Algunos beneficios no son una cantidad fija mensual, dependen de cuántos días trabajó realmente el empleado/a. Los vales de comida, las asignaciones de transporte y beneficios similares se pagan por día, por lo que el total cambia cada mes. Con una variable basada en los días trabajados, configuras la cantidad diaria y las reglas una vez, y Factorial cuenta los días calificados desde el Control Horario y calcula la cantidad automáticamente en cada ciclo de nómina.

Cómo se calculan las variables basadas en los días trabajados

Este tipo de variable paga al empleado/a una cantidad fija por cada día calificado en el período de nómina:

Los casos de uso típicos son los vales de comida (por ejemplo, 8 € por día trabajado) y cualquier otro beneficio que deba ser proporcional a los días que el empleado/a realmente trabajó.

Nunca ingresas el número de días o el total manualmente. Cada vez que un/a gerente aprueba una hoja de tiempo, Factorial recalcula el mes completo a partir de los últimos datos aprobados y actualiza la línea en el ciclo de nómina. En un ciclo abierto, por lo tanto, el monto puede seguir refinándose a medida que se aprueban más días.

Lo que ves en el ciclo de nómina

En la vista de compensaciones del ciclo de nómina, cada línea muestra el monto calculado y un desglose de cómo se llegó a él, por ejemplo 1–28 de febrero: 18 días calificados × 8 € = 144 €. Esto hace que el cálculo sea rastreable para ti y para el empleado/a.

Crea una variable basada en los días trabajados

Primero, asegúrate de que la compensación del beneficio de comida esté habilitada:

1. En tu barra lateral ve a Configuración
2. Accede a la sección de Compensación
3. Selecciona Configuración de conceptos de nómina
4. Desplázate hacia abajo hasta Ingresos - Beneficios en especie → Beneficio de comida
5. Activa el interruptor

Desde el perfil del empleado/a

1. Ve a Organización
2. Selecciona al/a la empleado/a en cuestión
3. Dirígete a la pestaña de Contratos
4. Haz clic en Fijar condiciones
5. Selecciona la Fecha de efectividad y la Fecha de inicio
6. Haz clic en Siguiente
7. En Rol, nivel y salario, haz clic en Añadir compensación adicional
8. Define la compensación adicional, en este caso Beneficio de comida
9. Elige Variable basada en días trabajados como el tipo de compensación.
10. Selecciona el concepto de nómina bajo el cual se debe reportar la variable (por ejemplo Beneficio de comida).
11. Ingresa la cantidad por día y su moneda, por ejemplo 8 €.
12. Elige si la variable se paga en el mes actual o en el mes anterior. Consulta Elegir cuándo se paga la variable.
13. Establece las reglas que definen qué días califican: horas mínimas, días elegibles, lugar de trabajo y ausencias. Consulta Definir qué días califican a continuación.
14. Guarda la variable.

Este proceso también se puede realizar de forma masiva desde Organización:

1. En tu barra lateral, ve a Organización
2. Marca las casillas de los/as empleados/as cuyos contratos deseas editar
3. En la barra de abajo, haz clic en la flecha junto a Editar contratos
4. Selecciona Añadir compensaciones en contratos
5. Establece las condiciones como lo hiciste en el perfil del empleado/a
6. Haz clic en +Crear en la esquina superior derecha

Define qué días califican

Estas reglas determinan si un día determinado cuenta como un día trabajado. Se evalúan para cada día en el período.

Horas mínimas

Establece la cantidad mínima de tiempo que el empleado/a debe registrar para que el día califique.

• Con un mínimo de 6 horas, un día con 7 horas registradas califica; un día con 4 horas no.

Días elegibles

Selecciona qué días de la semana pueden calificar, por ejemplo, de lunes a viernes para un vale de comida. Los días fuera de tu selección nunca califican, incluso si el empleado/a registró tiempo.

También puedes incluir días festivos.

• Cuando se seleccionan días festivos, un día festivo con tiempo registrado cuenta como un día calificado.

Si dejas este campo vacío, consideraremos todos los días como días elegibles.

Lugar de trabajo

Filtra la variable según dónde trabajó el empleado/a, por ejemplo, paga el vale de comida solo por los días de oficina.

La ubicación utilizada es la registrada en la entrada. Si un/a empleado/a entra en la oficina y luego trabaja desde casa, todo el día cuenta como oficina.

Si dejas este campo vacío, consideraremos todas las ubicaciones como ubicaciones elegibles.

