Les employés doivent d'abord accepter les politiques de géolocalisation.
La géolocalisation ne enregistrera les coordonnées que lorsque l'employé pointera. À aucun autre moment, ou pendant la période entre les actions de pointage, cette information ne sera suivie.
Où trouver les systèmes de suivi du temps
- Dans votre barre latérale, allez à Paramètres
- Dans Temps, sélectionnez Suivi du temps
- Ouvrez une politique de suivi du temps
- Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez le système de suivi du temps
Activer la géolocalisation
Le système de géolocalisation n'est disponible que pour les pointages mobiles
- Depuis la page principale de la politique de suivi du temps, activez Pointage mobile
- Activez Utiliser la géolocalisation
- Définissez les préférences de géolocalisation :
- Montrez-moi la géolocalisation sur une carte
- Alertez-moi des emplacements éloignés du lieu de travail
- Bloquez les pointages éloignés du lieu de travail
Lorsque un employé pointe via l'application mobile, Factorial enregistrera les coordonnées d'où l'employé a effectué le pointage.
Vous ne pouvez pas activer la géolocalisation et l'application d'entrée par code QR en même temps.
Comment définir la géolocalisation dans les lieux de travail
- Dans votre menu de barre latérale, allez à Paramètres
- Dans Paramètres généraux, sélectionnez Lieux de travail
- Cliquez sur + Ajouter un lieu de travail
- Remplissez les informations
- Nom du lieu de travail
- Numéro de téléphone
- Adresse
- Ville et code postal
- État/Province/Région
- Pays
- Fuseau horaire
- Rayon de géorepérage, choisissez entre : 50m, 100m, 500m, et 1km selon vos besoins.
- Enregistrer
Si vous souhaitez modifier le géorepérage dans un lieu de travail actuel, il vous suffit de cliquer sur Modifier le lieu de travail et de suivre les mêmes étapes.
Où trouver les coordonnées de géolocalisation dans la section de pointage
- Dans votre barre latérale, allez à Suivi du temps
- Sélectionnez l'employé
- La feuille de temps de l'employé a une colonne de Localisation, un onglet apparaîtra avec le nom du Lieu de travail, en cliquant dessus, une carte s'ouvrira affichant les coordonnées de l'employé.
Si les Préférences de géolocalisation sont définies sur ‘Alertez-moi des emplacements éloignés du lieu de travail’, alors l'onglet indiquera si l'employé était à l'intérieur ou à l'extérieur du rayon.
Géolocalisation sur mobile
Les responsables recevront une localisation plus précise et exacte du pointage de leur employé
- Glissez pour pointer
- Un onglet contextuel apparaîtra pour vous permettre d'activer la géolocalisation du pointage
- Cliquez sur Activer les autorisations de localisation
- Choisissez entre : Autoriser une fois, ou Autoriser pendant l'utilisation de l'application
- Si la localisation n'est pas précise, un message apparaîtra pour l'employé. Il peut choisir entre Pointer avec la localisation actuelle ou Activer la localisation précise
- Sélectionnez Activer la localisation précise
- Maintenant vous pouvez Glissez pour pointer
- Confirmez votre localisation en cliquant sur Pointer avec la localisation actuelle
Dans le cas où vous avez activé la localisation précise auparavant, il vous suffit de suivre les étapes 5 et 6
Il est important que la localisation précise soit activée sur le téléphone de l'utilisateur car cela affecte grandement l'exactitude de la géolocalisation. Sans localisation précise, à la fois le rayon du lieu de travail et la localisation de l'employé peuvent être peu fiables.
Comment bloquer les pointages en dehors de la localisation correcte
- Depuis les Préférences de géolocalisation
- Activez Bloquer les pointages éloignés du lieu de travail
- Une fois activé, Factorial enregistre les coordonnées lorsqu'un employé pointe via l'application mobile.
Si les Préférences de géolocalisation sont définies sur ‘Bloquer les pointages éloignés du lieu de travail’, l'employé ne pourra pas pointer avec l'application mobile. Il sera alerté qu'il est en dehors du rayon, et devra réessayer.
Les employés peuvent sélectionner leur lieu de travail en fonction du géorepérage :
- En dehors de la zone désignée, le pointage est bloqué.
- À l'intérieur de la zone de géorepérage, le pointage commence.
Cette fonctionnalité est compatible avec le télétravail ; les options de lieu de travail seront affichées après avoir sélectionné Lieu de travail.
Alerte de géorepérage
Factorial fournit trois alertes de géorepérage différentes pour gérer efficacement tous les problèmes de localisation des employés.
Alerte de géorepérage par e-mail
Les alertes par e-mail sont envoyées directement aux responsables, fournissant des mises à jour en temps réel sur les problèmes de localisation. Ces problèmes de localisation sont également inclus dans le résumé hebdomadaire.
Comment télécharger le rapport de suivi du temps avec les coordonnées de géolocalisation
Seuls les administrateurs peuvent télécharger des rapports de suivi du temps.
- Dans votre barre latérale, allez à Suivi du temps
- Cliquez sur l'icône trois points, dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Télécharger l'exportation
- Choisissez Type d'exportation : PDF
- Sélectionnez les employés
- Définissez une plage horaire
- Soumettre
Une fois l'exportation prête, vous recevrez un e-mail.
Vous recevrez un e-mail avec le fichier exporté. Vous trouverez également le fichier dans Documents :
- Dans votre barre latérale, allez à Mes documents
- Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous le trouviez
Exports de suivi du temps avec des problèmes de localisation
Exportez un rapport qui inclut la localisation assignée à chaque poste et identifie les postes effectués en dehors du rayon désigné.
- Dans votre barre latérale, allez à Suivi du temps
- Cliquez sur l'icône trois points - dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Télécharger le rapport
- Dans Type d'exportation, sélectionnez Exportation de suivi du temps - Lieux de travail et géolocalisation
- Remplissez les autres champs
- Cliquez sur Soumettre
Une fois l'exportation prête, vous recevrez un e-mail.
Vous recevrez un e-mail avec le fichier exporté. Vous trouverez également le fichier dans Documents :
- Dans votre barre latérale, allez à Mes documents
- Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous le trouviez