Certains avantages ne sont pas un montant fixe mensuel, ils dépendent du nombre de jours que l'employé a réellement travaillés. Les chèques-repas, les indemnités de transport et des avantages similaires sont payés par jour, donc le total change chaque mois. Avec un montant variable basé sur les jours travaillés, vous configurez le montant quotidien et les règles une fois, et Factorial compte les jours éligibles à partir du suivi du temps et calcule le montant automatiquement à chaque cycle de paie.

Comment les variables basées sur les jours travaillés sont calculées

Ce type de variable paie à l'employé un montant fixe pour chaque jour éligible dans la période de paie :

Les cas d'utilisation typiques sont les chèques-repas (par exemple, 8 € par jour travaillé) et tout autre avantage qui devrait être proportionnel aux jours que l'employé a réellement travaillés.

Vous n'entrez jamais le nombre de jours ou le montant total manuellement. Chaque fois qu'un manager approuve une feuille de temps, Factorial recalcule le mois entier à partir des dernières données approuvées et met à jour la ligne dans le cycle de paie. Dans un cycle ouvert, le montant peut donc continuer à être affiné à mesure que plus de jours sont approuvés.

Ce que vous voyez dans le cycle de paie

Dans la vue des compensations du cycle de paie, chaque ligne montre le montant calculé et une répartition de la façon dont il a été atteint, par exemple 1–28 février : 18 jours éligibles × 8 € = 144 €. Cela rend le calcul traçable pour vous et pour l'employé.

Créer une variable basée sur les jours travaillés

Tout d'abord, assurez-vous que la compensation pour l'avantage repas est activée :

1. Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
2. Accédez à la section Compensation
3. Sélectionnez Configuration des concepts de paie
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à Rémunérations - Avantages en nature → Avantage repas
5. Activez le commutateur

Depuis le profil de l'employé

1. Allez dans Organisation
2. Sélectionnez l'employé en question
3. Accédez à l'onglet Contrats
4. Cliquez sur Fixer les conditions
5. Sélectionnez la Date d'effet et la Date de début
6. Cliquez sur Suivant
7. Dans Rôle, niveau et salaire, cliquez sur Ajouter une compensation supplémentaire
8. Définissez la compensation supplémentaire, dans ce cas Avantage repas
9. Choisissez Variable basée sur les jours travaillés comme type de compensation.
10. Sélectionnez le concept de paie sous lequel la variable doit être reportée (par exemple Avantage repas).
11. Entrez le montant par jour et sa devise, par exemple 8 €.
12. Choisissez si la variable est payée dans le mois en cours ou le mois précédent. Voir Choisissez quand la variable est payée.
13. Définissez les règles qui définissent quels jours sont éligibles — heures minimales, jours éligibles, lieu de travail et absences. Voir Définir quels jours sont éligibles ci-dessous.
14. Enregistrez la variable.

Ce processus peut également être effectué en masse depuis l'Organisation :

1. Dans votre barre latérale, allez dans Organisation
2. Cochez les cases des employés dont vous souhaitez modifier les contrats
3. Dans la barre en bas, cliquez sur la flèche à côté de Modifier les contrats
4. Sélectionnez Ajouter des compensations dans les contrats
5. Définissez les conditions comme vous l'avez fait dans le profil de l'employé
6. Cliquez sur +Créer dans le coin supérieur droit

Définir quels jours sont éligibles

Ces règles déterminent si un jour donné compte comme un jour travaillé. Elles sont évaluées pour chaque jour de la période.

Heures minimales

Définissez le temps minimum que l'employé doit suivre pour que le jour soit éligible.

• Avec un minimum de 6 heures, un jour avec 7 heures suivies est éligible ; un jour avec 4 heures ne l'est pas.

Jours éligibles

Sélectionnez quels jours de la semaine peuvent être éligibles, par exemple du lundi au vendredi pour un chèque-repas. Les jours en dehors de votre sélection ne sont jamais éligibles, même si l'employé a suivi le temps.

Vous pouvez également inclure des jours fériés.

• Lorsque les jours fériés sont sélectionnés, un jour férié avec du temps suivi compte comme un jour éligible.

Si vous laissez ce champ vide, nous considérerons tous les jours comme des jours éligibles.

Lieu de travail

Filtrez la variable par le lieu où l'employé a travaillé, par exemple, payez le chèque-repas uniquement pour les jours de bureau.

Le lieu utilisé est celui enregistré au pointage. Si un employé pointe au bureau et travaille ensuite depuis chez lui, la journée entière compte comme bureau.

Si vous laissez ce champ vide, nous considérerons tous les lieux comme des lieux éligibles.

