prêtes à être examinées.
- Utilisez la notification de 7 jours comme rappel pour examiner les plaintes avant qu'elles ne deviennent éligibles à la suppression.
- Utilisez Annuler la suppression lorsqu'une plainte doit être conservée pour une raison légitime.
- Rappelez-vous que changer le paramètre de conservation ne change pas les dates d'expiration des plaintes qui étaient déjà fermées. Le nouveau paramètre s'applique aux plaintes fermées après le changement.
FAQ
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Quelle est la période de conservation par défaut ?
La période de conservation par défaut est de 3 mois.
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Quelles périodes de conservation puis-je configurer ?
Vous pouvez configurer une période de conservation de 1 à 120 mois.
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Quand commence la période de conservation ?
La période de conservation commence lorsqu'une plainte atteint un statut final : Complété, Écarté ou Archivé.
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Que se passe-t-il si une plainte Complétée est archivée plus tard ?
Sa date d'expiration est recalculée en utilisant la date à laquelle elle a été archivée.
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Les plaintes sont-elles supprimées automatiquement lorsqu'elles expirent ?
Non. L'expiration indique seulement qu'une plainte est prête à être supprimée. Un responsable doit la supprimer manuellement.
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Qui reçoit le rappel d'expiration ?
Les responsables de la catégorie de la plainte reçoivent un e-mail 7 jours avant que la plainte atteigne sa date d'expiration.
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Puis-je supprimer plusieurs plaintes à la fois ?
Oui. Les responsables peuvent supprimer des plaintes expirées individuellement ou en masse.
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Que se passe-t-il lorsque je supprime une plainte ?
Les messages, fichiers, pièces jointes et notes privées de la plainte sont définitivement supprimés. Une entrée dans le journal d'activité enregistrant la suppression reste pour des raisons de conformité.
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Puis-je conserver une plainte après son expiration ?
Oui. Utilisez Annuler la suppression pour conserver la plainte au-delà de sa période de conservation.
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Puis-je changer la période de conservation plus tard ?
Oui. Cependant, changer la politique n'affecte que les plaintes qui atteignent un statut final après le changement. Les plaintes qui étaient déjà fermées conservent leurs dates d'expiration existantes.
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Pourquoi les plaintes supprimées sont-elles toujours listées ?
Les plaintes supprimées apparaissent dans l'onglet Supprimé afin que l'entreprise puisse maintenir une trace d'audit de la suppression sans conserver le contenu sensible de la plainte.
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Puis-je récupérer une plainte supprimée ?
Non. La suppression est permanente. Les messages, fichiers, pièces jointes et notes privées de la plainte sont définitivement supprimés.