Ausencias

Por defecto, solo califican los días con tiempo de trabajo registrado, y las ausencias no cuentan. Si deseas que tipos específicos de ausencia califiquen, por ejemplo, vacaciones o licencia por enfermedad, añádelos como tipos de ausencia elegibles.

Las ausencias elegibles ignoran la regla de horas mínimas. En un día cubierto por una ausencia elegible, el empleado/a no tiene tiempo registrado, por lo que el día califica solo por la ausencia. Los tipos de ausencia que no se seleccionan nunca califican.

Elige en qué período se calcula la variable

Una variable basada en días trabajados se puede calcular de dos maneras:

El período de una variable existente no se puede editar. Para cambiar entre mes actual y mes anterior, elimina la variable y créala de nuevo.

La fecha de corte

Cuando pagas en el mes actual, la fecha de corte del ciclo decide qué días pertenecen a qué ciclo.

• La ventana del ciclo se extiende desde el día siguiente a la fecha de corte anterior hasta la fecha de corte de este mes, incluida.
• Los días trabajados después de la fecha de corte se trasladan automáticamente al siguiente ciclo.
• Si no lo personalizas, la fecha de corte es el último día del mes, por lo que la ventana coincide con el mes calendario natural.

Resolver aprobaciones tardías

Una aprobación tardía es un día dentro de la ventana del ciclo que un/a gerente aprueba después de la fecha de corte, cuando el ciclo ya está bloqueado. Estos días no se pagan automáticamente, tú, RRHH, decides a dónde van.

Cuando existen aprobaciones tardías, aparece un banner en el ciclo de nómina mostrando el número de empleados/as afectados/as y el monto total. Selecciona el banner para abrir la vista de detalles, donde puedes ver cada aprobación tardía y su monto recalculado.

Desde allí puedes resolverlas de forma masiva utilizando los botones de acción global, o una por una desde el menú de acciones (⋮) en cada fila:

• Incluir en el ciclo actual — paga los días en el ciclo actual.
• Diferir al siguiente ciclo — mueve los días al siguiente ciclo. La línea desaparece del ciclo actual y aparece en el siguiente, con su monto recalculado y el período de trabajo original preservado.

Revisar y corregir montos

Las líneas calculadas son solo lectura. Esto mantiene el cálculo original intacto como un registro auditable de lo que se pagó.

Para corregir un monto, añade un ajuste manual separado bajo el mismo concepto de nómina, positivo o negativo, según sea necesario. Factorial suma todas las entradas bajo el concepto, por lo que el ciclo de nómina refleja el monto neto. El valor calculado original nunca se modifica.

Si cambias la cantidad por día, las compensaciones pasadas mantienen la cantidad con la que fueron calculadas. Las compensaciones en ciclos abiertos se recalculan automáticamente con la nueva cantidad.

FAQ

1. ¿Qué pasa si un/a empleado/a no tiene días calificados en un mes?
   No se genera ninguna línea. Un/a empleado/a que está ausente durante todo el mes sin tipos de ausencia elegibles configurados simplemente no tiene entrada en el ciclo de nómina.
    
2. ¿Qué pasa si se rechaza una hoja de tiempo?
   No se genera ninguna compensación. Si el/la empleado/a corrige y vuelve a enviar la hoja de tiempo y el/la gerente la aprueba, el monto se genera normalmente.
    
3. ¿Cómo se cuenta un turno nocturno?
   El turno se atribuye al día en que comenzó. Un/a empleado/a que entra a las 22:00 el lunes y sale a las 06:00 el martes genera un día calificado para el lunes, no dos. Se aplican las reglas configuradas para el lunes.
    
4. ¿Puede pagarse un día dos veces?
   No. Cada vez que se aprueba una hoja de tiempo, Factorial recalcula el mes completo del empleado/a desde cero, por lo que volver a aprobar la misma hoja de tiempo nunca crea una línea duplicada.
    
5. ¿Qué pasa si un/a gerente aprueba una hoja de tiempo después de que se ha cerrado el ciclo de nómina?
   El monto nunca se pierde. Se registra en el siguiente ciclo abierto, lo que puede significar que el/la empleado/a lo reciba un período más tarde de lo esperado.
    
6. ¿Puedo usar variables basadas en días trabajados si mi empresa solo utiliza planificación de turnos?
   Aún no. Los días calificados se cuentan a partir de los registros de entrada y salida del Control Horario. Se planea soporte para la planificación de tiempo como fuente de datos en una fase posterior.