Absences

Par défaut, seuls les jours avec du temps de travail suivi sont éligibles, et les absences ne comptent pas. Si vous souhaitez que des types d'absence spécifiques soient éligibles, par exemple les vacances ou les congés maladie, ajoutez-les comme types d'absence éligibles.

Les absences éligibles ignorent la règle des heures minimales. Lors d'un jour couvert par une absence éligible, l'employé n'a pas de temps suivi, donc le jour est éligible uniquement sur la base de l'absence. Les types d'absence qui ne sont pas sélectionnés ne sont jamais éligibles.

Choisissez sur quelle période la variable est calculée

Une variable basée sur les jours travaillés peut être calculée de deux manières :

La période d'une variable existante ne peut pas être modifiée. Pour passer d'un mois en cours à un mois précédent, supprimez la variable et créez-la à nouveau.

La date limite

Lorsque vous payez dans le mois en cours, la date limite du cycle détermine quels jours appartiennent à quel cycle.

• La fenêtre du cycle s'étend du jour suivant la date limite précédente jusqu'à la date limite de ce mois, inclus.
• Les jours travaillés après la date limite sont automatiquement reportés au cycle suivant.
• Si vous ne le personnalisez pas, la date limite est le dernier jour du mois, donc la fenêtre correspond au mois calendaire naturel.

Résoudre les approbations tardives

Une approbation tardive est un jour à l'intérieur de la fenêtre du cycle qu'un manager approuve après la date limite, lorsque le cycle est déjà verrouillé. Ces jours ne sont pas payés automatiquement, vous, RH, décidez où ils vont.

Lorsque des approbations tardives existent, une bannière apparaît dans le cycle de paie montrant le nombre d'employés affectés et le montant total. Sélectionnez la bannière pour ouvrir la vue détaillée, où vous pouvez voir chaque approbation tardive et son montant recalculé.

De là, vous pouvez les résoudre en masse en utilisant les boutons d'action globaux, ou un par un depuis le menu d'actions (⋮) sur chaque ligne :

• Inclure dans le cycle actuel — payer les jours dans le cycle actuel.
• Reporter au cycle suivant — déplacer les jours au cycle suivant. La ligne disparaît du cycle actuel et apparaît dans le suivant, avec son montant recalculé et la période de travail originale préservée.

Réviser et corriger les montants

Les lignes calculées sont en lecture seule. Cela garde le calcul original intact comme un enregistrement vérifiable de ce qui a été payé.

Pour corriger un montant, ajoutez un ajustement manuel séparé sous le même concept de paie, positif ou négatif, selon les besoins. Factorial additionne toutes les entrées sous le concept, donc le cycle de paie reflète le montant net. La valeur calculée originale n'est jamais modifiée.

Si vous changez le montant par jour, les compensations passées conservent le montant avec lequel elles ont été calculées. Les compensations dans les cycles ouverts sont recalculées automatiquement avec le nouveau montant.

FAQ

1. Que se passe-t-il si un employé n'a pas de jours éligibles dans un mois ?
   Aucune ligne n'est générée. Un employé qui est absent tout le mois sans types d'absence éligibles configurés n'a tout simplement aucune entrée dans le cycle de paie.
    
2. Que se passe-t-il si une feuille de temps est rejetée ?
   Aucune compensation n'est générée. Si l'employé corrige et soumet à nouveau la feuille de temps et que le manager l'approuve, le montant est généré normalement.
    
3. Comment un shift de nuit est-il compté ?
   Le shift est attribué au jour où il a commencé. Un employé pointant à 22h00 le lundi et sortant à 06h00 le mardi génère un jour éligible pour le lundi, pas deux. Les règles configurées pour le lundi s'appliquent.
    
4. Un jour peut-il être payé deux fois ?
   Non. Chaque fois qu'une feuille de temps est approuvée, Factorial recalcule le mois entier de l'employé à partir de zéro, donc réapprouver la même feuille de temps ne crée jamais une ligne en double.
    
5. Que se passe-t-il si un manager approuve une feuille de temps après la fermeture du cycle de paie ?
   Le montant n'est jamais perdu. Il est enregistré dans le prochain cycle ouvert, ce qui peut signifier que l'employé le reçoit une période plus tard que prévu.
    
6. Puis-je utiliser des variables basées sur les jours travaillés si mon entreprise utilise uniquement la planification des shifts ?
   Pas encore. Les jours éligibles sont comptés à partir des enregistrements de pointage du suivi du temps. Le support pour la planification des horaires comme source de données est prévu pour une phase ultérieure.